摘 要：蓝图由白图或电子图代替，这是档案管理的一个趋势，也是跟上时代脚步所必须去落实的工作。关于纸质档案与电子档案的一致性，不是技术问题，而是管理问题。三分技术、七分管理。“以技术引导管理观念创新，以管理统领技术应用”。
关键词：电子档案,数字化,白图替代蓝图
现美国或一些欧洲国家已经完成了白图替代蓝图的转换，蓝图在很多国家已经消失了。所有的蓝图都由白图或电子图代替。这是档案管理的一个趋势，也是跟上时代脚步所必须去落实的工作。
关于纸质档案与电子档案的一致性，不是技术问题，而是管理问题。
国家档案局《关于加强企业档案信息化建设的意见意见》：企业档案信息化建设，要坚持与企业信息化建设同步的原则;坚持技术与管理并重的原则。
电子文件档案的存储媒介：由于设计手段的现代化，促进设计质量和效益的提高，设计周期也明显缩短，而越来越多的工程、产品图纸存档以及管理制度势必要随着CAD技术的普及应用作出相应的变革和调整。 应用光盘存储技术是CAD技术发展的必然。经对比研究，国家决定采用光盘存储电子文件以支持CAD技术的深入发展和应用。
光盘具有如下特点：1)存储量大，记录密度高。(一张650MB的光盘可存储A1图纸4000张，或几万张A4图纸，或3亿个汉字);2)声、像、图、文并茂，多媒体再现;3)寿命长，信息质量高(相对磁介质);4)信息存取方便、灵活，可键盘输入(矢量)，也可扫描输入(光栅);5)信息还原效果好，有叫高的分辨率;6)系统容易建立和普及，性能价格比越来越高。且双向适应：适应利用，也适应保存。
采用光盘存储工程图纸等技术资料，可以免去日益增加的纸质图库建筑面积和节省投资;方便检索、调用已有技术档案，修复破损严重的老图纸，有利于提高档案的利用率，加快设计速度，缩短设计周期，增强企事业单位的市场竞争力;也有利于档案管理水平的提高和档案工作人员素质的提高，充分体现档案管理部门也是服务于生产和创造效益一个重要组成部门之一。要改变旧的图样管理制度，制定新标准，强力推广CAD技术的要求。
当前电子文件管理工作的三个阶段，起步阶段;准备阶段;我们院正处在准备阶段(档案信息处理标准体系的建立;传统档案的原文信息数字化转换;多媒体数据处理技术的应用;较大型网络和广域网络的应用研究;分布式综合性数据库的建立;档案信息网站的建立。)发展阶段;(法规和标准体系的建立和完善;电子文件法律地位的确定;电子文件四性保障;电子档案的长久保存;网络信息技术在档案领域的应用。)
档案文件接收的四性原则：真实性-可用性-可靠性-完整性
管理规范：
¢ 法律法规
— 电子签名法
¢ 标准规范
— 标准及标准体系
¢ 规章制度
电子文件的整理：
¢ 归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导。
¢ 产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管。
¢ 存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬件平台等。
¢ 电子文件经整理后，按项目填写“电子档案登记表”一式两份。
¢ 编写归档说明
一、档案管理方面遇到的常见问题
设计资料，尤其是图纸，这些资料如何收集、如何能保证最新的资料被收集;如何把收集到的资料合理的分类存放;如何能使得这些资料被高效利用;如何能在海量的资料中快速准确找到自己需要的资料……这些都是我们所关心的问题。
有不少设计企业已经应用了档案管理系统，但这些系统往往侧重于普通的文件和档案管理，不能切合设计行业的实际，存在许多弊端，严重妨碍了设计资料的有效利用。具体来说包括：
(1)对电子图纸和相应的信息采集都是手工完成的，录入工作量大，档案工作人员工作负担过重;
(2)手工录入的方式使得图纸内容不全、容易出错等问题，导致真实性、可靠性和可信性的不足，影响了系统的使用效率;
(3)不可见的业务过程;从任务分配到项目完成，整个过程不可见不可控;
(4)设计资源流失，重要的电子资料得不到保存和重复利用;
(5)版本无法控制、设置变更频繁，加大设计成本;
(6)各职能部门的数据流转繁琐，造成工作和生产的滞后;
(7)难以规范和控制企业标准化，给生产和管理带来一定压力，如图框、字体、线型、文件没有标准化，院内外交流困难;
(8)无有效的技术手段促进CAD电子文件的归档，仅靠管理手段并不能促使设计人员主动归档完整、准确的电子文件。
(9)如何确保归档电子文件的有效性、完整性、真实性，使电子文件和出版文件完全一致;
(10)设计过程中的图档、文档等资料采用服务器共享的方式，不能保证共享数据的安全性，无法防范无形资产的流失。
(11)项目的图档和资料采用刻录光盘的方法进行保存，无法对项目资料进行及时备份。更重要的是无法集中管理图档，设计人员不能及时查阅需要的资料，不能保证电子图档有效重复利用。
