浅析办公自动化文书立卷的改革及方法

　　内容提要:科学技术的发展特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化，致使立卷非改革不可。改革方法是基于电子文件和纸质文件将长期并存的现实情况，以纸质文件管理来适应计算机电子文件的管理，简化手工劳动，提高工作效率，便于档案保管和利用，进一步快速有效地发挥档案的作用。
　　关键词:办公自动化;文书立卷;改革方法
　　传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而办公自动化，是指以电子计算机为核心的各种现代办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，提高办公效率。应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。办公自动化为人类社会进入知识经济时代，改变传统的办公手段与方式，收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时也给文件与档案管理带来了巨大的变化。
　　办公自动化的结果，需要归档的文件产生了两大门类：电子文件和纸质文件。目前在我国，办公自动化尚未完全社会化，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件将长期并存。尽管它们所记载的信息完全相同，根据需要还可以互为转换，但是由于载体不同，差异很大，存贮和获取信息的方式带有根本性的区别，因而在文件材料的归档上相互制约，相互影响，使几十年来我国传统的文件立卷归档的理论与实践受到了巨大冲击。从80年代末90年代初开始，一些计算机比较普及、工作效率高、节奏快的办公部门，率先对文件归档工作实行了改革。有的把电子文件与纸质文件对应归档，用计算机模拟人工立卷；有的简化人工立卷方法，采用单一的立薄卷的形式；有的干脆取消立卷，将文件散装在一个个卷盒中。在这几年的实践基础上，国家档案局下发了文书档案整理规则讨论稿，为文书立卷的改革提供了原则和基本思路。
　　办公自动化后，文件材料归档发生了一系列的变化，致使立卷非改革不可。
　　一、 归档载体的变化。
　　归档载体由原来单一的改变为目前同一归档文件既有纸质的又有电子的。由于电子文件的法律效力还没有彻底解决，因此，纸质文件仍然需要归档。在提供利用上电子文件要快速方便得多，且除非特殊需求，一般不需要再查看原件。因此，纸质文件的立卷归档被淡化，甚至显得多余而繁琐。
　　二、 归档含义发生变化。
　　由于电子文件归档存在着实物上的归档和概念上的归档，这样一来，归档的标志究竟是什么呢？办公自动化带来的真正意义上的文档一体化，使归档的含义需要重新解释。
　　三、 归档工作发生变化。
　　由于电子文件在利用上的优越性，使归档工作发生了根本性变化。集中表现在一改几十年来传统的立卷方式，文件不立卷、不装订，取消案卷直接以文件为保管单位集中保存在各个档案盒中。
　　文件与档案是既有联系又有区别的。从根本上讲，文件是随着工作活动自然产生的，而档案则是有意识、有目的、有选择地将办理完毕的文件集中保存起来，以备将来查考利用的。有什么样的文件，就应该有什么样的档案，这是文件与档案对立统一的根本所在。从形式看，文件经过立卷这个环节，由单份文件组合成一个案卷，这是档案形成的一个非常明显的标志，也是为了保持文件之间的历史联系，便于今后查考与利用的一种需要。因此，几十年来，按文件的若干特征组卷，是文件归档所不可缺少的。随着办公自动化的发展，尤其网络技术的发展，人们保存、获取信息已经离不开电子计算机，利用档案除了非原件不可外，一般不再强调它的形式，因而使文件与档案在形式上的区别已经逐步消失，我们已不能简单地说立卷之前是文件，立卷之后是档案，或文件不经过立卷就不是档案，档案非案卷这种形式不可。因此，文件的归档，从文件跨越到档案这一步，不再以立卷这一形式作为一种标志或分界线，文件的立卷与不立卷已显得不很重要了，只要文件的实体还在，被有意识地保存在某一个地方并通过计算机能迅速调阅，文件的立卷就显得多余而繁琐了。
　　计算机贮存了文件的全部内容，能够从不同角度同时展示文件的相关内容，任意组合成各种“案卷”，从根本上解决了档案的查找和利用，那么，立卷就只是为保管而已，从而失去了它原来的本意。从保管的角度而言，立卷并不是十分有利的，因为它是固定的，比较死板；因为立卷是人为的、是手工式的，因而方法各异，好坏参差不齐，应该说是一种落后的方法。由此看来，淡化立卷或取消立卷是档案现代化管理的一种趋势，它在实践上和理论上都将是可行的。
