摘 要：本文作者分析了房产档案的特点，提出了加强房产档案规范化管理应采取的有效措施。
关键词：房产档案,管理
城市房产档案是城市房地产业务活动的真实记录，是城市面貌和发展的历史见证，是研究城市的发展历史、研究房地产业的发展历史及其规律的重要参考依据。因此，重视房产档案工作的管理和发展，不只是房产管理部门的重要工作，而且是现代化建设事业中应有内容。在档案管理工作中，不仅要真实地记录和留取材料，保证档案的真实性和可靠性，还要积极地开发和利用档案资源，为改革、发展提供必要且优质的服务。
1 房产档案的特点
1.1 专业性
房产地档案产生于房地产专业部门，是房地产权属登记管理中形成的历史记录，而房地产权属登记治理是依法进行的，是其它任何部门都不能代替的工作，房地产权属登记治理工作面广量大，政策性强，形成的档案材料专业性强，在内容和形式上与一般公文有明显的区别，在内容上，反映了房地产权属状况和房地产位置和面积大小，文件名称多采用房地产专业术语，在形式上，结构规范，多为表格式，填写式。
1.2 动态性
房地产档案形成后，房地产权属和房地产情况并不是固定不变的，随着产权人的变化，房屋的损坏折旧，城市建设的发展，房地产市场的买卖，交换，继续，赠与等交易行为的发生使房地产所有权不断发生变化，房屋的拆迁，翻建，灭失，土地分割与合并等房地变更不可避免。因而，房产档案处于不断转移和变更之中，具有极强的动态性，房产档案作为房屋变化中的原始记录，必须随着房屋及房屋所有权人的变化而变化，房产档案只有全面真实地反映房屋变化的全貌，才具有其利用的价值。
1.3 城区垄断性
房地产管理的基本原则是属地管理，因此，房地产管理部门在进行房地产管理过程中处于对本地区对本地区房地产档案的独占和垄断地位，如果开发利用工作不到位，将直接导致本地区房地产市场的混乱，产权管理的无序和房地产信息的匮乏。
2 加强房产档案规范化管理应采取的有效措施
2.1 切实做好房产档案的收集工作
收集工作是确保档案完整齐全的关键。房产档案来源分散，这就要求房产档案管理部门切实做好房产档案材料的收集工作。首先，要制定房产文件材料归档范围及分类方案、各类房产档案归档制度及各类专兼职档案员的岗位目标责任制。其次，要选派业务能力强的工作人员深入相关部门进行业务指导，帮助收集整理房产资料，并协商有关房产档案的移交问题。其三，严把质量关。认真检查档案移交目录、归档卷数及案卷质量。对于房产地址不清、材料不全、字迹不规范的要求重新整理，以保证归档材料齐全完整、系统规范。
2.2 认真做好房产档案的整理工作
房产档案的整理工作是将收集来的房产材料进一步条理化、系统化，进行分类、排列，形成有序体系的过程。首先，房产档案管理部门必须对所收集的文件资料进行筛选整理，严格把关，并对重要的材料进行妥善保管。其次，房产档案种类多，必须严格按档案管理规则，对所收集的文件资料科学分类，合理排列，整齐装订。另外，为了把房屋状况在房产档案中更真实、更直观地表现出来。房产档案中最好附加房屋照片，与房产材料放在一起保存。
2.3 加强房产档案的动态管理
房屋产权档案编目是房产档案科学管理的重要步骤。编且是否科学，直接关系到档案的科学管理和开发利用。为了适应房产档案动态管理的需要，首先应解决的是房产档案编目科学、管理动而不乱的问题，建设部明确指出“档案排列应以房屋坐落的地方为序”，这是有利于房产档案动态管理的科学方法。因为在同一地号的产权档案在不断增加或减少的情况下。其变化后的档案始终是依次排列在同一地号内。但是各地也可根据实际情况进行科学编目管理。可按照街道、办事处、路、巷门牌号进行检索，以检索目录的形式进行登记，如遇产权变更时，档号不变，把变更的产权人写在原产权人的后面或备注栏，与原始档案存放在一起，并将封面上改为新产权人的姓名，使原始登记与变更登记合二为一。
2.4 加强房产档案数据库建设
选择一个比较通用的且能熟练掌握的数据管理系统，作为房产档案信息化管理的软件平台，对录入的数据进行合理的存储、分析及运算。同时，要正确处理好档案原件及档案数据的关系。档案原件作为房产档案的原始资料有着不可替代的作用，它是档案数据的来源及房产身份的唯一合法证明，不能因为计算机的普及应用就忽视对原始档案的管理。计算机的应用只是为档案的查阅利用提供一种方便快捷的手段。而不能最终替代原始档案的地位。因此，笔者认为，加强房产档案数据库建设，一要建立产权交易信息管理系统和内部局域网，设有产权初始登记、变更登记、换证登记、抵押登记和交易管理等模块，彻底改变传统的手工模式，实现由登记收件、初审、复审、缮证、发证、归档等各个工作环节的计算机网络管理，实现房产档案信息资源共享，同时设立抵押库和查封库。有效地避免重复抵押和查封房产的登记、交易、抵押等违法行为的发生。二要研发银行抵押贷款风险防范系统。通过城市金融网，与市各级商业银行局域网互联，实现产权抵押数据共享。该系统的应用不仅提高了银行办理抵押贷款业务的工作效率。提升了客户的满意度。还进一步加强了抵押贷款风险的防范，杜绝了各种骗贷行为的发生，同时也减轻了档案工作人员的压力，缩短了工作时间，提高了房产档案利用工作质量和效率。
2.5 创新房产档案的利用方式
逐步实现开发利用方式从被动到主动。形式从单一到多样的转变。房产档案的开发利用不应停留在为产权服务一个层面上。要突破“产权管理———房产档案———产权管理”这一简单的线状轮回结构，房产档案信息应从“产权管理———材料汇报———咨询服务———政策依据———市场预测”等方面进行开发整合。以便更好地为房产管理提供依据。
2.6 建立房产档案网络化服务模式
房产档案的服务不单纯是某一项的服务，而应是所有信息的全部披露.是一种全方位、多元化的服务模式。房产档案网站是实现多元化服务的有效手段。房产档案网络化服务是将档案信息及其相关资料数字化、图像化，通过互联网经过相应的身份确认查看信息。一方面，可将房产档案中的建筑面积、房屋坐落、平面图等公布在网上，对于有条件利用资料的各级用户可根据自身的用户级别查询相关的房产档案;另一方面，利用者也可将自身的相关问题留在网页上。档案管理人员可及时了解使用者的需求，解答问题，实现管理者与使用者的互动互惠。
3 结束语
房产档案是城市房屋管理部门在房地产权属登记、转移、变更等管理工作中形成的历史记载。对房产档案实施规范化管理对于有效发挥房产档案的作用、服务社会具有重要意义。
参考文献：
[1] 爱晴.房地产产权管理如何应对入世挑战[J].中国房地产 ，2009(2).
[2] 李红海.房地产权属档案管理亟待解决的几个问题[J].房地产行政管理，2010(11).
[3] 李振东.运用现代科学技术开创产权管理新局面[J].中国房地产，2008(3).
[4] 柳叶《.房产档案现代化管理方式与目标》.档案管理技术.2010.(9).
[5] 陈晓红《.关于我国房产档案数字化管理的分析》.房地产经济时空 2011.(7).
