浅谈企业档案电子化建设

　　1引言
　　企业档案电子化是企业信息化建设的重要组成部分，成熟的电子档案归档、查询和利用系统将会及时高效地为企业的科研开发和生产利用提供便捷服务。企业应根据档案管理的现状，依靠现代网络设备与技术，进行合理的信息资源整合，使档案资源的使用更加方便，内容更加标准化、系统化，从而使电子档案管理在企业科研管理工作中形成一个科学、规范、完整的管理体系。
　　2电子档案的优越性
　　（1）电子档案可以实时更新
　　企业最为重要的档案包括文本性、图纸性、数据性和照片性的各类档案资料，在一定的时期内会因某一产品项目的设计改造等工作而改变原有的项目档案，通过电子档案管理系统能有效，及时地完成新归档资料内容的更新。并且旧版本的电子档案也同样保存，做到有据可查。
　　（2）档案管理网络化
　　通过档案信息化建设，电子档案归档将有效改变传统的纸质归档方式，解决纸质档案整理耗时费力，利用检索效率底等问题。在符合保密要求的条件下电子档案可以形成档案网上接收，远程共享的工作系统，让利用者方便快捷，及时高效地获得各类信息资源。
　　（3）提高工作效率
　　现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快捷途径，使传统的以纸质为载体的信息对象转为电子档案，不仅有效地节省了库房空间和档案装具，而且提供利用时不必档案管理人员进入库房按图号或产品代号去抽插底图，直接减轻档案管理人员的劳动强度，并且将会减少档案材料复制、复印费用。
　　3企业档案电子化管理现状
　　目前我公司的档案电子化建设正处于发展阶段，公司积极采取有效措施，建立了配套的数据库管理模式，适时实现了信息数据的传递交换。在企业的科研生产活动中电子档案的利用率也越来越高。但还是存在着以下问题制约着电子档案的发展速度。
　　（1）原始性问题
　　电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅通过其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。
　　（2）真实性问题。
　　电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实，电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案，电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹，因此针对电子档案我们应规定一些具体的条件：如对电子签名，电子印章，加密工具有效性的规定，文本格式定义和转换工具的一致性规定，档案工作人员还可以参与到电子文件管理系统的设计中去，把功能需求纳入系统设计，实现用户和系统设计人员的有效链接，从而保证电子档案的真实性。
　　（3）完整性问题。
　　电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。
　　（4）安全性问题。
　　电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。为保证电子档案的安全保管和长期保存，公司在档案电子化建设中设定了严格的规定，规定了电子档案的保存路径，通过定期备份数据库和存储介质，采取权限设置，密码管理，防火墙等安全控制办法有效地保证了电子档案数据的安全性。
　　4规范企业电子档开发利用的几点建议
　　电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更快捷、方便，更具实用性。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能，对整个过程进行分析、统计、找出规律，探求新的方式与途径，加强计算机软硬平台建设，满足用户需求，最大限度开发利用电子档案。档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节。
　　（1）开发平台的选择
　　系统的目标是将档案管理单位的数据通过网络连为一体，便于共享数据资源，因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台，同时在档案管理单位所在地建立数据库，本地数据直接上机存取，既节约了经费，又方便了各单位互访数据。
　　（2）硬件要求
　　档案单位的计算机在处理大量档案信息的同时，又要互相进行数据通信，所以硬件必须具备相应的需求条件。
　　（3）数据库模式设计
　　数据库的模式设计是一个非常复杂的问题，设计的目标既要满足当前的应用需要，又要满足可预见未来的应用需要，既具有良好性能，又易于修改和扩充。
　　（4）应用程序设计
　　设计数据输入、查询、利用、报表处理等应用程序的开发
　　（5）数据的备份及故障恢复
　　档案数据是珍贵的数据资源，在归档过程中应明确各级各类人员的责任，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。
　　（6）实行动态管理
　　做好电子档案管理中的电子信息管理，使归档的电子信息跟踪科研生产变化，也即做好电子档案的更改补充工作，实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。
　　（7）数据库的安全性保护
　　电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等，对存取控制权的鉴别，档案本身的保密程度不同，开放程序也不同，应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制，对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度，使用者按照使用权限使用载体拷贝，同时通过网络传输电子档案，也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。
　　（8）培养必要的计算机维护和网络安全人才
　　电子档案管理涉及软件，系统安全，维护等一系列专业问题，但目前一般单位仅仅对以前的档案管理人员进行一定的培训，然后就让其去操作系统，从一定层面上讲，档案管理人员仅学会了操作电脑，而管理与维护对他们而言还非常陌生。因此从企业发展的长远角度来看，培养具有一定的计算机维护和网络安全人才是非常有必要的。
　　5结束语
　　电子档案是信息时代的产物，是现代企业档案管理工作中不可回避的，在企业档案管理信息化的进程中，对于电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题要及时加以解决。建立科学的电子档案管理系统，以实现安全、高效的文件归档、保管和开发利用为目的，逐步实现企业档案电子化，进一步提升企业档案管理的总体水平。
　　
　　
　　参考文献：
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　　[2]张文亮.关于电子档案管理的思考[J].云南档案.2008（9）.
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