内容提要:工程建设项目的档案是非常具有保存价值的工程项目的历史记载，如何建立健全档案并对其进行有效管理，是一个值得探讨的问题。从工程建设项目档案管理现状出发，阐述了档案建立、管理的重要性及目前存在的缺陷，提出了改进档案工作的几点建议。
关键词:工程项目;档案建立;科学管理
1概述
工程建设项目档案是工程建设项目在可行性研究、勘察设计、建设施工和竣工验收等过程中形成的具有保存价值的历史记载，对工程项目在各个过程中出现的情况、相关数据，以及投入使用后的管理、维修、改建、扩建等工作有着重要意义。勘察设计和建设施工单位应充分认识到项目档案的重要性，在项目实施过程中应科学合理地建立项目档案，这不仅是为当前工作服务，也是建立工程质量责任终身制、对业主负责的具体体现。因此，应当按照国家法律法规的相关规定，坚持对工程建设项目档案集中统一领导、统一实施，确保项目档案的完整、准确、系统，并应实现科学管理和有效利用，为工程竣工后的可持续使用提供保障。
2工程建设项目档案现状
当前，设计施工企业建立健全工程项目档案已成为了企业日常工作的重要组成部分，但由于各种各样的原因，这项工作经常出现重视不够、执行不力的现象，致使档案管理也出现了许多不尽人意之处。
（1）只追求经济效益，忽视档案工作。
一些企业片面追求工程项目的经济效益，而对工程技术资料的建档工作很不重视，工程项目资料不完整、不规范，管理工作也不到位或者手段落后，所谓的资料无法真实反映建设项目的实际情况，致使项目在竣工后的维修、扩建等工作难以进行。许多企业没有单独的项目档案管理机构，相关档案的管理工作也没有专人负责，常常是由办公室人员兼任档案管理员，对档案的借阅、查询机制不健全，导致档案丢失或损坏。
（2）建设体制发生变革，投资及管理主体多元化，造成档案管理难度增大。
当前，许多工程建设项目在建设管理、投资、运行等方面不断发生变化，给档案管理造成了相当大的不确定性。
①档案管理主体不确定。项目立项及可行性调研通常是由行政主管部门负责，档案文件也由此形成。项目开工建设后，投资、运行主体发生变化，档案形成和管理主体也随之变化，从而导致档案来源复杂，管理难度增大。
②档案归属不确定。项目档案要求“谁形成，谁整理，谁保管”，但如果将档案集中统一管理，则能更加合理地加以利用，这就产生了档案的集中保管和分散利用的矛盾，从而导致管理混乱。
③档案管理规范不确定。档案的形成存在着主体的多元性，对档案的侧重点不同、要求不同、标准依据不同，因此管理规范不确定，给项目审计、工程验收、项目改扩建带来不良后果。一些工程在解决处理遗留问题时，经常因为档案不齐全引发矛盾纠纷。
（3）施工人员流动性强，项目档案形成质量较差。
项目档案是反映工程建设中各种状况、各项重点数据的重要文献，也是工程竣工后投入运行、维修保养的重要依据，其重要性不言而喻。但由于工程项目参建施工单位多、人员流动性较大，而且对文件质量认识有差异，对建档及其管理工作的重视程度也有所不同，使得项目档案不同程度地存在一些问题，如档案格式混乱、不统一、不规范的问题等，这些都给档案整理和管理带来困难，致使整个项目档案管理质量下降。
（4）档案管理存在盲区，档案的真实性、准确性难以得到有效保障。
设计施工单位在工程档案的管理中存在下列现象：变更文件大量使用传真件、复印件等，无法签字盖章，不利于档案永久保存；竣工图编制规范执行不力，存在编制说明不详、编制方法不符合要求等问题。而监理单位在这些方面因缺乏相应的约束，与设计施工单位一样存在很多不足。这些问题造成了项目档案管理的盲区，使档案的真实性、准确性、权威性受到影响。
3做好项目档案管理工作的建议
