浅议如何做好建设工程询标工作

　　【摘要】作为建设工程招标工作中的一个重要环节，询标工作对于合同的订立和有效履行十分重要。然而，目前的询标工作中存在很多问题。这就必须从全面、正确的认识询标工作的作用开始，采取合理的组织，注意工作细化、充分沟通、不留存疑等工作细节，避免问题的发生。
　　【主题词】建设工程，询标
　　1 概述
　　一份好的合同是工程顺利执行的前提和基础。而如何才能订立一份好的合同？从招标人的角度来说，就要合理组织并重视订立合同过程中的每一个阶段。询标即为其中的一个关键环节。
　　询标，指在评标过程中，招标人及其招标顾问、造价顾问、技术顾问就投标人所递交的投标文件中的问题或其他关心的问题，与投标人进行问答的过程。
　　询标的发起人为招标人，故招标人询标工作的组织合理性、问题全面性、细化程度等对询标结果，甚而对后期合同的顺利执行都具有十分重要的影响。
　　2 当前询标工作中存在的主要问题
　　2.1 前导工作准备不足
　　要做好询标工作，其前导工作是必不可少的。从招标工作的流程来说，询标工作的前导工作主要指的是清标和评审。其中，以清标工作最为基础。
　　清标指通过对投标文件的比较、分析，找出投标文件的偏差，包括投标文件的符合性审查、投标文件的自相矛盾之处（常见于投标技术文件与商务文件的不匹配）、投标报价的偏高或偏低等。
　　清标如果不彻底、不细致，将导致询标无的放矢。
　　然而，现实中招标人很难做到对所有投标文件的彻底、完全分析和比较。尤其是进入建筑市场的大部分工程项目，由于场地等条件限制，很多的清标、评标工作都集中在一天甚至半天内完成，清标效果很难保证。即使现阶段大部分地区引入了计算机辅助清标系统，但绝大部分计算机辅助系统只能就各子目的投标报价高低及时作出标示，对其它问题，如施工组织设计与投标报价的矛盾、投标设计图纸与投标报价的矛盾等不能及时揭示。
　　2.2 对询标工作的作用认识单一
　　当前，绝大多数的招标人认为询标的作用就是让投标人澄清一下投标文件中的偏差或问题，而没有认识到询标实际上是一个双方充分沟通、消除双方缺陷、深化细化合约细节的过程，导致询标工作组织流于形式或根本不组织询标，给合同的履行带来隐患。
　　2.3 询标工作的组织混乱
　　组织混乱突出的表象有：参与询标工作的单位、部门或人员不明确确定，责任不落实到人；参与询标的单位或部门各自出具询标意见，无人统一扎口或协调，令出多门；工作无计划性，今天发现一个问题，去询一下甲投标人，明天又发现一个问题，再去问一下乙投标人，等等。
　　上述询标工作组织上的混乱，会导致不能完整发现问题、投标人无所适从、招标时间无限延长等诸多弊病，严重的甚至会导致评标工作或招标工作的整体失败。
　　2.4 对询标回复文件的评审不足
　　绝大多数招标人都很重视对第一次回标文件（投标文件）的综合评审，但经常忽视对询标回复文件的评审。大多数人会认为，由具体工作人员核对一下投标人的回复是否能满足招标人的既定要求即可。但实际上，有经验的投标人往往会在回复文件中设置陷阱或提出某些反要求。最典型的是对招标人的某些增加项目，尤其是备选项目进行不平衡报价。如某次幕墙施工招标，某投标人在投标时未填报防火封修的费用。在招标人询标后，笼统的填报了一笔总价，并未提供组成分析。而招标人的合约部门在接获该询标问卷后，只注意到该投标人进行了回复，而并未转成本部门进行审核，也并未转设计单位进行节点做法的审核。该投标人最终中标，导致在后续的合同履行的过程中，就在防火封修这一个问题上，双方一直纠缠不清，最后的结算都无法正常结束。
　　2.5 询标不彻底
　　由于招标工作要为工程服务，一般都有一定的时间限制。故招标人很多时候是为了确定一个单位而进行招标，而忽视了招标的另一个重要作用：寻求一份对双方都公平合理的合约。因此，在进行一次或两次询标后，招标人觉得问题解决了八九成了，具备定标条件了，就匆忙的定标、签约。而往往遗留下来的那一两成问题，会阻碍合约的签署工作或履行工作，反而可能会更耽误工程的整体建设进度。
　　2.6 询标过程无书面记录
　　很多招标人甚至投标人习惯询标时谈一谈，就具体问题口头上达成一致即可，而不注意洽谈结果的书面化。结果随着时间的推移或人员的变动，很多承诺得不到执行。此时，由于空口无凭，很多非责任方只能哑巴吃黄连。
　　3 正确、全面认识询标工作的作用
　　从招标人的角度出发，只有对询标工作的作用有了正确和全面的认识，才能做好询标工作。
　　3.1 有机会让投标人进一步澄清投标文件中未完全阐述或正确阐述的事宜
　　这是询标工作的基本作用。
　　投标人往往会限于时间等客观原因，在准备投标文件时出现某些细微差错。如某群体建筑土建工程商务标评审中，评委发现，某投标人针对其他所有单体的分部分项工程量清单中某标号混凝土工程的单方综合单价都是350元/立方，唯独针对2#楼的同样子项报价是3500元/立方。通过询标，该投标人确认该子项为笔误，并相应修改了报价。
　　3.2 有机会让招标人了解招投标文件中无法提及、但又十分关心的问题
　　这类问题一般有两种情况。
　　其一，存在招标文件中无法准确描述、通过投标文件的文字描述亦无法准确判断的事宜。例如业主通常比较关心的投标人重视程度问题。通过投标人对询标问卷的回复态度、参与询标会的人员级别、对询标问题的回复质量和深度等，可以从一个侧面反映出投标人对投标项目的重视程度。
