试述开发利用电力企业档案信息资源

　　“所谓档案信息资源的开发利用，是指根据一定的原则和要求，将档案信息资源中的各种使用价值予以揭示，并通过各种科学有效的办法，使之直接服务于社会各项活动或工作，满足人们的各种需要”。档案工作的根本目的在于档案信息资源的开发利用，随着信息化技术的飞速发展，电力企业工作也正处于信息化社会大背景中，面对新的信息需求，电力企业工作正经历着一种前所未有的机遇和挑战，所以档案资源的开发及利用越显得重要。
　　一、开发利用电力企业档案信息资源的必要性和迫切性
　　(一)开发利用档案信息是充分发挥其作用和价值的重要手段
　　档案存在的价值最终在于利用。档案信息是整个社会信息资源的组成部分，它自身潜在的价值只有通过开发利用才能显示出来。通过快速有效的信息交流，实现档案信息资源在全社会范围内的充分共享，已经成为当前信息环境下档案信息开发利用的发展趋势。也只有这样，才能体现其效益，否则，档案信息就不成为其真正意义上的信息。例如电力企业的档案主要是文书档案、科技档案（工程建设和科技研究）和会计档案，电力工程档案是工程建设过程、工程实体状况、工程建设质量的最真实、最全面、最原始的记录,日益成为一项维护企业经济效益、合法权益(工程变更、索赔动态依据)及反映企业历史真实面貌重要的基础工作,也是工程项目投产后运行、检修、改建、扩建及技术改造等工作的重要依据，是电力工程管理的重要组成部分,当遇到不可抗拒的自然灾害时，利用科技档案恢复重建可以缩短工期，快速竣工。
　　(二)档案信息是真实、原始、有说服力的历史记录
　　工程建设项目档案是随项目建设的开始而建立，随项目的竣工投产、交付运行而告终。电力档案信息包含了大量的数据、资料、图表、文件等原始凭证，只有合理、科学地开发利用其内在信息，将其转化为生产力，才能在市场经济社会中发挥出巨大的潜力，为社会主义现代化建设提供可靠凭证和现实参考价值的信息资源。尤其是在经济全球化的浪潮中，信息的占有率、信息的开发利用率，已经愈来愈明显的成为占领经济领域制高点的重要标志，而档案信息作为最基础的信息资源，具有不可估量的开发利用价值。
　　(三)档案信息作为社会信息资源的组成部分之一
　　大力开发和利用好档案信息资源必将对完善整个信息市场结构产生积极的影响，同时也是社会主义经济发展的必然趋势，对推动全社会的管理和建设、对社会政治和经济发展的各个方面，在今天来说，已经显得越来越紧迫，它是一种技术资源、管理资源和决策资源。
　　二、电力企业档案信息资源的开发手段及方法
　　随着电网建设的迅猛发展及社会主义市场经济体制的逐步建立，电力企业的档案信息在生产建设、经济管理中的作用越来越突出，电力企业经济发展的快慢以及经济效益的增长，在很大程度上取决于人们对信息的感知和摄取能力。现阶段，开发利用档案信息资源主要有以下几种形式：
　　（一）档案信息服务
　　随着科学技术的发展，各种电子文件的大量产生和应用，使档案快速向数字化方向发展和积累，国家电网公司协同办公系统的推广应用，使各种基础管理文件首先实现了数字化，并保证了文件的原始性和真实性，为档案信息管理提供了最原始的依据，提高了档案信息的时效性和检索的便捷性。利用国家电网公司档案管理信息平台，优质快速地为利用者提供档案数字化信息服务，是当前电力企业档案开发利用最便捷的方法。
　　(二)档案咨询服务
　　档案咨询服务是档案人员根据利用者的需求，以档案和与档案有关的知识，帮助利用者解决难题的一种智能性服务。多年来，电力企业一直把档案咨询服务作为档案信息开发利用的一项基础工作来抓，使档案信息得到了有效的开发利用。二是有利于提高档案部门的服务水平和服务效果。
　　档案咨询服务既可以促使档案工作者熟悉室藏，又可以在咨询服务中随时进行调查研究，及时了解企业对档案信息的需求，以便对档案信息的利用进行预测，研究和改进档案信息服务工作提高服务水平和服务效果。三是有利于增强社会档案意识。通过档案咨询服务，可以扩大档案信息和传播面，引起广大员工对档案工作的重视。
