成人教育教学秘书应注意教学档案管理

　　摘要：本文简单地叙述了成人教育教学秘书与教学档案管理的关系，并指出成人教育教学秘书应关注教学档案的收集整理工作、安全保存、合理利用等方面的工作，以更好地为教学实践服务。
　　关键词：成人教育；教学秘书；教学档案；管理效果
　　
　　目前，由于社会进步，学历教育已经成为我国大学教育的重头戏，特别是其中以“学以致用、满足社会”为宗旨的成人教育近年来发展速度喜人，招生人数不断增加。成人教育学院的各个系部中，一般都会设置一至两名教学秘书。教学秘书是教学工作的辅助性岗位，一般处理与教学日常管理工作有关的事务，属于办公室文秘人员，他们的主要职责是安排教学计划、准备教学总结、学生成绩登记、传达上级会议精神、对外接待等与教学任务密切相关的事务，很少有系部专配那些专司教学档案或者教学文档管理工作的教学秘书。教学档案的管理对她们来说，是一种额外的业务。很多教学秘书只是知道收发文件，传达会议精神，缺少应有的档案管理意识，经常出现工作上的被动局面。因此，运用专业的科学知识培训教学秘书，提升教学秘书的档案管理意识和技巧，提高教学秘书的档案管理效果，是当务之急。
　　1，成人教育教学档案的特点与内容
　　根据成人教育教学档案的特点，其管理工作主要包括对本单位一个管理周期内全部教学活动和管理工作真实情况的采集和整理。教学档案原始资料的采集、收集工作，是搞好教学档案管理的基础工作，没有原始资料采集的全面性和真实性，就没有教学档案的科学性和指导性。由于教学活动的多样性、广延性，参与人员的多方位性、多层次性，且又是一个动态过程，教学活动原始资料的采集、收集工作是十分复杂和难做的，只有参与教学活动和管理工作全体人员的高度重视和积极参与，才能收到良好的效果，这是做好成人教育教学档案管理工作首先要处理和解决好的一个关键问题。以期末考试为例，每个学期期末考试结束后，应建立相应档案，内容应包括试题、试卷、学生成绩、考场记录、试卷与成绩分析等信息资料。这不但可以及时做好学期结束工作，总结该课程教学成绩、经验和存在的不足，还可以为下一学期考试工作提供借鉴，不断提高考试工作的管理水平。但在实际工作中，有的未能及时做到，有的是信息收集不齐全，有的是试卷成绩分析没做或没做到位，造成原始信息丢失或失真。可见，成人教育教学档案管理工作的特点是载体形式多样化，杂而面广，要求严格，必须注意收集和管理，才能实现科学高效的管理和利用。
　　2，档案管理人员必备的知识素质
　　成人教育教学档案的重要性和多样性要求教学秘书必须提高档案意识，提升档案管理素质和水平。所以，教学秘书必须要尽可能地把自己的精力放在教学档案的收集与整理，并通过建立规章制度，养成习惯，加强对教学档案的管理工作。教学秘书必须不断加强学习，掌握先进的科学技术，通过先进的手段来实现对教学档案的管理，并且在管理过程中密切注意利用水平的提高。教学秘书在档案管理中，其基本的素质要求是应该能掌握一定的计算机打字输入技能，在此基础上，还应强化其档案专业性知识的学习。比如，要充分了解教学档案的性质及其分类和特点，教学档案的来源及整理，并且规范化利用教学档案去促进教学改革工作。很多档案专业性知识，可能很多教学秘书都没有意识到，或者是没有接触过，极有必要加强学习，熟练掌握，从而促进本单位的教学进步。
　　3， 教学秘书应提高档案管理水平
　　3.1教学秘书应把握档案学发展的未来趋势
　　教学秘书应及时把握档案学发展的未来趋势，从而顺利地做好教学档案管理工作。特别是现在面临着档案信息化、数字化发展的趋势，教学秘书更应积极学习，扎实工作，在平凡的岗位上做出更大的贡献。档案信息化是以信息技术广泛应用为主导，以档案信息资料建设为核心，以信息网络为平台，以信息人才为依托，以档案信息法规、政策、标准为保障而实现的一种综合体系。这对非专业的教学秘书提出了更高的要求和标准，只有不断学习新识，才能胜任工作要求。目前，教学秘书要认识到教学档案是随着教学情况的复杂化而逐渐复杂的，随着一些高科技手段在成人教育中的应用，数量多，载体多，需要认真研究，并取得领导的支持，才能做好档案的收集整理工作。
　　3.2教学秘书应及时做好档案收集整理工作
　　收集整理是形成教学档案的第一步工作，只有做到全面系统，科学把握资料的档案价值，才能做到重要档案不缺不漏，归档及时，不断丰富档案的数量。由于教学档案的来源复杂多样，有时要求教学秘书一定要跟进责任人，了解本系部新出台的管理规章制度，并及时把成文的规章制度做成档案，专门归档管理，方便使用。教学档案的存放应该严格按照标准分门别类，标注明确，借用登记明了，手续正规，并要求借阅人能同时遵守一些规章制度，和教学秘书一起做好教学档案的管理工作。
　　3.3教学秘书应详细了解本单位的教学情况
　　教学秘书应从整体中把握本单位的教学情况，包括教学改革方案的执行情况，以更敏锐的档案意识决定什么样的资料是档案资料，必须通知当事人及时上交资料，回归档案管理正常流程，这是教学秘书处理自己工作的重要内容。但实际情况是，教学秘书手里只有教学进度大纲，而很多教学秘书由于年龄大，知识结构老化，对自己所在的系部教学情况不明了，不能及时掌握本系部的教学特点和教改进展情况，在工作中处于极大的被动状态。所以，与时俱进，刻苦钻研，与具体任课老师不断沟通，了解当前教学的实际情况，是教学秘书胜任工作的基本前提。为此，要求教学秘书必须要认真对待教学档案的收集整理工作，努力克服存在于任课教师身上的不注重教学档案的各种表现，从而努力提高自身业务素质，不断提高对档案工作的理解和认识，从而真正的做好教学档案管理工作。
　　3.4教学秘书应加强对教学档案的安全责任
　　对于纸质档案来说，安全是第一要务。档案存放地点要安全，确保无丢失，归档完整，还应注意六防，即防虫、防水、防潮、防盗、防鼠、防火。平时应把自己的案头整理清理干净，保持办公桌的整洁。教学秘书一定要担当起教学档案的保管工作，广泛收集与教学有关的各种情报，在准确了解教学情况的基础上，确定教学档案的收藏范围，及时跟进具体负责人，从而保证教学档案完整归档，合理利用，并形成收集整理、安全保存、充分利用等一条龙的服务。
　　4， 结语
　　本文通过对成人教育学院教学秘书所肩负的教学档案的收集整理等工作的详细介绍，说明了教学档案管理工作是成人教育教学秘书的一项工作要求，是职业份内的事。只有结合教学实际，充分了解当前的教学情况以及教改进展，不断提高自身的档案管理意识，准确判断教学资料的档案价值，对教学档案实行专业化的管理，才能做好这项基本工作，为教学一线服务。