新时期加强房地产档案管理的问题及其创新策略

　　【摘要】加强房地产档案管理，是房地产管理部门重要任务之一，也是关系到社会安定团结及经济建设和发展的重要问题。房地产档案管理的创新十分重要，只有不断创新，才能适应时展要求，发挥档案管理的重要作用。对此，笔者结合工作就如何进行档案管理创新谈一些想法。
　　【关键词】房地产档案；管理；创新；对策
　　房地产档案属于专业档案之一，是房地产管理部门在房地产管理活动中直接形成的具有保存价值的原始记录，是反映一定时期的政治、经济、文化艺术、建筑水平的历史资料，是进行房地产产权权届登记、房屋交易、房地产抵押、处理房地产纠纷、城市拆迁规划的主要依据。房地产档案管理是一项十分重要的基础业务建设，是房地产管理部门重要任务之一，是进行房地产行政管理和发展房地产业的必备基础资料，也是研究房地产业的过去、现在和将来都是不可缺少的依据。为了进一步发挥房地产档案在房地产管理中的作用，加强房地产档案管理，以适应市场经济发展的需要，就房地产档案管理工作提出了—些看法。
　　1．加强房地产档案管理的意义
　　随着电子政务信息化工程在房地产管理部门的立项和建设，以数字化形式生成的文件将大量涌现，如何保证此类文件与纸质文件一样，成为房地产档案管理管理行政职能活动中直接真实的有效记录，并使之转化为档案，以达到为体现其历史记录的价值得到长期安全的保存，发挥其在土地及房产管理活动中的证据作用，成为土地和房产权利人权益保障的凭证。这是房地产档案管理可持续发展的一项具有现实和历史意义的基础管理工作，也是档案馆所面临的如何应对在先进信息技术环境下所产生档案的长期安全保存和有效利用的新挑战。
　　房地产档案馆担负着房地产档案管理全部档案的保管和提供利用的任务，其中98％以上是土地及房屋管理的业务档案，这些档案载体是纸质的，是房地产档案管理各个职能部门对明确标的物管理所形成的不同时期的记录。满足各有关部门对每一地块和房屋的过去和现时不同情况(包括产权异动情况、房地产基本情况等档案信息、甚至立案情况、协助查封限制情况等办公信息)的快速有效利用成为档案馆目前最主要的工作任务。要做好这项工作，要克服难度大，要求高，工作量大等方面的困难。
　　现在，纸质档案的有效利用，大多以纸质文件为据，信息的采集整理以计算机系统实现，原件的有效保存以缩微技术实现，原件的异地调阅也以扫描复制技术实现。在纸质档案与电子档案并存的条件下如何保证档案的唯一性不可替代性?如何做好信息资源共享?档案馆遇到的很多问题将是传统的工作方式所不能解决，这都将是我们所不能回避的并需要积极应对的。
　　2．房地产档案管理面临的问题
　　2．1长期安全保存问题
　　房地产档案管理部门的业务范围是对土地、房屋、矿产资源实施管理，工作对象及性质决定了工作记录的长期保存性，所谓长期要求在五十年以上，有些甚至是永久，纸质文件的长期保存可以缩微品替代，这是实践证明并经档案法认可的。但电子文件存在着对软硬环境的依赖性和电子载体的不稳定性，使其长期保存并可读取利用受到极大威胁。
　　2．1不同载体档案的一致性问题
　　电子政务的逐步开展，使我行政审批等业务工作会出现同一工作项目或同一案件的文件材出现不同载体的文件并存的问题，如收进的文件是纸质文件，反映审批过程和结论的文件是电子文件；或是审批过程是电子文件，而结论分别有纸质和电子双套制存在。那么，如何保持不同载体而内容相同文件的一致性，当出现不一致情况时，应以那份为据呢?采取什么措施去保证不同载体文件的一致性，从而保证档案的真实性和准确性呢?这对我们档案工作者来说，是一个新的课题。
　　2．3同一对象不同信息人相互联系问题
　　房地产档案管理的管理工作是围绕土地和房屋进行的，土地和房屋的存在是长期的，而它的产权及使用行为却是可能处于不断变动的状态，如何使我们的工作记录始终与房地产实况保持一致，又如何使各部门在对同一房屋进行不同职能管理时，能互相知照、资源共享，避免出现撞车现象呢?这是我们避免行政过错而不得不面对的问题。
　　3．房地产档案管理创新的策略
　　3．1抓开拓，在信息管理上创新
　　房地产档案是房产历史的真实反映．要通过多种途径增强全社会特别是各级领导的档案意识，把房地产档案工作列入议事日程，切实解决档案工作中的实际问题。一耍以人为本，挑选一些具有良好综合素质、具有一定现代科技知识、有较强捕捉信息能力、年龄相对较轻的同志，为房产档案工作增添新鲜血液：二要舍得财力，对档案工作业务、机构设置、硬件建设等合理投入．为房产档案的现代化、信息化创造条件。
