浅谈中等职业学校的人事档案管理

　　内容摘要：人事档案管理有利于对人事的整合与科学规范的统一管理，可以很好的提高学校的管理水平;但同时人事管理也同样存在着管理滞后的缺点，需要我们在实际运用中合理运用与克服。
　　关键词：人事档案管理合理运用管理滞后
　　学校干部或教职工人事档案管理是学校管理的一个重要组成部分。学校干部或教职工人事档案是一个以本人个人姓名为单位，便于集中保管和提供利用的整体形式，是学校组织人事等有关部门，按照党的政策在培养选拔和任用干部、教师考核、评聘等工作中形成的记载干部、教职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。学校干部教职工人事档案管理又是按照科学的原则和方法进行整理、分类、保管，为组织人事工作提供服务的一项专门性工作。因此，学校干部人事档案对于历史地、全面地考察、了解干部、教职工和正确选拔、使用人才，提高学校管理水平，无疑都具有重要意义。
　　一、新时期中等职业学校干部人事档案管理工作的作用
　　1.干部人事档案在学校管理中具有导向和联接延续的作用
　　干部人事档案是学校档案的重要组成部分，是学校干部、教职工管理资料的核心内容，是学校推进干部人事制度改革、干部教师队伍建设等工作的重要参考材料。并可为上级部门对学校干部人事工作的宏观决策提供必要的资料和依据。这是干部人事档案的导向作用。另外，从组织和个人的关系来看，干部人事档案工作是“教工之家”的重要体现。干部个人档案清楚可以使广大教职工对组织人事部门有一种归属感和信任感，促使他们更好地为学校的稳定和发展做好工作，从而有利于学校各项管理工作的顺利实施。这便是干部人事档案工作的联接延续作用。
　　2.干部人事档案在学校教师队伍管理工作中起着促进作用
　　学校的根本任务是培养适应我国经济建设需要的合格人才。学校教育教学改革涉及的内容极其广泛，但就整体而言，师资队伍的建设和管理是其中最为重要的。教师是教学过程中的主导因素，教师的素质和水平直接影响教育教学质量乃至人才培养的质量。干部人事档案记录了全校每位教师的个人简历、专业结构、专业技术考核、进修提高、教学评估、科研授奖等情况，是一套完整地反映每位教师的业务能力、学术水平、工作业绩的历史真实凭证。这样就可以有目的、有计划地合理使用每一位教师，在选调优秀教学人员时可根据其人事档案了解情况，在评定职称时可把人事档案中记载的成绩作为依据之一。因此，干部人事档案管理工作有利于调动每位教师的积极性，从而，加快学校教育教学改革的步伐。
　　二、新时期中等职业学校干部人事档案管理工作中存在的问题
　　1.管理意识滞后
　　干部人事档案工作是干部工作的一项基础性工作，是做好干部工作的基础和前提，搞好干部人事档案管理，对于全面地了解干部，选拔、使用干部具有重要意义。从事干部人事档案管理工作的许多同志，干部档案意识是比较强的，对干部人事档案工作的认识是明确的。但也应清楚地看到，由于干部人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目的、默默无闻的工作，因此有的同志常常看不到它的重要性。有的同志认为，现在使用干部重在现实表现，干部档案没有多大的作用；有的同志认为干部人事档案工作是干部人事档案工作人员的事情，与己无关；有的同志虽然口头上讲干部人事档案工作的重要性，但在实际工作中却不够重视。这些情况表明，有相当一部分人对干部人事档案工作的认识是不到位的。可以说，管档意识的滞后是制约干部人事档案工作的一个重要因素。
　　2.管理机制滞后
　　从目前情况看，学校干部人事档案因工作性质不同，导致管理并不统一。分散的管理格局，使干部档案材料不能全面地反映干部的真实面貌。干部档案材料的收集是干部档案工作的重点和难点，目前主要仍是依赖于行政手段，材料收集的办法老化而单一，真正反映个人特性的材料少，档案材料缺乏科学的定性描述和定量考核，档案语言比较僵化抽象，信息资源往往不能准确地反映个人的真实情况，也不能准确地评价一个人。
　　3.管理方法滞后
　　目前，干部档案材料主要包括记载干部、教职工本人基本状况的履历表、登记表、任免表、评聘表、考核表、工资表，记载信息简单，不能全面地反映干部教职工的特征。干部档案信息载体形式单一，未能形成声像制品，远程传递速度慢，使用价值低，不能实现科学存贮和信息资源共享。干部档案管理手段相对落后，基本处于手工操作阶段，缺乏相应的管理设备和手段，干部档案的案卷质量尚待提高。
　　三、新时期中等职业学校干部人事档案管理工作改革的对策
　　1.更新观念，加强对干部档案工作的领导
　　随着科学技术的不断发展，许多学校的干部档案管理工作水平有着不同程度的提高。但从目前状况看，仅仅做到索引目录和检索案卷目录是远远不够的，电子储存与检索、档案管理现代化已提上日程。因此，从领导干部到具体的工作人员要跟上时代步伐，更新管理观念，深化档案管理工作改革，适应时展需要。同时，各级领导干部应认真深刻理解上级的有关文件精神，进一步加强对干部工作的指导，冲破传统的干部人事档案材料的管理模式，立足于干部档案资源的开发利用，改变传统的干部人事档案管理工作中的陈旧观念，充分发挥干部人事档案工作的作用。
　　2.实施干部人事档案的规范化、科学化管理
　　首先要健全工作制度。制度建设是做好工作的前提和保证，干部人事档案工作是一项头绪众多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。我们必须进一步完善各项干部档案管理制度，并在狠抓落实上下功夫。要强化保密管理，杜绝泄密、失密、窃密现象。其次要加强干部人事档案硬件建设，实现档案管理的科学化和现代化。学校应该努力改善干部人事档案工作条件，添置必要的现代化技术设备，如计算机、温湿度器等，建立实用性较强的微机档案管理系统，逐步运用计算机贮存、传递、检索档案信息，提高检索速度。再次要认真做好干部档案材料的收集和归档工作，实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。人事档案管理质量取决于收集和补充的档案材料的质量，对收集到的材料，要从手续是否齐全，表述是否准确精练等方面进行认真细致的鉴别，不符合要求的要及时退回纠正后再归档，不属于归档范围的要及时退还。
　　3.加强干部人事档案管理队伍的建设，提高干部档案管理人员素质
　　建立一支熟悉业务、相对稳定的专业队伍，是做好干部档案工作的组织保证。为力促学校干部人事档案工作迈上新台阶，学校干部人事档案管理人员应具备优良的思想政治品质、宽广的知识面、扎实的档案专业基础知识、较强的现代管理能力和计算机运用能力等。
　　四、改革中等职业学校人事档案管理的几点建议
　　1．提高档案管理人员素质。
　　作为人事档案工作人员，要不断提高自身的政治素质和专业素质。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。
　　2.完善人事档案管理制度。人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，通过制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。
　　3.采用信息化管理手段，建立用人与管档相分离的人事档案管理体制。要改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来，将国有企事业单位的人事档案管理权重新上收归政府所有，成立政府所属的统一的人事档案管理中心，除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外，企事业单位人员(包括改制破产的企事业单位置换身份后的人员)、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心管理。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，从初始设置的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全额提供经费，从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。