档案事业单位的固定资产一般是指使用年限为一年以上，一般设备单位价值在500元以上，专用设备单位价值在800元以上，并且在使用过程中基本保持物质形态的资产。它是档案事业单位开展业务活动，保证各项事业顺利发展的物质基础，是档案事业单位财务管理的重要组成部分。
近年来，随着档案事业的不断发展状大，固定资产的数量，价值量以及来源渠道不断增多，由此带来的管理上的弊端也日益明显。除了在资产管理体制上不够完善，缺乏有效的约束机制外，另一个重要原因就是缺乏统一的资产管理体系，导致单位新增资产时入帐不准，不全；资产变动无记录，减少资产不删除帐面记录，造成固定资产有帐无物，有物无帐，帐物不符的普遍现象。为此，笔者在档案工作中经不断地总结和改进，结合本馆具体实际情况，运用成熟的计算机技术建立了一套档案事业单位的固定资产管理系统（以下简称系统），通过计算机进行资产的快速记帐，检索分类，报表生成，通过一段时间试用，效果良好，极大地提高了本馆对固定资产的管理效率，现介绍如下。
一、资产分类和编码
首先要按照资产性质对固定资产进行科学的分类。结合本馆固定资产的特点，并参照国家固定资产分类代码和国际代码，可以将固定资产大致分为以下六大类29小类（表一）。
固定资产的编码由资产分类代码和流水号组成。资产分类代码分为三级，大类，小类和小小类，每类代码由一个大写英文字母构成，依次类推。流水编号由四为位数阿拉伯数字构成。如编码为“AAC0001”的固定资产，分类代码为‘AAC’，流水号为“0001”，属于计算机设备的小小类“笔记本”。
二、系统介绍
1．流程设计
本系统的设计是以实物管理为基础，以实物的使用年限作为其生命周期，在此周期内为实物分配一个唯一的编码，并根据此编码在计算机中建立固定资产信息库，对固定资产实物从购置，领用，转移，清理到报废等方面进行全方位的跟踪，使管理人员可以随时掌握固定资产的现状及馆内人员领用固定资产情况，减少固定资产丢失现象，解决查找、盘点困难等问题，从而提高了管理人员的工作效率（图1）。
2．系统功能
本系统的开发过程严格遵循软件工程的要求，做到模块化分析、模块化设计和代码编写的模块化。并预留与外部程序接口，具有较高的扩展性和可维护性，以便在以后需要的时候进行软件升级。系统的功能结构如图2所示：
图二系统功能结构图
其中，资产登记是一项重要的基础工作，通过资产登记，给资产分配了一个唯一的分类编号，同时还详细记录资产的数量、规格型号、金额等基础信息，实现了资产基础数据信息化管理，为资产统计分析提供了原始、准确的信息依据。
资产借还主要记录资产在使用过程中一些主要使用属性的变化，如资产的位置，资产的当前使用者等多种变动管理。准确、灵活的提供详细的全程追踪管理，便于管理者随时掌控资产使用轨迹。
资产报废功能提供了智能化业务过滤和智能报警的功能，能够及时通知资产报废日期，提示管理者及时处理报废资产。
3．系统特点
1．本系统的最大特色是以实物管理为基础，应用了成熟的条码技术。在每个实物资产生命周期的初始阶段，在原有固定资产编码的基础上，用条码符号把固定资产编号表现出来。并使用专用的条码打印机打印出固定资产标签，标签纸选用可以防水、防油污、防撕裂的PET标签纸，可以保证固定资产标签长期保存和清晰。在进行资产盘点时，工作人员可以利用手持数据终端扫描实物的条码标识，即时对条码进行解读,准确识别每一个实物，准确的完成对该实物的盘点工作，从根本上杜绝了以往人工盘点时的错、漏、重现象，从而确保实物统计时第一手数据资料的完全真实和可靠。
2．实现了物理位置分散的资产在逻辑上的集中管理，使得管理者可以及时、充分了解不同楼层、不同部门的资产存量、分布及资产运行情况，对于日常的系统维护只需在专门的数据服务器上进行。
3．采用灵活的数据管理方式，充分考虑到管理者的实际使用需求，支持资产数据以Excel的格式文件进行导入导出，并提供方便的接口和条码机软件进行集成。
4．采用B/S和C/S架构相结合的形式，对一般的管理者只需要通过IE浏览器就查看资产的行踪，在客户端不需要进行任何特殊的配置。
5．本系统具有灵活的查询功能，可根据任何字段，任何条件进行组合查询。同时具有健全强大的报表生成和报表分析功能，即时生成固定资产明细表，盘点清单等常用的数据报表，方便管理者进行决策分析，极大地提升了档案馆资产管理工作的工作效率与管理水平。
三、结语
本系统在广州市城市建设档案馆中得到了较为成功的运用，具有一定的借鉴推广价值。同时，档案事业单位的资产管理的规范化，还需要健全各项管理制度，加强检查监督，管理人员和财务人员的密切配合等。只有这样，才能使档案事业单位的固定资产获得保值增值，从而发挥出其应有的作用。