　　其二，存在招标文件中不能描述的事宜。例如招标人事实上已经确定了某种材料的供应商或指定供应的可能性很大。但出于种种目的，又需要从投标人处获得该材料的真实乙供价格，那就可能在招标文件中不将其确定为甲供或甲控材料，而是让投标人自由报价，进而在比较后，在询标阶段抛出招标人的真实意图。
　　3.3 有机会让招标人补充完善其招标要求
　　通过询标，招标人可以就在发标前未考虑到的事宜进行询问。例如某内装饰工程，设计内墙石材为干挂。在发出招标文件后，招标人考虑到内墙石材完全可以采用湿贴的工艺，以减少造价。故在询标问卷中，提出了如改用湿贴，投标人可提供综合单价补充报价的要求。
　　另外，某些负责任的投标人从专业角度出发，也会向招标人提出某些合理化建议。招标人在权衡后，认为该建议应该被接受，但从公平的角度出发，会将此建议转化为招标人的补充要求，在询标问卷中向所有投标人发出。
　　3.4 有利于招标人获得更公平、更合理、更有竞争力的报价。
　　通过询标，招标人给予投标人修正投标文件的机会，投标人也能通过询价过程了解招标人的真实意图。在此基础上，投标人的投标报价将会是进一步合理的、公平的。
　　另外，通过招标人认真组织的询标工作，甚至是某些时候故意的安排（如各投标人都参加的面询会），投标人会充分认识到竞争的紧迫，投标人的具体工作人员也会更认真的出具询标回复报价；另一方面，通过询标过程的双方充分沟通，投标人对项目和招标人的不确定性认识会降低，从而可能会重新考虑报价的风险系数。最终结果将是招标人会获得更有竞争力的报价。
　　4 做好询标工作的几点体会
　　4.1 计划、组织工作要到位
　　组织工作是一切工作的前提和基础。要做好询标工作，必须在时间上进行系统策划，在组织上进行详细落实。
　　例如，笔者参与的某大型综合体项目，由五星级酒店、大型精品商场和顶级公寓组成，工程后期大面积精装修的施工内容非常庞杂。在编排该项目的总工期计划时，业主就预留了两个半月的精装修施工询标时间。另外，在设置询标工作组的组成人员时，除业主内部的合约、成本、工程等各部门外，还要求境外内装设计师和境内机电设计师共同参与询标。首先对各投标人的深化设计人员进行评审和询问，以确认其是否能理解境外内装设计师的理念，是否有与机电配套工作的经验和能力。之后才是一系列的材料、方案、报价的评审和询问。通过有计划的时间安排和各方共同参与的询标人员安排，最后合约的签订和履行工作十分顺畅。
　　4.2 重视清标工作
　　评审时，可以重点问题重点分析；但清标时，必须做到全面、细致。如前所述，清标工作是询标工作，甚至整个评标、定标工作的基础。清标工作不进行，或进行的不彻底、全面、细致，很可能导致评审时不能发现问题，询标时更不会提及，则整个评标工作就是带病运行，最后的定标就可能有失偏颇。目前发生的很多影响工程定标的招投标投诉事件，抛开非技术因素不谈，就是投诉者抓住了拟中标人投标文件中的某些偏差或问题，进行申述。而如果清标工作到位，这些问题是可以提前、及时发现的。应此，必须重视清标工作，才可能进行好询标工作。
　　4.3 技术、经济双管齐下
　　一定要消除一个误区，即询标工作是合约部门或预算部门的事，和技术、工程部门关系不大。工程的建设过程有所谓“三全管理”，其中的询标工作也同样具有此要求，必要时必须全员参与。例如某幕墙工程招标时，两个投标人的石材幕墙钢骨架含量相差较大，分别为3.5公斤/平米和8.5公斤/平米。预算部门根据投标人的投标深化图纸进行测算，两家单位都符合其自己的深化图纸的要求。那到底哪个数字更准确或更可信？这时必须技术部门介入，通过验算其计算书或与投标人的设计人员面询等方式，提出自己的专业询标意见，供承包人回复，以去伪存真。
　　4.4 不能存疑
　　询标过程中，必须将清标和评审过程中发现的问题彻底解决，一次询标不能解决，必须组织二次、三次甚至四次询标，必须保证合约双方对这些问题都的意见都清晰、明了，即所谓“丑话说在前面”。无数事实证明，一旦形成合约关系，标前的遗留问题解决起来一般都很困难。
　　4.5 充分沟通
　　询标过程中，作为招标人的工作人员，必须充分的将自己的询标意见表达给投标人，书面文件表述不清的，就要组织当面询标。与投标人的充分沟通，一方面能使投标人更好的认识到自身的问题、理解招标人意图，另一方面也能反过来矫正招标人的一些缺陷或填补一些盲点，毕竟投标人在他的那个领域更专业。这一点，在专业工程，如机电、内装工程等的询标中表现更突出一些。
　　4.6 以书面形式反映询标过程
　　询标可以采用书面文件来往的方式，也可以采用当面口头沟通的方式。但无论采用何种方式，询标结果（指招标人的问题和投标人的答复）必须以书面形式固定下来。从合同法的角度来说，询标过程如涉及实质性问题的更改（这种可能性很大），就成为一个邀约和反邀约的过程。该过程的有效结果必须采用书面形式固定，作为合同订立的基础资料和依据，甚至成为合同的组成部分。否则空口无凭，会给合同的正确履行带来很大的困难。
　　5 结束语
　　总而言之，鉴于询标工作的重要作用，招标人必须重视询标工作，合理组织、细化工作、充分沟通、不留存疑，为订立一份好的合同奠定扎实的基础。