浅谈高校档案信息网络的构建

　　摘要：随着高等教育的发展，高校档案信息网络的构建是非常必要的。建立档案信息网络资源库需要档案专业人员经过长期艰辛的劳动。要充分发挥好档案信息网络的作用必须提高档案人员素质，加强网络维护，提高管理水平。
　　关键词：档案管理信息网络资源库
　　现代信息技术迅猛发展，给高校的档案管理工作带来了质的飞跃。档案管理如何主动迎合高校信息化的要求，充分发挥档案资源对高校各项改革事业的作用，已成为从事档案工作专业人员必须正视的问题。本文从构建档案信息网络的必要性、建立方式及推进措施三个方面阐述这一问题。
　　一、构建信息网络的必要性
　　随着我国高等教育的不断发展，档案的形成、管理、保护和利用都发生巨大的变化，传统档案管理已经不能适应新的形势要求，实现档案信息网络化管理刻不容缓。
　　1、高校体制改革的需要
　　近年来，大量的中高等学校通过合并、升格组建为一所新的高等院校。而合并组建后的高校其原学校大都处在不同的位置，距离有远有近。由于各方面的原因，大多实行分校区的管理，致使档案信息数据采集重复劳动较多，工作程序繁琐不便，且信息采集疏漏现象时有发生，一定程度上冲击了高校改革效应。因此，作为高校运作的核心环节高校档案信息整体化管理，无疑被提到一个亟需解决的议程上。要使整个档案工作形成向心力、凝聚力，减少因分散管理带来的不便，就必须建立档案管理信息网络系统，这是高校机构改革的需要。
　　2、高校管理工作的需要
　　我们深刻地感受到，网络时代的到来，给高校管理工作方式带来了巨大的变化，如：高校各种会议、通知、规章制度文件等通过网络就能实现上传下达。随着这一变化产生了大量的数字化文件、数学化档案信息资料，若不及时归案管理，还一直停留在传统手工式文件材料收集整理、编拟目录及保管型的管理模式上，就很难担负起这繁重的劳作。同时传统的手工式还存在着许多无法完成和办到的档案管理工作。因此要使文件及时有效地上传下达，使收藏的档案信息资源最快速得到开发利用，使档案信息得以开放性、多功能的交流，就必须建立档案管理信息网络。
　　3、高校领导决策的需要
　　高校领导要正确贯彻党和国家的教育方针，高瞻远瞩地制定工作目标和发展战略，保证高校的教学、科研、生产等各项工作高效正常动作，及时地纠正和合理调整工作中出现的偏差，就要掌握足够的、准确的档案信息作为决策依据。档案作为昨天的历史，可以作为高校领导今天和明天的借鉴。因此要求档案管理工作要为校领导及院、系、部领导提供有利于学校工作的正确决策的全面详尽的信息资料，并提供随时可查阅的全国各省市高校工作情况及动态的工作平台，就必须建立档案管理信息网络。
　　综上所述，高校档案管理依托信息网络，可以实现高校各部门数据的一致性、完整性和时效性，实现信息资源的共享，使收藏的档案信息资源能够以最快的速度得到开发利用，真正实现档案业务和管理流程的规范化，提高工作效率。
　　二、档案信息网络资源库建立的方式
　　高校档案信息网络资源库的建立是一个非常庞大的系统工程。它需要各方面的支持和协同工作，同时需要档案专业人员经过长期的、繁杂的、艰辛的劳动才能逐步建立，就目前而言需要做以下三个方面的工作。
　　1、纸质档案数字化工作
　　我国各高校大都是有着十几年甚至几十年、上百年的建校历史，历史的沿革积累了大量珍贵的历史资料，这些资料是高校发展的基础和动力。如何把这些历史资源变成可利用的、鲜活的、生动的资源，就需要采用一定的手段来实现。就档案馆馆藏档案数字化而言，完全没有必要将馆藏内容全部进行数字化，，应遵照“有所选择，有所侧重，分清轻重，分布推进”的原则，分批进行。具体方法是：（1）纸质档案数字化。①筛选，确定对象。②对确定的对象整体扫描和数码相机拍摄的加工及转换；③利用JPCG系统编目、标引、图像处理、图文识别等进行信息处理；④建立数字档案案库并光盘备份；⑤与相关网络联结，提供信息服务。（2）录像，录音，数字化。除第三步利用MPEG或MP3、MAV进行图像处理、语音处理外，其他步骤与纸质档案数字化相同。
