浅谈高职院校档案管理信息化建设

　　[摘要]高职院校档案管理工作应该纳入到信息化建设轨道,把档案管理工作信息化建设作为学校全面发展的一环，使学校档案管理工作适应、促进学校的全面发展和建设。在高职院校档案管理工作信息化建设过程当中，更新观念是前提，领导重视和支持是关键，标准的数据库开发是根本，合理有效的投入是保障，稳定的专业工作队伍是核心。
　　[关键词]高职院校；档案管理工作；信息化建设
　　全国高职院校的校园网络建设、信息化建设已经成为校园建设的基本起点，也是广大领导和干部教师的共识，这无疑给学校档案管理工作的信息化建设提供了难得的机遇。如何抓住当前校园网建设这一机遇,着力解决和协调好档案的网络建设问题，已成为高职院校档案管理工作人员研究和思考的重点问题之一。
　　一、我国高职院校档案管理的现状
　　首先，管理不健全,职能也不够明确。案室一般只管理文书档案、音像档案和部分实物档案等,而科研档案、财会档案、人事档案、设备档案等分属各个业务部门、系(部)管理,在一个单位内形成了诸多部门管理档案的格局,人力和物力都极大地分散了，服务观念和效率也非常低。同时，也造成档案管理的标准化、自动化和信息化的不易实施。
　　其次，档案管理队伍素质偏低。这当然也是有着很大的历史原因的。我们原有的档案管理工作模式，不仅造成高职院校档案管理工作效益低下，同时，在管理观念上也与现代信息化社会的时代脱节。
　　第三，经费投入不足。目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌,但档案信息化的实现仍然需要投入大量的资金。所以在学校档案管理工作的发展和建设中，存在着相当一些弱势问题。
　　建设的经费非常有限,无法购置好的硬软件,建立高起点的档案管理网络,更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响各院校档案信息化发展的最大障碍。
　　以上问题虽然严重制约了我国高职院校档案管理工作的建设和发展。二、高职院校档案管理工作信息化建设的应对措施
　　1、更新观念是高职院校档案管理工作信息化的前提。
　　现代社会是个信息化的社会，也是个服务化的社会，任何事物的发生和发展，都离不开信息化和服务化这个前提。档案管理工作信息化建设也必须清醒地认识和高度地依靠这个前提。档案管理工作人员也必须更新观念,提高对档案信息化建设的认识,改进管理模式,自觉学习新的技术知识,提高业务素养和技术技能,提高创新素质,从业人员能力的提高要与时代同步。
　　2、领导重视和支持是高职院校档案管理工作信息化的关键。
　　学校领导是学校各项重大决策和建设和第一施行者，对学校的各项工作都有着决定性的影响，因此，高职院校档案管理工作的信息化建设首先要取得学校主要领导的理解和大力支持。因此,首先领导应重视档案信息化人才队伍建设,优化组合档案工作者队伍,应配备档案信息化专门技术研发方面的信息专业人才,负责档案信息化管理系统的设计、建设,给档案信息化建设提供强有力的智力支持。其次,应立足现有人员的培养提高,培养从业人员的信息素质、现代信息意识、信息管理能力。造就一支具备现代信息素质,能够掌握新知识、新技术、新技能的复合型人才队伍。再次,应建立具有约束力的规定,要求档案人员必须掌握档案信息化管理技术。
　　建议有关部门组织职业院校档案信息化组织协调机构,从行政和技术两个方面统一指导和规划职业院校档案自动化信息化建设,制定一系列有实际约束力的规范和标准,特别应该制定出信息化发展各阶段的规划,既有近期又有远期的目标,以对全国职业院校档案信息化工作进行实质性领导,统一思想,协调行动,开发高质量的应用软件,集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库,破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面,真正实现职业院校档案信息资源的共享。
　　3、标准的数据库开发和建设是高职院校档案管理工作信息化建设的根本。
　　标准化是自动化、信息化的前提。数据库是档案网络建设的重要组成部分,是网络的信息资源。要加强网络建设,必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据,集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。此外还要加强对数据库的维护工作,保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。这样可以在向资源共享过渡时少走弯路,避免人力、物力、财力的浪费。各院校在组织协调部门的领导下,选用统一的高质量应用软件,建立标准化的数据库。
　　4、合理有效的投入是高职院校档案管理工作信息化建设的切实保障。
　　档案现代信息化建设需要投入必要的资金,网络化档案管理信息系统涉及到服务器管理、数据管理、网络资源管理等多项技术内容,即购买软件,也要购买其它必须的服务设备。所以,高职院校要尽力满足档案信息化建设所需经费,给档案现代化信息化建设提供充足的资金保障。
　　5、专业稳定的工作队伍是高职院校档案管理工作信息化建设的核心。
　　档案现代信息化建设,不仅需要从业人员的努力,更需要上级档案业务部门的栽培,上级档案部门应在过去的单纯的档案知识培训的基础上,举办档案现代化信息化知识培训班,并建立强化学习制度,规定各单位落实人员参加学习,为各单位档案现代信息化建设提供技术支持,保障档案现代信息化建设对人才的需求。
　　档案管理工作是高职院校工作的重要组成部分，也是高职院校发展和建设不可或缺的一部分，从高职院校的制度完善和可持续发展角度来看，档案管理工作信息化建设更体现了高职院校在建设和发展过程中的诸多指标：学校管理制度是否完善、科学，领导的治校理念是否全面、均衡，学校教职工的工作教学科研环境是否优良，高职院校的发展理念是否充实，完备，等等。