工程项目档案管理直接关系着项目建设质量。有效解决工程项目档案管理问题，需要建立良好的档案法制环境，需要各方面的高度重视和不懈努力。
（1）严格档案管理职责。
①相关行政主管部门在施工单位办理施工许可时，应与施工单位签订工程项目档案责任书，明确施工、监理等单位在工程项目档案管理方面的责任和义务，并负责监督执行。
②施工单位在进行施工前，应向下属各单位及参建单位下发工程项目档案的形成、积累、整理、归档等工作要求，以便于各单位注意收集相关资料，形成正规、规范的档案文献。
③在工程施工过程中，对档案的收集、整理、保管、移交、归档等环节应有明确的工作程序和规范。
④在主体工程结束后，施工单位应将下属各单位全部的工程文件、图纸及相关资料收集齐全，系统整理后及时向建设单位档案部门归档。各单位应积极配合施工单位，努力提高工程档案管理水平，确保归档后的工程档案齐全、完整、准确、系统。
（2）在建设“精品工程”的同时建立“精品档案”。
施工单位常常把建设“精品工程”作为追求目标。实际上，在此过程中，一样可以将档案做成“精品”。在这一点上，各个建设参与方应达成高度一致。监理公司在对工程投资、进度、质量进行严格控制的同时，对工程项目档案也应实行严格的监督；施工单位应指定专人负责收集整理相关材料，为建立健全档案奠定基础，并通过前期介入、中期渗透、后期跟踪的全方位控制，使档案资料的质量得到有效保证。
（3）对工程建设档案进行全过程管理。
①在工程项目档案的管理中，也要树立质量管理意识，实行全过程管理，提高工程建设档案的编制质量。建设单位的领导要重视和支持档案工作，在与施工单位签订工程建设合同时，应将档案材料的收集、整理、移交等工作要求列入合同条款，在工程竣工后依据合同进行工程竣工档案的验收。
②将档案管理工作与经济效益挂钩，以促使工程技术人员重视档案的形成、积累和移交工作，并落实责任，提高编制档案的积极性和责任心。
③项目设计单位要按照建设单位的合同、协议规定，编制与工程建设实际情况相符的竣工图和竣工文件，建设单位应当按照国家有关规定给予一定报酬。
（4）确立档案管理质量要求。
原始文件是档案的重要来源，文件管理在档案管理中有着重要的基础性作用。国家出台了一系列档案管理规范，但这些规范大多明确了建立档案的相关标准，而涉及文件材料管理阶段的规定却不多，即使有一些规定，也是操作性不强。例如，对于工程招投标文件，相关标准仅仅规定了中标文件的管理，对未中标文件却没有明确是否保存及保存时间、保存方式，因此这部分文件在招投标结束后常常作为不归档文件被销毁。随着对社会工程项目质量要求的逐步提高，工程项目的“缺陷期”也随之延长，在此期间形成的观测记录、辅助建设项目以及管理中形成的相关资料对工程竣工验收也非常重要。因此，即使项目成功通过竣工验收，也并不意味着档案工作的结束。必须采取切实措施，对档案的质量提出明确要求，确保档案管理工作的有效进行。
（5）正确运用行政监督手段，强化档案收集意识。
相关行政管理部门要正确运用行政监督手段，加强工程建设档案的行政管理和监督；要经常深入工程建设现场，对项目档案的执行情况进行监督和检查。通过经常性的监督检查，促进工程项目档案管理工作的落实。
4结论
工程项目档案的建立健全具有重要意义，关系到工程可持续使用、功能拓展和维修、保养，对可能出现的各种质量纠纷也可起到重要的证据作用。参与工程项目的立项、调研、建设、施工、监理以及维修管理各方，均应高度重视此项工作，确保项目档案的完整性、系统性、真实性，并对档案进行科学的管理和利用，最大限度地发挥项目档案的依据作用，保障工程项目安全、高效地运行。
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