浅谈ERP环境下会计业务流程再造

　　【摘要】通过对我国企业会计业务流程现状及特点的分析。根据ERP系统财务模块的特点，借鉴业务流程再造的经营哲理，再造了ERP环境下的会计业务流程，并提出了实施原则及注意事项。
　　【关键词】ERP；会计业务；流程；再造
　　近年来，ERP在企业中的应用得到高度重视和迅速发展，ERP系统对企业的传统会计业务流程提出了挑战，要想使ERP真正发挥优势，必须进行会计业务流程再造。ERP是在MRPII的基础上进一步发展而来的面向供应链的一种先进的管理理念。它具有整合性、系统性、灵活性、实时控制性等特点，包括制造、分销、财务、人力资源等几大模块，其功能实现，需要企业对原有组织机构、人员设置、工作流程进行重新安排，以保证ERP功能的实现。[1]文章对ERP环境下的会计业务流程的提出新的方案，只求抛砖引玉。
　　1．ERP环境下现有的会计业务流程的缺陷
　　现有的会计业务流程是建立在劳动分工理论下的一种顺序化业务流程，会计人员利用会计科目和复式记账法这两个强大的会计工具把会计主体的资产、负债和所有者权益的财务度量结果分类汇总，使用标准格式和项目内容规范的会计报表将汇总的数据定期提交给信息使用者。在手工会计核算方式下，会计业务流程顺序为：识别所需纪录的经济业务——登记日记账——过八分类账——编制会计报表——期末进行实物清查。[2]
　　1．1信息来源上的局限性
　　传统的会计系统与其他子系统没有集成，不能提供实时的会计信息。传统的会计系统以货币为计量单位，许多重要资源无法用货币计量。传统的财务软件功能单一，难以将整个企业的资源进行整合。
　　1．2信息处理的局限性
　　传统的会计信息是通过对原始凭证、记账凭证、明细账及总账进行“筛选”得出的，从中看不到每项经济活动发生、执行与完成的全过程。
　　1．3信息输出的局限性
　　传统的会计系统将全部会计信息存放于资产负债表、损益表、现金流量表及其附表中。而在现今的经济环境下，这种信息披露模式已经不能满足信息使用者的需要。
　　2．ERP环境下的会计业务流程的特点
　　ERP系统最大特点是财务信息和业务信息的集成，实现财务和业务的一体化管理。ERP系统中的财务模块是企业经营管理系统的一个子系统，其工作流程与企业其他管理工作始终融为一体，不可分割，得到的是较为全面、完整的信息，即实现了ERP财务模块与其他模块之间的信息无缝集成。
　　ERP环境下的会计业务流程运用了信息化技术，通过定义事务处理相关的会计核算科目与核算方式，在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录，保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性。它对进行中的经济活动和企业其他业务流程进行集成管理，是整个企业管理的有机组成部分。与传统会计流程相比，ERP环境下的会计业务流程表现出集成性和实时性的特点。
　　ERP环境下的会计业务流程要求实现以下功能：
　　2．1支持业务协同的工作方式
　　业务协同包括报告企业内部的协同和报告企业与供应链的协同。报告企业内部的协同是指对于报告企业内部信息可以通过企业内联网的信息传递实现内部协同，如采购订单在MRP中由系统自动生成；与供应链的协同是指通过国际互联网实现供应商、客户和报告企业之间的协同和电子商务。
　　2．2支持远程处理
　　远程处理主要包括在线录入、远程查询和远程数据维护。远程处理是实现会计数据在线录入、加工处理、查询并保证信息流畅的基本功能，会计业务流程支持远程处理对ERP系统具有重要的意义。
　　2．3迅速反应
　　要求会计业务流程在上述两项功能的基础上迅速将实物流、资金流转化为信息流，财务部门、生产部门及其他部门能够迅速获得信息并采取相应行动，指导经营和控制生产活动。
　　3．ERP环境下会计业务流程再造的原则
　　3．1整体性原则
　　整体性原则是指ERP环境下的会计业务流程再造要统观全局，有大局观念，着眼于企业整体流程最优，同时争取整体会计业务流程最优，而不应仅仅关注某一具体的环节或者流程的最优。
　　3．2共享的原则
　　ERP环境下会计业务流程再造以后，数据的采集要从信息来源地一次性获取相应的信息，将采集到的数据通过企业的网络传递到ERP系统后台数据库中保存，与所有需要的人实现数据资源的共享，利用系统提供的管理权限机制对企业资源进行统一管理。不能像传统的会计业务流程那样，由不同的部门重复采集数据。
　　3．3持续优化的原则