　　房产档案管理应坚持面向社会、面向经济，面向基层、面向未来，以“提高质量、开发利用”为中心，积极创造条件，加快信息化进程．搞好优质服务房产档案信息化管理是一个系统的工程，它包括档案信息化建设(档案信息资源的有序整理，信息网络的建设，信息技术的应用等)、档案信息与其它各类信息的综合集成管理、档案资源开发利用的信息化等多个方面。在房产档案信息化管理中，一是计算机的硬件配套要合理，充分考虑到本单位档案管理工作的现时规模与发展前景和设备的扩充能力、兼容性、适应情况及联网能力；二是选择合适的管理软件，严格按照档案信息管理自动化技术数据规范要求和标准，合理选择功能强、使用方便、安全可靠的软件；三是严把保密关，防止房地产档案信息泄密。
　　3．2抓培训，在知识技能上创新
　　提高管理人员的档案业务水平，可采取会议代训、通报情况、印发操作手册等方法，让管理人员熟悉档案工作业务和操作规程，明确自己的职责范围。抓好房地产档案管理人员的教育培训，要做到定期培训与平时学习相结合，每年进行新知识、新技术专题培训，为他们提供自觉学习、主动学习专业知识和高新知识的机会。要注重提高房地产档案管理人员政治素质与业务素质，提倡创新能力与对传统精华的继承相结合。构建一支科学合理、精干高效的房地产档案管理人才队伍，以适应社会主义市场经济和房产档案事业发展的需要。
　　敬业爱岗是创新精神的基础。档案工作者要积极思考问题，不断进行档案工作的探索和创新。就目前情况来看，档案部门还必须走“自我提高、自我发展”的道路，尽快培养一支新型的高素质档案管理队伍。在选拔人才方面，要有更多的灵活性，在实践中不拘一格，选择人才，使用人才。在职称、职务方面，要重成果，重能力，打破论资排辈的现象，使年轻人快速成长。
　　3．3抓改革，在发展思路上创新
　　档案工作要坚持面向社会，面向经济、面向基层，面向未来，贴近改革开放、经济建设的前沿阵地，记录日新月异的社会实践，使档案资源真正成为各项改革的智力支持，使档案事业真正成为社会发展的组成部分。要严格执行档案查借阅制度、保密制度。健全房地产档案材料形成、报送责任制，并把执行情况作为检查管理人员工作质量的内容之一，赏优罚劣，确保房产档案材料归档及时，内容真实、完整、连贯。
　　房地产档案信息处理技术现代化实际上是一项系统工程，不能一蹴而就，必须分阶段有步骤地实施。近期的主要任务是：编制完善的检索工具和提高系统的安全防范。计算机检索途径应有尽有，数据中的每—个产权要素都可以作为检索点，包括产权更新信息、房地坐落自然信息、产权证管理信息以及模糊条件检索等等，为提供产权档案的查询、利用带来极大的方便。利用计算机处理信息的功能，编制各种检索工具，形成计算机检索与手工互补的档案信息检索体系，以提供高效、便捷的查询服务。计算机应用保护了档案原件，又高效地满足利用者的需要。
　　4．结语
　　随着科学技术的发展，以计算机技术为核心的现代信息处理技术正在深入到房地产档案管理之中，档案管理以手工管理为主的传统手段正在发生变化，逐渐向采用现代信息技术手段过渡。通过网络为支撑的计算机技术，极大地促进房地产档案管理模式的重大改变，实现房地产档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化，提高档案的管理水平和利用质量，为房地产经济发展服务。
　　城市房地产档案是城市房地产业务活动的真实记录，是城市面貌和发展的历史见证，是研究城市的发展历史、研究房地产业的发展历史及其规律的重要参考依据。因此，重视房地产档案工作的管理和发展，不只是房地产开发企业的一项一般意义的工作，乃是现代化建设事业中应有内容。在档案管理工作中，不仅要真实地记录和留取材料，保证档案的真实性和可靠性，还要积极地开发和利用档案资源，为改革、发展和稳定提供必要且优质的服务。要通过学习档案法律法规以及档案管理知识，认识档案的功能和作用，树立全员参与管理、全员重视档案的观念，在房地产开发企业的各项管理工作中强化档案意识，以对历史负责的责任感奉献我们的聪明和才智。
　　
　　参考文献
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