高校教学档案管理浅析

　　摘要：本文围绕高校教学档案在学校教育教学中的重要作用，阐述了如何做好高校教学档案管理工作以及目前高校教学档案管理工作还存在的一些问题，探讨了做好高校教学档案管理应注意哪几方面的工作。
　　关键词：高校;教学档案;管理
　　
　　
　　教学档案是指学校在教育教学管理、教学实践和教学科研等活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料，电子介质材料的总称。是全体师生员工在教育教学和教育管理工作中的智慧结晶，是学校教育教学工作中珍贵的历史记录和宝贵的知识财富，是学校教育教学工作的重要环节和高校档案工作的主体，是国家档案和教育事业的重要组成部份。教学档案在高校教学中起着十分重要作用，管理的好坏，直接影响学校的各项工作及教学质量。现就如何做好高校教学档案管理工作谈点粗浅看法。
　　一、 做好高校教学档案工作重要性的认识
　　教学档案记载着国家规定的教育方针政策和各级教育主管部门对教育工作的指示精神，记载着学校建校以来教育教学工作的真实情况，记载着各学科在教学中形成的最原始的资料，具有原始性、真实性、信息性、知识性和价值性。它对学校的教育教学以及各方面工作都有重要的参考和利用价值，对学校教育教学的改革和提高教学质量具有重要作用。
　　1、促进学校教育教学改革发展的作用。教学档案是反映学校教育教学全过程，体现学校办学指导思想和培养目标的唯一历史资料。教学档案不仅能反映学校教育教学的总体情况，而且还能帮助领导决策，科学地总结以往的经验教训，找出影响学校教育教学发展中存在的问题，为学校重新制定正确的改革发展方案，进行新的探索提供可靠依据，起到促进学校教育教学改革持续发展的作用。
　　2、反映学校教学质量的作用。教师的业务档案记载着每个教师的授课水平、教学业绩、教学点评、学生评教以及教学管理部门和学校对教师的评价等资料，综合这些教学档案资料，就能真实地反映出学校的教学水平和教学质量。对学校今后如何加强教学管理，提高教学水平和教学质量有着十分重要的作用。
　　3、展示学校真实面貌的作用。教学档案资料中记录着学校办学特点、规模、学风、校风和每个时期的具体情况。在漫长的办学过程中，学校会有许多的变化。如我院就经历了合并、更名、升格、搬迁等变化，这些变化情况用不同的载体记录后，经过整理形成档案资料长期保存，后人通过档案资料就可以了解学校的历史和发展过程。如没有档案资料为依据，很多东西后人是无法知道或是不真实的。
　　4、教学档案有激励作用。教学档案记载着大量的荣誉档案、名人档案、科技成果以及许多专家、学者在教学实践活动中产生丰富而广博的知识。这些既是成功的范例，又是向新的科学高峰攀登的基础。它能激励人们自强不息、奋发向上、勇攀科学技术高峰的精神。
　　5、教学档案有服务作用。教学档案记载着丰富的科学技术知识和文化知识，许多科学技术知识和文化知识在现在的教学中得以应用。如数学建模档案信息的提供利用，在我系的数学建模教学和参加比赛中都起到了很好的作用。档案是全社会的知识和财富它的主要目的是为社会和人民服务。教学档案也是一样，它不但能为学校的教育教学服务，也能为地方经济建设服务，为国家现代化建设服务。根据教学档案在各方面所起的重要作用，说明了做好教学档案管理工作的重要，为此，学校和教学管理部门，特别是档案管理人员本身，要提高做好高校教学档案管理工作重要性的认识，切实加强高校教学档案管理工作，使其发挥更大的作用。
　　二、 做好高校教学档案管理，需做好以下几方面的工作
　　随着科学技术的快速发展，许多高科技技术已大量应用档案管理工作中，档案的管理手段、管理方式、服务形式、服务内容等都发生了根本性的变化，对档案管理工作提出了新的更高的要求。目前，高校档案管理工作虽然已发生了很大的变化，但也还存在不少的问题，特别是在教学档案管理方面。为适应新形势的要求，做好高校教学档案管理工作，应做好以下几个方面的工作。
　　1、建设适应现代化管理的档案室（馆）。档案室（馆）的建设要适应现代化管理的要求，配备必要的管理设备，建立建全网络信息系统，提高档案管理水平。学校的档案资料丰富，种类多，除了一部份由学校档案馆保存外，还有大量的教学档案资料是由各学校下属的院（系）档案室保存。因此，除了要高标准地建设好学校档案馆外，学校下属各院（系）还应建设一个条件环境较好的档案室。目前各高校校一级的档案馆条件环境都较好，能适应现代化管理的要求，但是学校下属院（系）一级档案室建设还存在一些问题。如有的没有设专门的档案室，而是系部的一个仓库或者说杂房。有的设了档案室，但设施不齐，档案资料无处存放，更谈不上现代化管理了。有的没有固定管理人员，档案资料经常处于无人管的状态，档案资料丢失、损坏严重。档案管理仍处于传统的管理模式。学校和教学管理部门应重视下属院（系）档案室的建设和管理，使其与学校的发展同步，让教学档案更好地为学校的发展和教育教学服务。