　　应该强调不断地对企业的管理水平和业务流程进行持续优化。持续优化强调的是一个持续改进的过程，管理的优化应该是渐进的，而不应该是突变的。在实施ERP软件时，用户应该在咨询公司的指导下，根据自身对变革的承受力来对会计业务流程和组织机构进行必要的优化，在软件应用之后的企业发展过程中，用户还应该不断地根据企业特点进行持续优化。不能“冻结”。[3]
　　4．ERP环境下会计业务流程再造方案
　　在ERP环境下，要成功地进行会计业务流程再造，需从会计观念、会计流程和会计组织方面入手。会计业务流程重建的顺利实施，离不开会计观念重建和会计组织重建会计观念重建为会计业务流程重建提供准备和保障。会计业务流程重建为会计组织重建打下基础并创造条件。只有三者协调运作，方可促成会计业务流程重建的最后成功。
　　4．1重建会计观念
　　会计观念是指会计人员在会计实践活动中形成的对客观事物的系统看法，会计观念重建的对象是传统会计的习惯、信念、精神等社会人文意识。[4]在ERP环境下，原有的会计模式已经改变，相应的，会计观念也需要进行重建。会计观念重建的主要方式包括：培训、宣传和交流，其目的在于重建会计的理性基础．用新的思想、新的观念来为会计业务流程的再造做准备以及为再造后的会计业务流程顺利进行提供保障。因此，新的会计观念主要包括：树立为信息使用者服务的观念；树立面向未来的观念；树立团队合作的观念等。
　　4．2重建会计流程
　　在进行会计流程再造之前，先要对ERP系统中的流程进行分析、研究，充分理解ERP系统中的各种标准业务流程，然后对企业原有会计业务流程进行描述、分析和诊断，系统化地改造和设计新的会计业务流程，尽可能地减少会计业务流程中的非增值环节以及调整会计业务流程的核心增值活动。ERP环境下的会计业务流程分为会计数据的收集、会计数据的处理及会计信息的输出三大块。[5]
　　4．2．1会计数据的收集方式——自动收集。在ERP环境下，当某项业务发生时，其业务数据便由各业务部门的管理子系统加以收集，并按一定编码将业务数据传递到ERP系统后台数据库中保存，这些数据既有财务信息也有非财务信息。会计部门需要对数据进行加工时，直接从数据库中调用数据进行加工，大大减轻了会计人员的劳动强度，而且使会计数据收集在范围数量和效率上都有很大提高。
　　4．2．2会计数据的处理方式——事件驱动。ERP系统是由事件驱动的，即当某一特定事件的要求代码进入工作时，程序指令开始执行。当经济业务发生时，根据数据处理规则，各业务部门将业务数据存入数据库，数据库中的数据只是经过初步加工的源数据。当信息使用者想从系统中获取信息时，由信息使用者输入信息处理代码，系统启动相应的信息处理程序，对数据库中的信息进行加工处理并将处理结果实时反馈给信息使用者。
　　4．2．3会计信息的输出方式——网络实时报告。在ERP系统中，当信息使用者发出指令，ERP系统的报告生成器就会根据用户的选择，启动相应的信息处理程序，调用模型库中适合的会计处理程序对数据库中的信息进行加工处理，生成需求的信息，并将处理结果实时反馈给信息使用者。
　　4．3重建会计组织
　　会计组织是会计业务流程的组织基础，会计业务流程只有附着在会计组织及其结构之上，并通过一定的手段和方式才能有效运作。在ERP环境下，会计业务流程再造后，会计组织是围绕业务流程运行的，是一种二维的组织结构，即流程维与职能维。一方面会计组织以业务流程为主干，建立与业务流程相应的会计业务流程小组，满足与业务流程横向经济关系处理全面控制的要求；另一方面各个会计业务流程小组都归属于会计服务中心。具体而言，由于新的会计业务流程已经不再对诸如工资、固定资产等项目分开进行核算，所以也不再需要按此划分专门的岗位，并且由于原始数据的录入工作迁移到业务部门进行，会计人员不会再被困于繁重的数据录入工作，所以会计业务流程再造后，会计部门需相应的设置系统部门和财务小组等职位。各职位的主要工作如下：系统部门主要负责电算化会计信息系统的开发与维护；财务小组会计人员的工作重心从会计实务工作转向管理会计的深入应用。会计人员的大部分工作是对会计信息监督与分析，包括事前、事中、事后的监督分析。观念、流程、组织这三个层次相互作用、相互关联。
　　4．4ERP环境下，采用系统收集和事件驱动的会计业务流程
　　再造后的会计业务流程可以描述为：
　　1．业务事件发生时，各管理信息子系统录入业务事件数据，并将其存储到全局数据库中。
　　2．为落实经营管理责任，对业务事件数据中的货币计量信息进行审核并编制记账凭证，将其存数据库中。
　　3．根据规则对业务事件数据进行编码并存储到业务事件数据库中。
　　4．当信息使用者需要某项信息时，可以随时由信息使用者通过浏览器向事件驱动会计信息系统输入信息处理代码。
　　5．系统从事件数据库中提取需要的业务时间数据，并根据加工模型库中的会计模型对数据进行处理。
