驻陕分院质量体系运行状况分析

　　【摘要】在西安市建委组织的对驻陕设计分院的工作检查过程中，发现有些单位的质量管理体系运作基本正常，但也存在不足，还有些单位存在着与总院质量运行体系脱节的现象，把这些现象罗列，并提出些改善措施，意在使各单位在质量体系运行贯彻方面总结出一些经验性的东西来，以保证我们西安设计市场的设计质量。
　　【关键词】质量、设计、管理、体系
　　一、 概况
　　西安市建委在2009年3月底-4月上旬对外省驻我市登记备案的各设计分院进行了一次备案情况的检查。在9个检查内容中，其中第4项是对其质量保证体系运行状况的检查。笔者有幸成为检查组成员之一，在检查过程中，发现各分院在质量运行体系操作过程中，存在有诸多问题，有待于尽快完善解决，以保证各分院的设计质量不断完善和提高。现将问题提出并汇总，供大家探讨、研究和提高。
　　二、 质量体系存在问题
　　（一）质量体系的存在
　　在检查过程中，基本上各分院都能拿出总院的质量体系认证书及质量手册、程序文件、作业文件等质量体系文件。但这些东西仅仅是从总院带过来的，在总院可能是操作执行的，在分院出示仅意味着总院是贯过标的，有些院还是质量、环境、安全三标齐贯过的。
　　但是，分院在质量保证体系的运行中存在问题较多，有些几乎没有质量保证体系，更谈不上运行了，质量没有保证体系，就会处在一个失控状态，那么设计质量就难以保证和提高。这种总院和分院脱离的现象，或者说，分院游离于总院之外的现象不是少数，这必须要引起注意，并尽快纠正。
　　（二）质量体系的脱节
　　建立有效的质量运行保证体系，并不是用作参与市场竞争、招投标或应付检查，而是要使自己的设计质量得到切实的保证。但是，许多分院可以拿出全套的资料，当然是总院给的，可文件既不受控，也没有分发编号，更没有持有人名称，有些甚至是几年都没更新的老文件，也就是说是作废的文件，有的分院提供的证书复印件也是过期作废的。像这样的状况，与质量运行体系已完全脱节，运行记录更是无从查找。
　　（三）质量体系运行中的缺陷
　　有一些分院，在检查过程中，给我们提供了随工程项目走的《项目手册》，就是把随项目所应填写的记录文件汇集成一个手册，这种做法很好，但检查这些《项目手册》，还是发现了一些问题。
　　1.记录文件不全
　　记录文件应是将质量手册中所要求的所有与工程项目有关的记录文件汇集起来，但是一核对，就发现有缺失，不是缺设计前期的，就是缺设计后期的，或缺后期服务的一些表格，有些是自创的表格与文件不符。这种记录文件的不完全，也是质量保证体系运行不完全的表现。
　　2.填写的不全面
　　就检查到的《项目手册》，许多表格都是空白，所应填写的内容没有填写，有的是签字、有的是日期、有的是内容。表格是为质量体系运行需要而专门设计的，不同设计院的表格有所不同，但设计出的表格项目就应该尽量填写完整，否则，真正不需要的表格会修改删除的。现在的问题是我们应该填写的内容都没有按照自己制定的手册要求去填写，使很多问题无法追溯，象人员无法追溯、日期无法追溯等等。
　　3.签字不规范
　　查到许多填写的表格（包括图纸），签字不规范的问题仍然存在。自己设计自己审定的现象仍存在，三级校审一问都有规定，且都在实施，但实际上许多分院客观上人力资源有限，就会出现自己设计、自己校审的现象，有的则是一人将建、结、水、暖、电的全部审定人都签上或者不同工种之间互签审定、审核，有些分院水暖不分等等，这些做法，使质量问题存在很大的隐患。
　　4.其它缺陷问题