　　2、电子档案建立工作
　　随着高校信息化工作的深入开展，高校党政部门大都采用办公自动化系统，工作进行中会形成的有参考和保存价值的文件，这就需要进行信息采集。具体方法是：
　　（1）建立档案管理部门与全校各部门共同的信息采集平台。信息采集平台要与全校各个部门实现无缝联接，档案部门成为全校各部门信息系统流程的终点站；
　　（2）建立面向各归档部门的网上预立卷和远程归档工作平台。归档部门的文件材料预立卷工作、归档工作和档案管理人员对归档材料的审核工作均在网上进行，通过档案管理人员与基层兼职档案管理人员网上对话，完成档案的归档和审卷工作；
　　（3）对于党群、人事等门类，网络系统直接与各归档部门的收发文管理对接，所有的收发文件材料都在网上进行登记，再按归档类目进行文件材料的预立卷。对于教务、科研、设备等专业化门类，在信息平台上进行信息采集，完成网上归档和信息处理。
　　3、档案信息和开发利用工作
　　首先是档案编研工作。我们可以采用以下两种方式。一是在研究档案内容的基础上，按专家对档案文进行审查、筛选、加工要求，使之转化为不同形式的编研成果；二是按编研目的，将多个文件资料编组到一个事项中，给事项加上题目和编研内容的文字描述，来满足全校不同部门的检索需求。
　　第二，提供自主控制的网络搜索引擎，该搜索引擎可以在Internet上按用户指定的范围自动搜索并保存。
　　第三，提供功能强大、自定义、跨门类的检索功能，检查信息可包括文字、图像、Word、Excel文件等，检索结果可灵活地组织成事项、专题和主题，并自动在网上发布。
　　三、推进构建档案信息网络的措施
　　建设档案信息网络的工作是一项创造性的工作，是对传统档案管理模式的一次革命，为强化推进这项工作，必须做到以下三点。
　　1、提高档案队伍素质，加强档案复合型人才的培养
　　档案队伍自身素质的高低直接影响着档案信息化的进程。当今社会各类新知识、新信息、新技术层出不穷，并大量在档案管理工作中广泛的应用。为适应新的形势的要求，档案工作人员不仅要有档案专业知识、计算机知识，同时还要精通网络技术、多媒体技术，并具有信息处理分析能力。为达到这一标准，一方面对在职人员进行培训，通过举办档案业务、电脑培训班、组织实地参观、以会代培、订阅档案报刊杂志和有关书籍等方式进行培训，不断提高在职人员档案专业理论知识和业务水平；另一方面还要不断吸纳众多的掌握多方面、多层次知识的人才，组成优化的群体结构，努力造就一支高素质、高层次的复合型档案队伍。
　　2、加强档案信息网络的维护工作，提高管理水平
　　档案信息网络系统作为一严密的信息系统，对信息资源的准确性要求特别高，在电子档案管理过程中，一定要考虑到介质质量因素、环境因素、人为因素等对档案信息的影响，采取有效措施进行维护。特别是要做到以下几点：（1）定期抽查、普查和检测以加强对黑客攻击和病毒的防范；（2）适时转录、拷贝或迁移信息；（3）重要信息采取再生性保护技术；（4）制订有关电子文件的工作制度和管理制度；（5）提高计算机人员操作水平，规范操作程序等；（6）防止电子信息的丢失，确保档案信息数据的准确、规范、及时。
　　3、努力探讨新技术，为档案工作现代化提供技术支持
　　在网络环境下，档案管理的方法更加智能化，管理的范围更加扩大化，档案管理与知识管理、信息管理更加融合在一起。档案工作人员应从实际的工作需要出发，采取切实可行的技术路线，逐步摸索出档案业务完全与现行业务系统紧密衔接办法，实现无缝连接，将电子文件归档作为现行业务系统的最后一个环节，使电子文件在形成之日起，都带有档案管理所要求的各项属性和信息，使档案在归档时不需要开展信息收集、信息转换等接口工作，真正实现电子信息资源的共享。