摘要：利用计算机和网络技术管理建设工程档案已经成为提高档案管理的自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。虽然目前档案管理网络化的条件已经成熟，但在网络化的过程中依然存在着不少问题。本文通过档案网络化的基础条件以及存在问题的分析，提出档案网络化建设的架构和措施。
关键词：建设工程,档案管理,网络化
一、前言
建设工程档案管理系统是建设工程管理系统不可缺少的重要部分，其重要性主要体现在建设过程中档案管理系统的建立和运行的过程，以及建档之后对相关信息的利用，具体包括建设工程的管理、总结评价和类似项目对建设管理过程的经验借鉴几个方面。所以相关档案管理系统和具体内容应该能够为用户(管理者和决策者)及时提供充足的信息而且保证查询手段快捷。但截止目前为止，多数建设工程档案管理系统依旧采用传统的人工方式建立工程建设档案，这种管理方式在当今信息化时代，存在着诸多明显缺点,如:效率低、保密性差等。而且时间一长,由于采集数据的庞杂,造成用户查找以及管理者对系统数据的更新和维护十分不便，利用起来也相当困难。
随着科学技术的不断提高,计算机科学日渐成熟,其强大的功能已为人们深刻认识,而且已进入到人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分,使用计算机对档案信息进行网络化管理,具有克服手工建档相关不足的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，还可在最短时间内实现信息资源共享。这些优点将会极大地提高档案管理的效率。虽然我国档案管理网络化起步晚，具体建档经验不足，管理水平也有待提高，但建设工程档案网络化管理的基础条件(计算机系统和技术人员)已经成熟，推广建设工程档案网络化管理势在必行。
二、建设单位档案馆网络化建设中存在的问题
1.由于历史的原因，各地、各行业的档案管理自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。档案管理都是根据各自的经济实力和技术条件选择硬(软)件设备，而且管理要求和深度也不尽一致。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案无共同的主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的建档管理标准，使各地、各行业的档案管理发展存在着很大盲目性，标准化水平低。
2.虽然经过多年的努力，建设工程档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位或本行业使用，严重地影响了相关数据库的利用率，数据库的利用不充分。
3.在档案管理网络化建设中，人是最关键的因素，各种管理技术以及硬(软)件的作用都必须经过具有专项技能的档案人员才能发挥。档案管理网络化建设，对档案人员提出了更高的要求——不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术。目前建设工程档案管理队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，各级档案管理机构缺乏既懂计算机技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和建设单位档案事业发展的需要，人员整体素质需要提高。
4、在已建成的档案馆中，存在查询效率低，查询频繁，劳动强度大。查询文书档案时，档案员要经常往返于档案室前台和库房之间，有的企业档案可能好几卷，份量非常重，同时为了防止丢失，查阅前后都要核对数目。档案安全性得不到保证。由于直接对原始资料查阅，为防止查询人员对原件的毁坏、涂改，要派专人负责陪同。即使发生档案损毁这种情况，由于没有备份也无从查对，将承担不必要的损失。归档困难。由于资料的变动(增加或更新)，以及多卷相关档案同时查询的情况时有发生，不可避免地发生归档错误。一旦出现此类问题，就有可能将十几万卷档案从新整理，牵涉大量的人力、物力。归档的频繁，导致工作人员从事大量的体力工作。管理困难。由于档案都是整卷归档的，有时只能查部分内容，但难免将一些不应查阅的内容被阅，很难控制。大量的纸制文档，只能手工建立索引数据和登记，无法体现出档案状况，缺乏一套对档案出、入库记录和档案变动的管理系统。
三、电子化管理需解决的问题
建设工程档案管理的电子化管理和应用
随着电子产品的普及，电脑的广泛应用，应逐步建立与工程建设档案相适应的管理模式，为加强公路工程管理提供最新最全的信息。
1.加强管理：建立起共同的工程档案管理程序，应用条码规范和简化档案管理工作，进行有序高效的管理，减少人为地归档和调卷错误，使档案管理水平有一个质的飞跃。
2.加强培训：提高工程档案管理人员的素质，选择责任心强，应用计算机熟练，对工程建设和文档管理有一定基础的工作人员担任信息员，并对其培训，监理其工程档案信息共享网络，提高工程建设档案的整体质量。
3加大投入：增加现场取证设备和电子设施，对原有的工程档案文件进行扫描，工程照片编入档案，通过高速扫描、图像压缩与处理、海量数据存储、数据库等技术，获取全部档案的电子影像，实施安全的档案备份
4、便利利用：客户通过查询档案的电子影像实现对档案的查询。在此过程中，减少客户与档案原件接触的机会，避免档案原件被调阅人私自涂改、污损或撕毁的危险。通过使用图形、条码、海量存储等先进的计算机技术实现档案管理电脑化、存储光盘化、信息网络化，并且在此基础上，逐步实现办公业务自动化。
四、建设工程档案管理网络化建设的构想
1.建立建设工程档案管理网络化建设协调机构
建议由档案行政管理部门牵头组织建设工程档案管理网络化建设协调机构，从行政和技术两个方面统一指导建设工程档案管理网络化建设。制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，明确具体近期目标的长远目标，在全国范围内建设工程档案管理网络化建设工作进行实质性领导。
2.加强标准化建设
标准化是档案管理网络化的前提。建设工程档案管理网络化建设协调机构应召集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各相关机构必须共同遵守的标准，如网络通讯及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准等，这样可以在向资源共享过渡时少走弯路，避免人力、物力、财力的浪费。各相关单位在建设工程档案管理网络化建设协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库，并努力实现信息资源共享。
3.开发已有馆藏资源，加强数据库建设
数据库是档案馆网络建设的重要组成部分，是网络的信息资源。要加强网络建设，必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用已有馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。
4.培养具有综合技能的新型档案管理人员
档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员。为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息管理人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。此外，还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。
五、结语
信息社会把建设工程档案管理网络化建设推进一个新的发展时期。面向21世纪，面对信息技术的挑战，建设工程档案管理网络化建设必须在工程建设的各个环节真正实现网络化，大力进行网络资源建设，并与国际互连网接轨，全面实现资源共享，为工程建设及社会发展提供丰富的信息资源和最优质的服务，使档案管理的作用走向全方位现代化。
参考文献：
1、安徽省档案局，档案学原理。安徽：黄山书社，2007
2、赵屹，档案信息网络化建设。北京：北京图书馆出版社，2003
3、王萍，宋雪雁。电子档案管理基础。北京：清华大学出版社，2006
