本文是图书馆管理论文，发表在《图书情报论坛》上，杂志是经湖北省新闻出版局批准，由湖北省文化厅主管，湖北省图书馆学会和湖北省图书馆主办的图书、情报专业综合性学术期刊，自1989年创刊以来，在全国同行中享有广泛的学术影响。本刊坚持“适应学科发展潮流，关注公众知识状况”，体现“以理论为先导，以理论指导实践”的宗旨。
摘要：图书馆非正式管理人员已作为管理人员充实在图书馆流通部门。他们知识结构,学历相对偏低,职业发展空间较小,流动性强。非正式物管人员渗于图书馆的,起到了一个改善人员结构及用人机制的作用。对图书馆非正式物管人员的管理可从人员的选择以及财产、时间的要求规定上进行管理,增强他们的责任心和工作效率。
关键词：图书馆,非正式物管人员,图书馆管理论文
近几年来,随着我校对图书馆建设的投入,图书馆新建、扩建了馆舍,扩大了书库,增加了阅览室,计算机、网络工程等现代化配套设备也涌进了图书馆。加之新老校区的分置,图书馆的正式管理人员已远远满足不了需求。为了确保新老校区图书馆正常开放,我们借鉴了其他院校图书馆的用人方法,大胆地聘用物管人员。物管人员的主要工作任务包括下几方面:清洁卫生服务,消防安全服务,馆内美化服务,设备维修、维护服务,接待服务,资产的保值、增值服务。正因为如此,对于这些非正式的物管人员的使用及管理已成为图书馆管理和人力资源建设的重要内容。
一、物管人员的概况
图书馆非正式管理人员已作为管理人员充实在图书馆流通部门,他们均是由学院对外物管公司招聘来的,也被称为非正式管理人员;实际上也是物管人员。我们对此类人员的划分,非正式管理人员可分为几类:①图书馆保洁人员。②图书馆流通书库管理人员。③图书馆期刊阅览室管理人员。④图书馆电子阅览室管理人员。他们目前是我们图书馆非正式管理人员中的主体,他们有些人员具有高中以上的知识背景,但缺少的是专业知识背景。
1.物管人员的由来
近几年来,随着我们图书馆实业的发展、规模的迅速扩大,各项新技术日益广泛的应用,加上老管理人员的精神涣散。管理人员极其匮乏,已经完全影响到了我们正常的工作运转,那么,启用非正式管理人员是我们解决人力资源问题的内部动力。国外在70年代早期,许多的大企业采取大规模“裁员瘦身”行动逐步瓦解了传统的终生雇佣制,劳动力市场的变动趋势便成为图书馆非正式员工发展的外部条件。 物管人员特点
图书管非正式的管理人员有以下几个特点:“离职率较高,流动性大。受经济利益驱动。专业知识水平较低,能力高低不等。学历层次偏低,培养提升的机率非常低,职业发展的潜力极小。但是,近几年来不少普通高校的毕业生也成为非正式员工队伍中的一员,这一新的群体的年轻化。知识化无疑为我们注入了新的血液,作为图书馆非正式员工的新生派”。
二、图书馆聘佣非正式员工的利弊
1.可资源共享
适当合理利用非正式员工,在图书馆人力资源这个问题上充分借助外部技术力量,是不容轻视的。人力资源已成为图书馆发展的第一资源和主要推动力。许多专家指出借助外部力量不失为解决人力资源缺乏有效途径。而相反传统的人力资源已被实践证明不可取一样,图书馆人力资源建设的观念,模式和机制也应与时俱进。从根本上改变“大而全”,“小而全”的传达室统观念。把外部技术力量纳入图书馆人力资源的范畴,走人才资源共享之路。作为外部技术力量的非正式员工已成为图书馆重要的人力资源的有机组成部分。 可激活机制
聘用非正式员工使图书馆具有机动灵活的用人机制,图书馆在为读者提供服务的同时,也需要高素质的复合型人才,目前许多高校图书馆普通提高了学历及学科专业背景要求。为我们图书馆开展深层次的服务奠定了基础。也确保了图书馆承担日常重复性工作的正常化。彻底解决了低岗高配的问题,图书馆由于编制原因,不能满足对正式员的聘用,尤其图书馆需要在短时间内找到从事某项业务的人员时,可能造成了用人的低标准,以致留下隐患,但是通过雇佣一定数量的物管人员有助于我们缓解人才分布不均,优化了人才的配置,降低了人力成本,增加了管理的投入。 易缺乏认知度和融入度
由于非正式管理人员隶属物管公司聘用,他们的薪资是与公司签约的,因此,在使用的管理中表现出临时性的态度,工作主动性不高,与他们,先前从事的工作性质差别较大,人与人之间相互较陌生,他们对图书馆产生不了归属感,也影响了团队的协作精神。从而对工作造成了一定的影响。 易增加潜在成本
非正式管理人员会增加图书馆的潜在成本,由于雇佣员工在岗的流动性较高,离职率较高,从表面上看来,雇佣员工为我们图书馆节省了较多的人力成本,但是图书馆实际投入的培训成本也是很高的,给工作也带来了负面影响,非正式管理人员的人数比例要控制在一个合理的比例之中,减少用人的风险,保持合理的人员岗位配置,通过科学规范的管理来不断地提高人力资源建设。