　　6．定期生成各种账簿供财产清查所用，并定期产生各种通用的常规报表，提供给会计信息使用者。
　　5．会计业务流程再造的实现途径
　　为了给ERP创造一个良好的生存空间，我们需要再造会计业务流程。解决方案如下：
　　5．1重建ERP的流程
　　现在会计电算化的本质仍然是传统会计理念、方法和程序，注重事后算账，并没有充分发挥信息技术的优势，无法支持事前计划、事中控制、事后分析和实现控制的需要。这就需要打破传统的会计业务流程，充分发挥计算机技术、数据库技术和人工智能技术，建立起会计业务一体化信息处理流程。这种流程的优点是：集成所有数据于一个数据库，实现数据的共同使用，各级管理者可以实时、动态地获取所需的信息，进行决策。
　　5．2构建会计实时信息处理系统
　　传统会计业务流程由于受制于技术和成本因素，信息的披露主要以季度、年度为主的定期报告方式进行披露，然而随着网络技术的发展，这种制约因素得到有效克服，使会计实时信息处理成为现实。因此，要实现财务、业务一体化，信息处理流程需要充分利用网络技术，以计算机网络为平台，将实时信息处理流程嵌入业务处理过程中，将财会人员工作嵌入经营活动过程中，将财会工作由被动的、过滤的收集信息、整理信息和加工信息转变为主动、全面、实时的加工和制定会计信息。
　　5．3实现信息披露多元化
　　通过网络技术将财会人员的工作环境，由财会部门延伸到各个业务部门，直接关注实际业务过程，有助于财会人员通过会计实时信息处理系统准确、及时地获取信息并进行加工处理，实现处理的动态化和实时化，并根据信息的不同特征，分类存储以备决策之用。改变了传统会计信息系统只处理业务过程中所发生事件的一个子集，而且财务信息与非财务信息分离和两者之间存在滞后的状况，使信息采集、加工的实时性、完整性和有用性得以实现，同时可以应用网络技术，设计能够满足多种用途的的全面反映历史信息、实时信息及未来预测信息的财务报告体系，实现会计信息披露多元化，改变原有的定期报告方式，随即产生实时报告，并且根据实时控制的需要提供更加快捷、广泛的会计信息，动态的、及时地向利益相关者提供所需会计信息，同时充分利用网络技术、人工智能技术和数据库技术，丰富实时报告的形式和内容，从表式信息到表式信息与图像式信息并重，实现信息披露的多样性。[6]
　　6．会计业务流程再造应注意的事项
　　6．1谨慎对待会计业务流程再造
　　我们不仅要考虑业务流程的有效性和高效率，还应对相应的会计业务流程体系重新评估和完善，这就需要仔细分析再造流程的各个节点之间的衔接，设计合理的稽核点以确保会计业务流程制度的完善。对于一个规模较大的企业，为了检验新系统的有效性，事先进行模拟运行和测试有时是一个必不可少的步骤。
　　另外，业务流程的根本改变还可能涉及商业模式的改变，这还需要我们对公司外部的影响因素作出分析。再造后的业务流程应该在效率上是高效的、操作上是可行的、会计业务流程上是无缺陷的，缺一不可。
　　6．2加强实施管理和应用管理
　　在ERP实施过程中，应该会同企业各个相关部门进行集体讨论，在集合各部门意见的基础上，企业才能就有关业务流程再造的目标和范围形成一致意见。而对业务流程的任何变动，都要同员工进行沟通，讨论变动本身及其对流程整体的影响，确保变动不会引起新的问题。在ERP运行过程中，相关管理人员需要对新的业务流程密切跟踪，及时发现问题并加以改进。
　　6．3注重企业内部人才建设
　　首先，要做好人员的思想工作，要让员工认识到ERP是一种高效、先进的管理模式和理念以及它对企业的重大意义。其次，要做好人员培训工作，使各部门的每一个工作人员对新流程都有准确的理解。实践证明，对员工做好培训和教育工作是实现业务流程优化的前提条件之一。
　　6．4观念创新和企业文化创新
　　观念创新使员工从客观的和整个企业发展的角度来看待业务流程再造，让员工来提出业务流程再造的建议，授予员工一定的决策权。企业文化也要及时创新，建立与流程管理相适应的企业文化，加强团队精神建设。
　　
　　参考文献
　　[1]李凤鸣.会计业务流程设计[M].北京：经济管理出版社，1997
　　[2]刘宗柳，陈汉文.企业会计业务流程：理论、实务与案例[M].北京：中国财政经济出版社，2000
　　[3]朱荣恩.建立和完善会计业务流程的思考[J].会计研究，2001（2）
　　[4]刘明辉，张宜霞.企业会计业务流程探讨[J].中国注册会计师，2001（4）
　　[5]范力.企业内部会计业务制度的问题与对策[J].中共四川省委省级机关党校学报，2006（6）
　　[6]王竹萍.ERP环境下的会计业务流程的问题与对策[J].成都行政学院学报，2007（8）