电子文档管理面临的问题
n 电子文件归档不及时
n 电子文件不完整性
n 电子文件不准确
n 电子文件不规范
n 电子文件信息不能被共享利用
二、 电子文档管理系统的建设目标
1. 多个子电子文件或数据链接组合而成的建设电子文件，链接的电子文件或数据必须一并归档。
2. 与建设电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性等有关的管理控制信息(如电子签章等)必须与建设电子文件一同收集。
3. 著录数据、元数据等必须与建设电子文件一同收集
4. 应整理、鉴定再归档
5. 确保归档电子文件的有效性、完整性、真实性，使归档的电子文件和出版的纸质文件完全一致
6. 以电子文件的利用取代底图的利用，工程图纸的套用、调晒等直接使用电子文档打印完成出版
7. 优化文档工作流程，实现信息的共享，提高文档管理工作效率和质量
8. 实现文档利用以电子文件为主，纸质档案为辅的工作模式
9. 适应设计院工程总承包等新业务对工程档案管理的需求
10. 实现与外部系统的有效衔接，满足档案数字化移交的需要
11. 在文档电子化的基础上，挖掘文档信息资源，建立知识库
提升电子文件管理水平实现白图替代蓝图
n 出版白图的本质
通过电子文件直接印制输出
n 出版白图的关键
电子文档的准确性至关重要
n 出版白图的变革
改变传统观念、管理方法、工作方式
三 白图替代蓝图的必要性及存在问题
1)蓝图出图效率底
标准图套用、工程图套用、工程图加晒等环节，全部都是手工操作，速度慢，容易出差错。
同一份图纸无法同时被多个工程调用。
2)蓝图出版不利于环境保护和职业健康
氨气、三氯乙烯等有害气体污染环境，影响员工的身体健康。
蓝图表面还会不断地挥发有害气体，在使用的过程中会造成二次污染
3)档案室需要大量的库房保管图纸.
4)电子文件的准确性、有效性得不到保障
由于蓝图出版通过底图来完成，设计人员对底图校核的过程中只保证底图的准确性，普遍存在“刮改”的习惯，电子文件与纸质文件的一致性无法得到保证。
导致只能以档案库中房中的底图作为正确的版本使用，收集的电子文件只能作为参考使用，电子文件的优势无法充分发挥。
出白图与出蓝图方式的比较，制作白图的工作流程是CAD作图后直接用电子文件数出白图;制作蓝图的工作流程是CAD作图后先制作底图，再通过底图晒蓝图。很明显，出蓝图比出白图增加了工作环节，而且蓝图的作业主要靠手工操作，速度慢;而出白图减少了以手工操作为主的环节，自动化程度迅速提高;在进行标准图套用、工程图套用、工程图加印时，可直接利用原有的电子文件输出白图，出图效率大幅提高。
四、出版白图需要解决的问题
l 外部使用环境问题
业主、施工、运行、监理等单位是设计图纸使用的外部用户，推行使用白图要得到各方的认可，要做好向用户宣传和解释的工作，同时要争取相关管理部门的支持。
l 白图是否能归档的问题
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28—2002)对归档文件质量要求的有关规定 ：
1)字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签认手续完备
2)纸张和书写材料具有耐久性
《企业档案工作规范》(DA/T 42) 第七章7.3.4.2 规定：“归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)的标称质量要求。”
l 电子文件与出版文件的一致性
通过工作流程的设计和技术的手段，使设计人员不能对图纸进行刮改，转变设计人员的工作习惯。
l 出版电子文件的签名
蓝图时，设计人员是在底图上签完名再复制出版蓝图。
出版白图使用电子文件印制，需要解决电子文件中的签名问题。
l 作图的规范化
出版蓝图的模式下，最终成果以纸质文件为准，在日后再利用时不存在无法阅读的问题。
电子文件作图不规范会造成电子文件利用的困难。
l 设备和成本的考虑
根据本单位自身的设备状况，确定出版白图的成本和出版蓝图的成本差异有多大，保证白图替代蓝图的成本在可以接受的范围。
经过分析，认为出白图可以减低综合成本，提高经济效益。
l 设备和成本的考虑因素
(1)设备价格
(2)纸张价格
(3)消耗材料
(4)晒蓝图配套的防治大气污染设备
(5)出图效率
(6)人力资源
(7)出版作业场地
(8)档案库房
综上所述白替蓝是档案管理的一个趋势。三分技术、七分管理。“以技术引导管理观念创新，以管理统领技术应用”。
信息技术的发展和广泛应用越来越清晰的表明：信息时代的电子档案管理，使我们无法回避的挑战，也是企业发展的必经之路。
