分析学校基建档案在工程项目管理工作的指导作用

　　摘要：学校基建档案是学校基建管理和基建活动过程中直接形成的对学校和社会发展具有保存价值的第一手资料，是衡量学校基建管理水平和工程质量的一个重要标志。本文根据学校基建档案的内容和特点，结合工作实际阐述了学校基建档案对工程项目管理的指导作用。
　　关键词：基建档案项目管理指导作用
　　一、绪论
　　改革开放以来，特别是最近十年，我国的学校教育迎来了快速发展的黄金时期，无论是招生人数、学校规模、师资水平都有了明显的提高。与此同时，学校的大规模建设也如火如荼地进行着，大量的学校基建档案随之产生。1993年国家教委颁布的《学校档案实体分类法》和1997年建设部颁布的《城建档案管理规定》对于如何对档案进行管理、档案的归档范围等内容都做了明确的规定，但是由于基建档案来源分散、载体多样、周期长、人员变化频繁以及对基建档案的重视程度不够，因此，明确基建档案在高校工程项目管理工作的作用是十分重要的[1]。
　　二、学校基建档案概述
　　学校基建档案是学校基建管理工作的重要内容，是学校基建项目从酝酿、决策到建成交付使用以及改建、扩建、抗震、加固、维修等项目的全过程中形成的、对学校和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，是学校基建项目管理和基建项目建设过程中直接形成的第一手资料，是学校综合档案的重要组成部分。另外，学校基建档案反映的是高校基建的全部活动以及成果，各个活动以工程的不同阶段相区别，以总体工序和专业技术内容相衔接，构成了一个整体。再次，学校基建工作持续的周期比较长，经历决策、设计准备、设计、施工、动用前准备、保修、保修期结束6个过程，从开始筹建到竣工需要数年的时间，使用期就更长，其档案和管理伴随着工程项目的存在而持续[2]。其中，基建文件材料是高校在进行建筑立项报批建、规划、征地、竣工备案等文件资料；工程有委托监理的，依据监理合同归档监理资料。
　　近年来，随着国家对教育事业的投入不断加大，学校的建筑工程逐年增加，大量建筑工程档案随之产生。最重要的是学校基建档案是高校基建工程日后改造、扩建、整修的重要依据，而且可以指导我们的管理工作[3]。
　　三、学校基建档案的作用
　　3.1基建档案承载了学校建设的大量信息学校基建档案是在基建过程中积累起来的文字、图表甚至音像资料，主要包括综合管理，项目的可行性研究、设计基础材料、设计文件（含方案报建）、工程管理文件、工程监理文件、施工文件、竣工文件、器材管理等。真实客观地记载了学校内建筑物、构筑物的位置，反映了各类建筑物、各种地下管网的规划、布置、设计、施工、改建等方面的情况，是专业人员和工程技术人员用集体智慧、汗水在实践中创造的成果，充满大量有价值的信息[4]。
　　3.2基建档案在学校建设中可多次重复利用一般而言，基建档案的信息价值不是一次利用过程中就全部转移到成果上的，工程的设计档案可以多次的使用，由于工程的设计档案无一例外的要接受实践的检验，重复使用不仅可以加快建设的速度，还可以节省劳动的耗费，使工程建设不走或者少走弯路，进而提高经济效益和社会效益[5]。
　　3.3基建档案是高校建设管理中的历史凭证学校的基本建设档案是通过搜集整理建校过程中使用的文件、函件、记录、图纸、图表、相片而形成的，其中有很大一部分依据性文件，例如：基本建设工程项目任务书、建议书、批复报告等，这些资料客观地记载了当时的情况[6]。如扬州某大学对其筒子楼进行改造时，学校基建人员利用校档案馆保存了近2O年的基建档案，准确、迅速地完成了改造任务，大大减少了人力、财力的开支，节省了时间，完成了改建的目标。
　　3.4基建档案在高校建设维护过程中具有增值作用工程管理实践表明，工程交付使用后，虽然一般档案的增值作用是间接和不明显的，但在生产实践中有明显的增值效果[7]。首先，在扩建工程活动中就要积极地开展档案的开发与利用工作，从而使本来不可增值的事业，通过档案的利用使其发生增值。其次，可以在扩建、改建、维修工程项目上节约成本。
　　3.5学校基建档案可以指导学校的续建和发展系统、完整的基建档案可以给以后的建设者以有益的启迪作用,这样通过大量的参考资料,可以有效的提高工作效率[8]。随着时间的推移,高校基建档案备考价值必将越来越大。例如,某校由于扩招,教室数量无法满足要求,该校拟在原管理大楼上加层,经查阅该楼的基建档案得知该楼的基础设计可承载8层高,而当时由于资金匮乏,仅建到4层,因此可以满足现在的加层需要[9]。
　　四、结论
　　学校基建档案是在高校的建设活动中直接形成的原始资料，其对此后工程项目新建、改建、维护都具有十分重要的参考意义，因此对于基建档案的作用一定要重新的定位和认识，建立基建档案数据库，充分发挥学校基建档案对工程项目管理工作的指导作用。
　　参考文献：
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