　　2、建设一支高素质的档案管理队伍。高校要做好教学档案管理工作，首先要有高素质的管理人员。目前，档案管理人员中，部份管理人员存在素质不高业务不熟，更换频繁不稳定，地位不高业务培训少，还有少数人员缺乏工作积极性，上进心不强，领导和有关部门过问少等问题。由于这些问题的存在，不同程度地影响了档案管理工作，特别是教学档案管理工作。为此，学校和教学管理部门应重视档案管理人员（包括兼职人员）的建设。档案管理人员要相对稳定，更换不宜频繁，更换后应及时培训。要经常对他们进行政治思想教育，提高他们的思想觉悟，增强他们的责任心和事业心。使他们热爱本职工作，热爱档案事业。要定期对他们进行现代化管理知识的学习和培训，特别是网络信息技术应用知识的培训。培训应注意理论与实际相结合，重点放在应用上，以信息技术在档案管理中的应用为重点，以提高档案管理人员信息技术应用技能为目的，采取多种形式，如集中举办学习班，组织专业研讨、专业考试、知识竞赛、参观考查等，进一步提高他们的业务技能和现代化管理知识。
　　3、教学档案的管理要渗透到学校教学工作的全过程。教学档案来源于教学工作的各个方面，为使教学档案管理到位，确保教学档案资料收集完整、齐全、不丢失、不损坏，管理科学规范，服务快捷周到，教学档案管理工作必须与学校教学工作同步进行。如下达教学工作计划与教学档案文件材料管理同步进行。检查教学计划进度与检查教学档案材料形成同步进行。验收教学工作与验收教学档案材料同步进行。评功评奖以及各项考查考核与教学档案资料的收集、归档情况同步进行。这样在促进教学管理工作的同时，也促进了教学档案的管理。
　　4、利用现代化管理手段加强教学档案的管理。随着科学技术的快速发展，许多高新技术被广泛应用到档案管理工作中，特别是网络信息技术，已在档案管理中普及应用。网络信息技术有传播信息速度快，能在不同的时间、不同的地域、不同的空间将信息传播出去。目前，各高校都有自己的网络系统，高校教学档案的管理应利用学校现有的计算机网络平台，建设好教学档案信息网络系统，特别是要加强系一级档案网络系统的建设。真正达到教学档案管理现代化，服务利用信息化的要求。使其更快捷、更全面、更好地为学校教育教学、为地方经济建设、为社会服务。
　　5、认真仔细地做好教学档案基础性工作。由于科学技术的发展，在档案管理工作中，许多过去由人工操作的工作都被现代技术代替了。但在教学档案管理工作中，大部份基础性工作还需人工去完成。如档案材料的收集、整理、立卷、装订等工作都得人工去做。做好档案基础性工作是现代化管理的基础。一是要做好教学档案资料的收集工作。教学档案资料分布面广，涉及到各教研室、各班级、各教师及教学管理人员，没有时间性，给教学档案资料的收集带来一定的难度。档案管理人员要发扬吃苦耐劳的精神，根据实际情况，定时或不定时地进行收集，要上门到各教研室、班级、教师和教学管理人员中去收集。每一次活动，每一项工作结束后要及时收集，确保教学档案资料收集完整、齐全、不丢失、不损坏。二是要认真仔细地做好整理、立卷、装订工作。在整理、立卷、装订过程中，一定要分类准确，按时间顺序进行，不得混淆，不得遗漏。三是在收集、整理、立卷、装订过程中，要将移交学校档案馆保管的档案资料与系一级档案室保管的档案资料分开进行。按照档案管理规定，需长期保管的档案资料，及时移交学校档案馆保存。教学档案管理工作量大，难度大，工作中档案管理人员必须有高度的责任心和认真仔细的工作态度，扎实做好教学档案的基础性工作。
　　6、档案管理人员要认真学习业务知识，熟悉教学档案的管理知识，明确教学档案的内容。教学档案内容丰富，种类很多，根据学校教学档案管理细则所明确的分；综合类；教学管理类；教学业务类；教学研究类等。其中综合类主要包括各级教育教学主管部门的有关教学文件、教学计划、规章制度、教学工作中的数据统计、资料分析、工作总结、会议记录、教学检查等。教学管理类主要包括教师教学资料、师资建设资料、学籍管理资料、学生奖惩资料、教学质量检查情况等。教学业务类主要包括教师业务档案、学生毕业论文、教学实习计划、教学进度计划、教师自编、主编教材等。教学研究类主要包括各类改革项目、科研项目、科研成果、科研论文、科研课题、立项申请及获奖情况等。
　　
　　参考文献：
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