浅论智能建筑的办公自动化

　　办公自动化曾经是国人美丽的梦想。十多年前的办公自动化就是指办公室能有一个会打字的女性能把领导安排的文件和报表或者是通知什么的，在计算机上打印出来，漂亮整洁的发到大家手中，要么就贴在办公室的墙上。再后来，人们利用计算机来发工资，进行一些比较简单的人事、成绩或档案管理。但是，人们都知道，着并不是现代意义上的办公自动化。迄今为止，办公自动化已成为非常活跃的一个领域，尤其近几年，国内外相继出现的大型办公楼、银行、航空站、高级宾馆、港口等智能建筑，更加需要并刺激着办公自动化的发展，其核心是“智能”性。
　　内涵与外延
　　办公自动化是指办公人员利用现代技术的最新成果,借助先进的办公设备,实现办公活动科学化,自动化.其目的是最大限度的提高办公效率和改进办公质量,改善办公环境和条件,辅助决策,减少或避免各种差错和弊端,缩短办公处理周期,并用科学的管理方法,借助于各种先进技术,提高管理和决策的科学化水平,从而实现办公业务自动化.办公自动化除了涉及许多科学和技术,还涉及人的因素,即许多管理方面的问题,因此就不可避免的与管理信息系统(MIS,ManagementInformationSystem),决策支持系统(DSS,DecisionSupportSystem)之间存在着既密切联系,又基本独立的关系.
　　办公自动化带来的好处:
　　传统的办公活动中所要处理的办公事物有以下几个方面：
　　1． 文件阅读、文件批示、文件处理文件存档等，这一类可归纳为书面信息的接受与处理。
　　2． 草拟文件、制定计划、起草报告、编制报表、整理资料、记录、拍照、文件打印等，这一类可归纳为树苗信息的生成与处理。
　　3． 文件收发、保存、复制、检索、电报、电传、传真等，这一类可归纳为树苗信息的传递与处理。
　　4． 会议、汇报、报告、讨论、命令、指示谈话等，这一类可归纳为口头信息的传递与处理。
　　在现代办公自动化系统中，计算机代替了笔和纸，办公人员能迅速的录入，方便的修改，并打印出样式美观的文件，对于需要大量统计报表的部门，计算机中的电子报表可以减轻计算与统计的工作量，大大提高了速度和准确率，使统计报表规范化，运用网络及数据库技术，可使各职能部门的数据互相关联，互相共享，便于快速联机查询，显著提高业务处理及分析的效率，办公自动化系统能够将各类分析数据和预测数据发送各业务部门。业务部门据此分析问题，把微观和宏观结合起来，改变了传统的定性决策方法。
　　两种模式
　　1.事物型办公自动化系统(见图一)
　　.事物型办公自动化系统是为处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。它由计算机软、硬件设备、基本办公设备、简单通信设备和处理事物的数据库组成。
　　2.管理型办公系统(见图二)
　　管理型办公系统是把事物型办公自动化系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。管理办公系统各个部门之间有较强的通信能力，可方便实现本部门微机网之间或者与远程网之间的通信，其结构模型有3种：三级网络模型、宽频带网和程控交换机通信网模型。
　　办公自动化系统信息流管理
　　信息管理工作就是负责监督和控制该机构所用信息的、收集、加工、存储、复制、分配，直到销毁的整个过程。（见下图）
　　图表说明：
　　信息的载体主要有数据、文本、声音、图形和图象。
　　（1）数据：一般指各种统计数据、计算数据、报表数据和各种原始数据等。
　　（2）文本：常指用各种语言文字所表示的文件公文、信件、电报和报告等。
　　（3）语音：一般指用语音形式表达的各种信息。
　　（4）图形：常指静态的图形。
　　（5）图象：一般指动态的图形。
　　信息生成和输入
　　信息生成和输入是信息处理系统的入口点。输入又分为原始输入和非原始输入两大类。
　　原始输入又可分为3大类：
　　（1） 语音输入
　　语音输入包括录音和语音识别
　　以后的录音使人和计算机之间能够通过声音进行“对话”，这是一种全新的输入方式。从符号输入设备到语音识别设备的发展，是人机对话的新飞跃。
　　（2） 键盘输入
　　（3） 图象输入
　　其办法大致有两种：一种是用光符识别技术进行扫描，第二种是向计算机输入缩微胶卷。
　　发展前景
　　随着智能建筑的增多，越来越需要建立办公自动化系统。办公自动化自然也不能停留在原来的水平上，要不断的向前发展。将来的办公室一定要一改当前我国办公自动化水平不高的现状，成为高度计算机化的综合计算机系统，也就是说在信息周期的输入和生成、处理和复制、存储和检索、传输和分发、存档和销毁等几个阶段中，都有处理具体任务的系统。
　　1．两种办公室
　　（1） 综合办公自动化系统
　　能提供一组办公室功能的系统，其功能包括电子邮件、信息分发和管理功能。能操纵这种系统的人不只限于秘书。办事员、秘书、管理职员、专业人员、管理干部和行政领导等一般业务人员都能操纵这种系统。
　　（2） 信息处理系统
　　它使任何层次的工作人员都能在必要的保密性范围内自由的访问各种类型的数据。这种可访问性是采用新型的接口和使用方便的系统实现的，不需打字技巧或严格的训练，使用很方便，所以将广泛用于所有的事物环境中。
　　2．未来的输入技术
　　（1） 声音鉴别
　　计算机能将说话者的语音信号进行识别，并将其转换成相应的文字信号。
　　（2） 声音回答
　　计算机将要回答的内容（文本信息）合成出相应的话音，并将其输出给需要该信息的人。
　　（3） 语言翻译
　　系统能够将一种语言翻译成另外一种语言以及把口语翻译成文本信息。
　　（4） 光符识别技术
　　光符识别能够将用户希望阅读的纸上的文字进行识别并在计算机中以文本方式存储。
　　3．关于无纸办公
　　首先秘书起草文件，直接由键盘录入计算机，通过网络传给领导。领导在计算机屏幕上审查，用电子笔直接在屏幕上圈阅修改，再通过网络会传给秘书，秘书再根据领导进行文字的编辑修改，直到领导满意为止。此后，就可通过网络传给管理文件的部门做成文处理。最后通过网络下发到各个单位。实现无纸办公。