三、物管人员的管理
1.人员管理
(1)人员挑选。挑选好物业管理干部是搞好物业管理的决定因素。要改变物业管理落后与开创图书馆新局面不相适应的矛盾,就必须从加强物业人员的选拔、调配、培训上抓起。图书馆的物业管理工作,既是一项管物的事务性工作(即通俗理解中的修修补补),又是一项执行财务制度,维护财政纪律的政策性、原则性很强的技术性工作。没有一定的专业知识,缺乏廉洁奉公党性原则的人,是难以胜任的。况且,这项工作具有“一多”、“二广”、“三难”的特点。即读者和员工人人与后勤部门有关,涉及人员特别多,馆内馆外联系面广,图书馆生活要求工作面也广,在物质条件与图书馆事业发展需要不适应,党风民风和社会风气尚未根本好转的地方和单位,做好物业管理工作确实存在着一定的难度,但只要有任劳任怨,甘为孺子牛精神的人,物业管理工作是干得好的。图书馆物业管理,诸如环境的布置、设备的管理、工作人员的作风和服务态度等,都直接关系到图书馆形象,影响着读者对图书馆的感受。因此,图书馆对物业管理人员的要求应是高的,对物业管理人员的挑选应该是有条件的。图书馆物管人员必须在思想上忠诚党的图书馆事业,热爱物业工作,有立足本职全心全意为人民服务、为读者和员工服务的热情和决心。其次,作风上要大公无私,廉洁奉公,勤勤恳恳,兢兢业业,吃苦耐劳,任劳任怨,不计较个人得失,甘当无名英雄。工作上认真负责,爱馆如家,办事热心、细心、耐心、不安于现状、勇于改革,且有较强的政策观念,勇于坚持原则;在专业上懂得图书馆规律,熟悉图书馆方针和有关财务政策与规定,了解各部门的需要与发展,虚心好学,掌握一定的有关物业管理的知识和专业技能。
(2)选拔调配和培训物管人员的原则。要坚持“四化”标准。革命化是前提,是根本,知识化、专业化是核心,年轻化是时代的要求和现代化建设的需要;要坚持从实践中选拔。实践是检验真理的唯一标准,要在实践中进行考查,尤其对需要提拔的人员,必须是在实际工作中取得显着成绩的;要坚持扬长避短,不求全责备。选拔和调配人才,必须量才授职,善用其长,力避其短;要坚持实事求是。在选拔物业人员时,主要看一个人的实际工作水平和工作成绩;要坚持用人不疑,疑人不用。对使用者不能轻易、毫无根据地怀疑;要坚持用养并举。人才使用是一个人才能输出的过程,人才的培养则是一个人才能输入的过程。要保持系统的正常运转,必须重视人才的才能输入,有目的、有计划对各类人员进行培训,让他们不断学习知识,提高技能;要坚持能上能下。对于工作卓有成效,业务管理能力强者要提拔重用,对几经实践证明,不能胜任工作者要及时调整下来或更换工作岗位;坚持责、权、利统一。明确其承担的责任,授予其相应权力,给以其应得的报酬。 财产管理
图书馆物业不但要重视开源,也应当注重节流。勤俭办馆是图书馆物业工作的基本方针。这就要求一方面计划用钱,真正把钱用在刀刃上,另一方面必须重视节约,做好图书馆财产和设备的保管、维修工作,大力提高馆产的使用率,延长图书馆财产和设备的使用年限。
管好图书馆财产必须建立和健全各项规章制度并落实责任制。所有图书馆财产都要建立帐卡或登记簿,分门别类登记造册,进出库均应严格执行制度,做到手续完备,帐目清楚,帐物相符,杜绝贪污和浪费现象的发生。
加强图书馆财产和设备的维修工作现在个别图书馆一方面设备物资奇缺,另一方面却任意糟蹋设备和物品,存在着只管用不管修的现象。加强爱护公共财物的思想教育,形成以爱护公物为荣的好风尚引导职工和读者,爱惜公物,修旧利废,自力更生,自己动手,注意节约,自觉地做图书馆财产管理的主人,努力延长各种设备的寿命,大力提高各种图书馆设备的使用率。 时间管理
物业管理活动诸要素中,时间不同于人、物,可以分配,时间具有不可逆性。图书馆物业管理人员不仅要做到今日之事今日毕,而且应该认识到,今天耗用时间不只是为完成正在做的工作,同时还是为明天将做的工作打好基础,为未来作好准备。
物管人员要善于管理自己的时间。物管人员要在有限的时间内,最大限度地做好工作,提高工作效能。一要计划工作用时。什么时间做什么,什么事情何时做,要心中有数。二要分清主次工作。把众多的工作排个顺序,依次办理。三要把握工作的内在联系。实际工作中,不少事情往往是有联系的,要善于把有联系的工作结合起来办理,决定相应的实施措施,可以节约时间。
物管人员要善于处理上下级关系中的时间因素。一是布置任务时要有时限。二是约人谈话要把握时机。三是对待请示汇报要及时处理。总之,只要坚持选好人,管好物,惜好时,就一定能做好图书馆物业管理,使物业工作更好地为广大读者服务。
