浅析建筑工程勘察档案的科学管理

　　【摘要】:随着城市建设的飞速发展，工程勘察档案的管理任务也越来越繁重。地质勘察是建筑工程的基础工作，勘察档案记录了现场地质勘察数据、土工试验数据统计、技术人员的数据分析图表和结论性文字报告，除具有科技档案的一般共性外，还有其自身的特点。加强对工程勘察档案的科学管理，是建筑工程管理的重要组成部分，对建筑工程管理具有十分重要的作用。
　　一、工程勘察档案的特点
　　（一）组成的成套性
　　勘察单位以一个独立的工程项目作为勘察工作对象，按照严格的、科学的勘察程序，一个环节紧扣一个环节有规律地开展勘察工作。一项工程勘察的全部勘察技术资料，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。工程勘察档案收集、整理、保管和利用等管理工作，都为这种成套性的特点所制约。
　　（二）形成的阶段性
　　根据勘察工作的基本程序，一项工程一般都要经过勘察准备（即前期）、初步勘察、勘察采样等几个阶段。前一阶段勘察工作没有完成，不得开展下一阶段的勘察工作。前后不同阶段的勘察活动之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分。因此，每个勘察阶段各个专业的勘察活动分别组成各自互相联系的有机整体，并决定勘察技术资料形成的阶段性。
　　（三）内容的专业性
　　一项工程勘察是由多种专业技术人员按不同专业分别开展具体勘察作业，又相互配合共同完成。一项工程的勘察技术资料其形成过程是多学科、多专业的协同过程。因此，工程勘察档案在分类、编号、编制检索工作时，都要考虑勘察技术资料的专业性，以及专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、标号结构层次时，要考虑图纸文件所属专业与工程勘察之间的隶属关系。此外，档案管理人员应学习勘察各专业的基础知识，了解各专业的业务范围，能识别和看懂各专业的图纸文件，不断提高管理业务水平。
　　（四）贮存的空间需求性
　　工程勘察具有唯一性的特点，每一个项目的勘察资料都是一个独立档案项目。因此，在勘察技术活动中形成图纸文件必然具有数量大、递增快的特点。所以，在管理上需要考虑有较大、较多的库房，要有足够的橱、柜、架、盒、夹等装具及设备。利用现在的自动检索及光盘技术等现代管理手段，可以有效地提高贮存密度和检索效率。
　　（五）使用的效益性
　　工程勘察档案是从事工程勘察技术活动的成果和产品。首先，它是为某项具体工程项目提供勘察图纸文件，作为工程设计和施工必要条件；其次，它是可供利用的勘察技术资源，对内可参考借鉴，对外可供技术交流。在档案管理工作中，必须克服技术封锁、保护主义，变封闭性为开放性，面向第一线的勘察技术人员，及时、准确、方便有效地提供档案资料，让工程勘察档案最大限度地发挥经济效益。
　　（六）使用价值的时效性
　　工程勘察档案用于工程项目第一次实现使用价值以后，还会多次利用并发挥作用。按照技术文件生命周期理论，工程勘察档案的使用价值有活跃期和衰减的规律。在近期内的查阅率较高，时间越长其查阅率就越低。可见，工程勘察档案的使用价值具有一定的时效性。因此，档案管理人员要根据保管、利用和库房、设备的状况，经常定期进行档案资料的清理鉴定，将使用价值不大，不常查用的档案置于“冷库”或适当减少库存份数。工程勘察档案的特点是由勘察活动的规律所决定的，认识并掌握这些特点，有利于不断改进档案管理，以便最大限度地发挥工程勘察档案的作用。studa.net
　　二、勘察工程档案的科学管理
　　当前，做好工程勘察档案科学管理工作，已经成为工程勘察的坚实后盾，是工程勘察档案管理工作人员所应深刻思考的问题和不可推卸的责任。
　　（一）标准化管理是工程勘察档案管理的基础
　　当前，对工程勘察档案管理提出的标准化要求，有利于提高工程勘察档案的质量，有利于工程勘察档案的归档利用。同时，为工程监督管理人员对各设计、施工单位进行监督管理提供资料，提高工程建设的质量和效率。
　　（二）收集档案的内容要齐全
　　勘察档案管理人员要与工程勘察技术人员相配合，对已收集的档案资料进行鉴定、补充。工程勘察档案管理人员还要经常去施工现场，了解工程概况，配合勘察技术人员做好图纸资料的收集整理工作。对施工过程中形成的资料要做到心中有数。同时根据资料的形成规律，定期检查施工单位收集的资料是否齐全，与现场技术人员核对是否同施工现场相符，不相符的及时查明原因。如果资料缺失不全，确实需要增补，应及时通知勘察技术人员。这样才能更好地保证工程档案资料在收集、整理上做到准确、完整。
　　（三）图纸、资料的标准化归档
　　对工程勘察档案资料的归档，要摒弃过时的观念，要以高效、准确为前提，提高勘察工程档案管理水平，必须抓紧做好以下几个方面工作：
　　一是建立起以办公自动化为载体的档案管理系统。工程勘察档案管理单位必须开发完善工程勘察档案管理软件。档案管理人员必须熟练使用计算机，以便准确、迅速地录入与使用工程档案管理软件。
　　二是要对现有档案认真进行整理、完善。要结合工程勘察的特点，更加严格、科学地做好档案的分类和著录。在此基础上，对历史档案进行清理，对号入座。清理的同时要尽可能地进行完善，填补相关资料。
　　三是要不断丰富补充档案的存贮内容。要结合工程特点，有意识地丰富档案的形式和内容，加大图片、声像档案归档的比重，逐步使呆板、单调的勘察工程档案生动化、形象化。
　　（四）建立勘察工程档案员岗位责任制
　　作为一名合格的工程勘察档案管理员：一是要负责档案的集中统一管理；二是要及时做好档案的收集、鉴定、立卷、归档工作；三是要经常督促工程图纸、资料的归还；四是要负责编制工程档案工作计划和组织编研资料；五是要做好工程档案工作的日常保管。
　　总之，工程勘察档案管理人员要不断提高自身素质，熟练掌握业务知识，提高业务技巧。在归档时，做到既“清晰”又“全面”；在取档时，做到既“准确”又“迅速”，做好工程勘察档案的科学管理工作。