　　(二)跟踪服务，及时反馈信息
　　这就是随着企业发展的进程，主动地、连贯地、及时地挖掘和提供档案信息，为企业生产和经营服务。首先，档案人员走向生产第一线，了解电力生产过程，指导施工人员收集第一手资料。第二，档案人员深入生产第一线，了解企业经营发展的动向，了解企业的实际需求，以便做到超前服务。
　　(三)编研资料
　　这就是以室藏档案为主要对象，根据企业的实际需要，对档案中储存的大量信息进行有目的、有计划的筛选，经过分析、研究、综合、归纳，提炼出典型性、规律性的结论，及时提供利用。编研资料是从深层次上开发利用档案信息资源，主动提供利用的高级形式。档案所载信息大部分是零散的，不成系统的，要使之成为有利用价值的档案信息，必须进行整理或进行二次甚至三次加工，编辑加工成能说明某一主题和汇编、简介等，为利用者提供服务。如组织沿革、单位领导名录、电价文件汇编，工程简介等。
　　开发档案信息资源，采取哪种形式，档案管理部门可根据自身的实际情况，针对利用者的实际需求灵活运用，但宗旨只有一个，就是使“死档案”变成“活信息”，使档案潜在生产力作用得到充分发挥，为电力企业生产、管理和建设服务。
　　三、当前开发电力企业档案信息资源利用上存在的问题与对策
　　(一)当前开发电力企业档案信息资源利用上存在的问题
　　由于我国社会主义市场经济体制建立时间不长，使我们对档案信息这一潜在的资源认识不足，观念陈旧，还远远不能适应社会主义市场经济的发展要求。就我所了解的电力企业档案工作来说，目前的档案信息的开发利用仍不能满足飞速发展的城、农网电网建设速度，表现了明显的滞后和欠缺，主要是：
　　1．档案信息化意识较弱
　　信息是一种客观存在。电力企业档案不仅是一个城市建设发展的历史轨迹、浓缩了一个城市沧桑变幻，更是筹划城市未来发展的可靠依据，其中包含着信息资源，档案信息也同样如此。但在现实生活和工程建设中认识上的落后导致信息化工作的进展缓慢。在工程建设过程中，会产生大量的电子文件，施工单位在纸质文件归档的同时，电子文件也应同时收集归档，但很多施工人员因信息化意识淡薄，重纸质文件轻电子文件的保存，是使多原始数据没有电子文件，给以后的档案利用带来不便。
　　2．档案信息储备量不足，传递不畅
　　建立种类齐全，结构合理，质量优化的管理体系是开发档案信息资源的重要条件，有些人对档案意识淡薄，还没有真正意识到档案信息中蕴含着巨大的潜在价值，工程竣工后，整个工程管理的资料收集不齐，特别是35千伏以下的工程，如果档案资料收集不全，无法使档案信息资源转化为现实的生产力，也无法为以后的设备维护、检修提供完整的档案利用资源。信息的传递是保证档案发挥其重要作用的具体体现，现在的档案管理系统，各单位之间不能实现资源共享，就给档案利用者带来许多麻烦，造成延长工程建设工期等不利因素。
　　四.努力学习，应用现代科技知识，为利用工作创造美好明天
　　21世纪是信息化的时代，信息交流的范围与程度对整个社会发展起着越来越重要的作用。档案开发利用其实就是一种信息交流行为。社会信息化要求我们能快速准确地将用户需要查询的有关档案资料汇集加工成信息，为用户提供优质、高效的服务；要求我们努力提高档案工作自动化程度，建立一个能充分挖掘档案内在价值、能高效及时多层次地为社会提供高质量信息的计算机管理系统；要求我们实行档案、图书、情报一体化管理，使各种信息互相补充，构成一个完整的信息体系，更好地发挥信息资源整体优势；要求我们根据利用需求确定信息利用主题和信息利用对象，建立信息检索中心：要求我们实现更大范围的局域联网，进而建立信息高速公路，以最大限度地实现档案信息向社会的广泛传递和共享，发挥档案应有的价值和作用面对如此形势，我们要努力学习档案管理现代化所需要的专业知识与技能，把档案专业知识的学习和计算机专业技能的学习紧密结台起来，并积极应用到实际工作中去。只有这样，档案利用工作才能满足信息时代人们对档案信息越来越广泛的需求，我们才能为档案利用工作创造一个美好的明天。