　　有些分院配有兼职内审员，且定期回总院接受培训，这无疑使质量体系正常运行得到了保证，因为，ISO9001现已是2008版本，如内审员、外审员不及时学习和培训就会落伍，检查中就有分院拿出多年前的内审员聘书，我们认为那是无效的，因为内审员证书是培训、考核后由认证机构颁发的，而不是聘任的。但也有一些分院既无管理者代表，也无内审员，使质量管理体系无人监管和执行。
　　有些分院质量管理体系搞的不错，在分院醒目的张贴着质量方针和质量目标，各个办公室悬挂着各个部门的管理制度和岗位职责，这些都是好的，但作为分院还应该把总院的质量目标进行分解，包括根据分院的特点制定出更适合分院发展的规章制度来。
　　这次检查过程中，从对备案名单核查图纸、记录文件签字名单，发现人员有变动的不少，有调离、辞退的，有病休、产假的，有回总部或总部新来的。人员的流动是正常的，但备案人员的覆盖和流动人员的及时告备也是应进一步完善的问题之一。
　　
　　三、 改进的建议和措施
　　（一）应提高思想认识
　　笔者认为各驻陕分院的管理层应进一步认识质量保证体系运行的重要性。而且随着市场经济的发展，质量管理运行体系的有无或好坏，也决定着一个设计企业的命运。从目前检查状况看，有分院管理层重视不够的情况，有些分院领导也的确非常辛苦，从早到晚忙的团团转，甚至我们需要查阅的图纸都是他亲自找，他还是学过内审员的，但工作繁忙和建立完善质量运行体系并不矛盾，也正是有质量保证运行体系才有可能使工作秩序更加井井有条、条条有理。
　　（二）应有分院管理者代表、内审员，并应加强培训
　　各分院都是独立的法人单位，为使质量保证体系正常运行，可以总院、分院任命分院的管理者代表及培养分院的内审员，并接受总院的培训和社会认证机构的培训。这样，使这项工作有人具体负责，有人具体操作，也有人具体监督管理，使质量管理体系有效地运行起来。在加强培训时，可以走出去，也可请进来，请有经验的同志讲讲课，辅导一下操作文件的发放技巧，使质量体系可持续发展。
　　(三)分院与总院在质量运行体系中的有效结合
　　在陕的设计分院的总院，有许多是国内有名望的大院，其中不乏三标（质量、环境、安全体系）齐贯的单位，应该说，总院的实力和质量运行体系是毋庸置疑的。问题是，总院的质量运行体系如何与分院的质量运行体系有效结合，避免脱节和“两张皮”的现象，这的确是值得认真思考和探索的问题，总院在每年的贯标审核中，是否将分院也一并审核，或者分院接受当地认证机构的审核，这些问题都值得探索和研究，也有必要去进一步完善。
　　总院质量运行体系很好，分院则问题很多，这不得不引起我们的重视，省建设厅要求我省内施工图审查必须要通过质量保证体系的认证，这是一项硬指标，那么，对各分院这一方面的严格要求，想必也是应该的。
　　（四）加强监督
　　应充分发挥政府职能部门的监管作用。政府职能部门可通过每年的检查活动，对各设计分院的质量运行情况进行检查评定，表彰做得好的单位，帮助有待完善的单位，通过互相学习交流、培训、专题讲座、辅导操作等措施来完善这一工作，并逐年加强监管力度，使质量保证体系在驻陕各分院正常地运行起来，并持续改进、不断完善。
　　
　　四、 结束语
　　通过市建委组织的对驻陕各设计分院的检查活动，看到许多分院在质量管理运行体系中做的很好的方面，但也看到了一些不足。我们认为，这里面有认识问题、有能力问题、有操作中的技巧问题，还有经验问题，但不管怎么样，应重视所发现的问题、所存在的不足，这是我们应做的事情，但愿通过我们大家的努力，使各分院的质量保证体系正常有效地运行起来，为保证我们设计市场规范化、标准化而做出我们自己的贡献。