浅谈会计电算化对传统会计的影响

　　会计，今天已成为一门应用广泛的经济管理科学，不管是企业总裁还是个体业主；不管是政府机关还是企事业单位，都会面对实际情况而做出经济决策。伴随着信息和网络技术的不断发展，计算机在社会生活中的地位越来越重要，电算化的应用已成为会计工作的发展方向。
　　一、会计电算化的主要职能
　　首先是会计核算电算化。是运用计算机和会计核算软件，完成会计核算工作。它面向事后核算，采取一系列专门的会计核算方法，实现会计数据处理电子化，提供会计核算信息，完成会计电算化基础工作。包括：设置会计科目、填制会计凭证、登记会计帐簿、进行成本计算和编制会计报表等。其内容包括：帐务处理、工资、固定资产、存货、成本、销售、往来帐款的核算和报表的处理。
　　其次是会计管理电算化。是在会计核算的基础上，借助计算机和会计管理软件，对会计信息进行深层加工，实现会计管理职能，广泛采用会计学、统计学、运筹学和数量经济学等方法，提供管理上所需要的各种财务信息。其作用是：（1）对资金运动进行管理，实现会计监督控制职能。（2）对货币资金及应收帐款的管理。（3）对股票投资、债券投资、设备投资的管理。（4）对销售收入、销售成本的管理以及价格、利润分配的预测和财务状况及赢利能力的分析。
　　二、会计电算化与传统会计的区别及优势
　　第一，改变原有的组织体系。原有的组织机构在考虑企业规模、业务的特点、管理要求和会计信息需要，一般设置以下几个小组：（1）采购和应付款组。负责反映监督采购业务，检查全部采购原始凭证是否已经过采购部门和主管会计人员批准。核算采购成本，反映在途商品，登记应付款明细帐，经审核的发票在本组填付款单，由财务部门负责人签署后支付。（2）销售和应收款组。负责反映和监督销售业务，审核销售发票及有关凭证并按编号顺序登记，同时负责收货款和发出商品，并经常或定期向有关部门反映应收帐款的明细情况和编制商品销售分析报告。（3）工资核算组。负责监督工资资金，控制工资支出总额，审核和核算职工工资额，编制工资单。（4）仓库核算组。负责审核各仓库的收、发、领、退商品材料物资的凭证，检查帐存与实存是否相等。（5）固定资产核算组。负责登记企业厂房设备及其他固定资产的分类帐和折旧帐以及在建工程有关帐户。（6）成本核算组。负责计算登记基本生产、辅助生产、制造费用和管理费用等明细分类帐，按期编制生产成本报表并进行成本分析。（7）对外投资核算组。负责登记企业对外投资（长期或短期）的有关帐簿。（8）总帐报表组。负责汇总记帐凭证的登记，总帐的登记及报表的编制。以上各组少者一人，多者若干人。电算化简化了繁琐的组织程序，它以数据不同的形态为依据，将手工核算时数据分散收集、各自处理、重复记录的方式，改变成集中收集、统一处理、数据共享的操作方式。会计人员不但要精通本专业，还要熟悉计算机。
　　第二，改变会计核算形式。传统的会计核算形式是：经济业务发生后，经办人员需填制或取得原始凭证，经会计人员审核整理后按照设计的会计科目，运用复式记帐法，编制记帐凭证并据以登记帐簿。对于生产经营过程中发生的各项费用，需要成本计算，进行会计记录时，要经过财产清查加以核实，在保证帐实相符的基础上定期编制会计报表。在会计电算化信息中，完全可以从所要达到的目标出发，设计出更适合计算机处理、效率更高、数据流程更加合理的帐务处理形式。在会计核算时，会计人员不必在考虑运用何种计算程序和方法，只要会计软件提供的记帐程序是正确的执行记帐功能，计算机就可以高速、快捷、及时、准确地完成记帐工作。这样既减轻了财会人员的工作强度，又提高了会计的工作效益。
　　第三，改变原有的内部控制制度。传统的会计系统一般由会计师根据会计法规准则，上级主管制定的会计制度，参照行业经验，针对企业工作需要拟订的内部控制，通过凭证传递，相互校验、校对来实现，靠帐簿之间互相校对来实现的差错纠错控制。而会计电算化计算机处理部门，实行了严密的内部控制制度，会计软件增加了权限控制，数据处理高度自动化，帐册、报表根据要求来设计。各类会计人员有自己的操作密码和操作权限，系统本身增加了各种自动平衡核验措施。这样使会计工作更加标准化、规范化。
　　第四，改变帐表信息的存储方式、输出方式和会计挡案的保管形式。传统的会计帐簿和报表都是纸张介质，易破损不易保存。会计电算化的帐簿和报表光盘、电磁介质易保存、不易破损、存储信息量大、查询速度快等。传统的会计信息系统中各类帐目都是严格区分的，而电算化信息系统中，帐簿所需的数据是以数据库文件的形式保存，当需要输出这些帐簿时，计算机自动从数据库文件中依次按相应的会计科目进行挑选，然后按照格式将所需帐簿显示在屏幕或从打印机中输出。简便而快捷，省时又省力大大提高了工作效率。
　　第五，促进了会计的职能转变。传统的会计职能是会计人员整天忙于记帐、算帐、报帐。而采用电算化会计后，会计人员有时间利用信息积极参与管理，参与经营决策，促进了会计的职能的转变。
　　第六，进一步强化了会计的管理职能。传统的会计管理，大部分预测、决策工作需要依赖管理者个人的主观判断。而电算化会计信息系统中，管理人员借助先进的管理软件工具，可以将已有的会计管理模型在计算机中得以实现，并根据计算机所提供的信息开展分析，结合具体情况比较研究，评定单位经济活动状况以及经济效益，从研究已发生的经济活动入手，着重对未来经济活动的指导和决策。继而进行会计预测，编制财务计划，并进行会计控制。同时又可以不断研制和建立新的计算机管理模型，使管理人员利用计算机管理模型迅速地存储、传递以及取出大量的会计核算信息和资料，从而进行各种复杂的数量分析，及时、准确、全面地进行会计管理分析和决策工作。
　　综上所述，会计的改革和发展需要电算化，会计工作改革和发展的主要目标是提供更准确、及时、全面、具体的会计信息。会计方法和会计工作组织的发展变化，对会计数据处理水平提出了新的挑战。在市场经济体制下，企业以市场为导向组织生产和经营，竞争十分激烈，必须掌握经济信息，才能对付瞬息万变的市场形势，取得竞争优势才能得到生存和发展。财务管理信息的及时、准确、完整的收集、传输和综合利用，能有助于促进市场经济健康发展，有助于能源材料等资源的合理配置，充分开发和利用财务信息资源，方能根据企业内部条件外部环境，确定正确的发展战略和经营方针。利用信息、抓住机遇、开拓市场，才能大幅度提高物质资源的利用率，提高生产附加值和经济集约化程度。一个企业的经营状况如何，各种经济活动的比重结构经济前景，都需要会计及时提供信息才能掌握。所以财务信息是企业的生命，企业只有全面及时地掌握财务信息，才能充分掌握时机，获取胜利。社会进入了信息时代，会计电算化是时展的必然；是管理现代化的需要；是会计自身改革和发展的必由之路。为适应这种改革和发展的要求，会计工作必须实现电算化。