　　淡化或取消立卷，并不意味着文件就不需要转化为档案，办理完毕后的文件仍然需要归档，这是必不可少的环节。那么，在不立卷的情况下，文件归档的条件和标志是什么呢？
　　文件归档的条件是：
　　第一，必须是已经办理完毕的文件，就是指完成了文书处理程序即可归档保存了。第二，必须有完整、齐全的电子文件相辅佐。对于收发文来说，必须做到全文信息，对于部分内部文件材料，尚难以做到全文贮存的话，可以暂时先著录条目信息，但必须单独组卷或装盒，以便于实体调阅。全文级的电子文件是淡化立卷或取消立卷的必不可少的前提条件。第三，必须具有一定的保存价值，并严格按照不同的保管期限分别归档，分盒排列，分柜保管。
　　文件归档的标志是：必须经过相应的归档程序，履行必要的归档手续，由原来文书部门或业务部门负责管理的文件，按照档案室的整理要求和技术规范，编目装盒，移交给档案室集中保存。这种管理权限的移交，就是文件材料归档的标志，也是文件与档案材料在形式上的一种区别。就载体而言，文件与档案是同一体的两个不同阶段，因而没有任何差别，从本质上讲，文件材料经过人们的整理之后，有意识、有目的的集中保管，这就是档案了。
　　淡化或取消立卷，归档前的文件材料的整理工作仍是必不可少的环节。那文件材料又如何进行整理呢？
　　首先，在整理的目的上，当计算机按照一定特征把文件材料轻松自如地、变化多端、多角度组合而且能迅速调阅时，人们发现立卷已经无足轻重了，长期有效的立卷传统方式将要成为历史。因此，文件的整理就可以由以保管和利用为目的，转向单纯以保管为主要目的进行整理。
　　其次，在整理的原则上，原先文书立卷是为了便于保管和利用而要尽可能保持文件之间的历史联系，是多少带有人为性的。文件在形成过程中有着一种自然联系，突出表现在来源上，产生于某个机关和机关内部机构；在时间上，产生于某一个特定的年月日。取消立卷，实质上就是变历史联系为自然联系，放弃了原先以内容为主要联系的方式，换之以来源时间联系为主要方式。这种变化可以看成是立卷的一种简化，变多种交叉联系为一种简单的、自然的但却十分清楚的联系，以适应计算机对文件的管理，因而在实践中受到了欢迎。
　　再次，整理的方法上，彻底改变了原来的案卷级方法，代之以文件级为基本保管单位，档案以件为单位进行整理编号，装盒排架，档案盒仅仅成为一种装具。文件归档整理的具体程序和方法可以是：区分全宗；全宗内档案分类；文件排列；文件编号；档案盒编号与排架等五个步骤。
　　一、区分全宗。这是纸质档案在整理工作中的一条原则，必须坚持。电子文件的整理将有可能突破全宗原则，但在现阶段，档案部门尚未接收大量电子文件之前，无论是纸质文件还是电子文件都必须坚持按全宗分别整理，这既是一种方法，也是档案整理的先决条件。
　　二、全宗内档案分类。是指归档文件按其自然联系进行分门别类，以便于保管和利用。文书档案在按内部机构或问题分类时，可以参照以前的立卷类目设置一个文件归档类目，但因无须立卷，故此类目只到第一层次即可。此实为一个单位档案分类大纲。
　　三、文件排列。所有文件均需分类装盒，分类方法与以往相同，即按机构分类或按问题分类，在类内文件的排列按收文、发文和内部文件三个方面，严格以时间先后为序排列，收文按收到登记日为准，发文以签发日期为准，内部文件以形成日期或生效日期为准。这种排列方法便于保管，但不便于提供利用，尤其当领导需要反映同一问题的文件时，需要从不同卷盒中取阅，若无计算机全文信息检索是相当困难的。因此，只有当计算机能进行全文检索，才能简化或取消立卷，以适应利用的需要，反之，则必须进行实体的组卷。
　　四、文件编号。即以盒为单位按文件排列次序编号，以固定排列次序并编制盒内文件目录。
　　五、档案盒编号与排架。档案盒的编号在一年内按保管期限编制流水号，在排架时，可将历年档案统一按保管期限分别排架。
　　至此，档案整理工作即告结束。根据以上的整理方案，文书立卷改革后的文书档案成为以件为独立的保管单位。
　　以上所述文书立卷改革方案，必须是在办公自动化条件下，以公文管理实行全文电子信息处理为前提，在文件归档以后的提供利用时，一般不调阅纸质文件即可提供利用为条件。在这种情况下，为了适应现代化管理，更好地管理档案，文件的立卷改革势在必行。上述改革方法是以纸质文件管理来适应计算机电子文件的管理为指导思想，其目的是为了简化手工劳动，提高工作效率，便于档案保管和利用。但同时必须注意，纸质文件毕竟是档案的原件，发挥着电子文件尚不能取代的法律凭证作用。因此不论怎样改革，文件的集中归档保存不仅需要，而且显得更加重要。不能因为立卷方式的改变而使档案文件散失或混乱不堪。文件不仅需要归档，而且还需要进行必要的整理，以便与电子文件相互呼应，更好地保管和利用，进一步快速有效地发挥档案的作用。
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