浅析建筑施工企业合同预算部门的管理

　　摘要：随着社会主义市场经济体制的不断完善和发展，建筑施工企业之间的竞争日益激烈，尤其是当前世界金融危机对我国建筑行业产生巨大的影响，工程造价越来越透明化。要保证企业的合理利润，争取利润最大化，需从两方面着手，一方面是提高收入，另一方面是控制成本支出。我公司是某地产集团下属建筑施工企业，控制成本是首要任务，主要是在项目施工过程中以尽量少的实体性消耗和非实体性消耗来降低工程成本。
　　我公司为提高合同预算人员岗位交流的工作效率、构筑管理部门为项目提供审核与服务的专业平台为目的，实行项目经理部和企业职能部门二级管理的运行模式。建筑企业成本控制是一个系统工程，各部门都承担着一定的责任，其中合同预算部门的管理责任是非常重大的。
　　第一：合同预算部门内务管理工作是成本控制的基础；第二：合同预算部门成本控制的措施；第三：合同预算部门与其他部门的沟通管理。
　　如何加强合同预算部门内部管理，提高企业经济效益是值得我们管理人员认真研究的课题。我们要不断总结适合于本公司合同预算部门的成本控制方法，为本企业成本控制管理的发展贡献一份微薄之力。
　　关键词：预算部门，部门管理，成本控制
　　一、合同预算部门内务管理工作是成本控制的基础
　　对于一个建筑施工企业，只有全员树立成本控制意识，加强内部管理，形成完善的成本控制机制，才能使成本控制落到实处。也就是说，加强企业内部管理是全面成本控制管理的基础。合同预算部门是建筑施工企业一个重要部门，参与企业全过程控制的每个环节，即从投标开始到工程结算以及保修期。可见加强合同预算部门的内部管理显得极其重要。如何加强部门内的基础管理工作呢？
　　1．编制部门工作手册
　　为了更好的履行部门职责，明确工作细节，培训和指导部门员工的具体工作。在本年度年底修订上一年年底编制的预算部工作手册。主要是增加本年新订的制度，删减淘汰旧的内容，用本年度修订的部门工作手册，指导新一年部门工作。工作手册包括的内容为：
　　部门职责、部门组织架构（经理、副经理、主管、预算员、合同员、文员等设置）、岗位职责、工作流程、制度（与建设方工程预结算管理、资料档案管理、合同管理、分包预结算、认价单、材料计划、预结算审核、施工现场成本管理的监督、下属分厂成本管理的监督、控制指标、各种台账表格、各种报表样式、各种数据信息库、后记（本工作手册经公司领导批准后生效施行。由部门经理负责解释，一年修定一次，过程发现问题，先经部门经理总结并提案，由主管领导审批后可暂行，修定时加入工作手册。）。
　　2．按台账编号建立资料管理体系 
　　合同预算部门资料的收集有利于公司成本统计、报价参考、工程结算、工程索赔等，作为部门内部资料共享，便于查找，杜绝工程预结算等资料只有经办预算员自己才能找到的现象。作到存放按要求，如文件盒上注明工程编号；指定存放位置；明确存的内容；资料室查资料方法按规定，避免翻乱再由专人整理的现象。
　　每个公司管理方法不同，资料存放方式不同。实践证明，按台账编号建立资料管理体系是比较有效的，特别是企业同时承担的工程项目及零星工程很多的情况。
　　3．定期内部专业技术培训 
　　在人力资源部安排企业正常培训同时，合同预算部门内部也要定期进行专业技术等方面培训。人力资源部更多的是组织公司战略、企业文化、职场行为规范等通识类培训。合同预算部内部培训则是帮助合同预算人员从岗位技能、操作规范、法律法规、专项制度等专业技术培训，并实现知识共享，以适应工作需求，提高部门整体工作绩效。笔者作为部门经理，在不断重申预算人员职业操手重要性的同时，也在工作中将个人管理经验及专业技能与员工分享。同时部门内部采取轮职内训的方式，鼓励部门业务骨干积极走上讲台与同事分享经验与心得，从而锻炼了员工队伍，也为公司人才梯队化建设打下了一定的基础。
　　4．廉洁建设 
　　因合同预算部门主要的工作是计算工程造价，即直接与各劳务或专业分包队伍、协作单位打交道，故对合同预算部门员工的职业道德的有着更高的要求。为杜绝吃、拿、卡、要等现象，采取在定期召开的会议中必有这方面的思想教育内容，主要是学习公司有关规章制度和廉洁建设教材等方式。若在预算员身上出现吃、拿、卡、要等现象，决不讲情，按公司规章制度处理。
　　二、合同预算部门成本控制的措施
　　1．劳务方面
　　1．1价的控制
　　根据市场行情，不断收集、整理、制定并完善符合本企业实际情况的内部价格体系，简称“统一单价”（该表格是预算部最重要的数据信息库之一）。
　　该统一单价的具体制定方式为：生产部或项目部（以及公司预算部之外的部门或公司领导）提供投标单位名称，经公司主管领导组织考查，确定为具有分包资信及履约能力的合格投标单位，推荐给预算部谈判，确定分包价，签定合同。合同价格收集进统一单价中，市场行情变化，统一单价及时修正。
　　统一单价的作用：指导分包合同价格确定、为成本预测提供保证。
　　预算部门合理的使用统一单价、生产部门合理的任务分配，是控制统一单价处于市场合理低限水平的基础。
　　1．2量的控制
　　在预算员的岗位职责中明确要求正确计算工程量，同时对量控制还采取了三方面的措施：
　　第一、对合同预算部门施行编审分离制度，编审人员均应具有相应的造价工程师执业资格或造价员执业资格，初稿完成后，编制人员应当进行自审，通过后交由审核人员进行复审，并应按照审核意见进行修改回馈，成果文件应由编审人员分别签字。
　　第二、控制量的另一手段是算量及时性制度。例如按建筑面积方式结算的主体结构劳务分包的算量及时性要求：在给劳务队第一次进度款时，就先与劳务队确定整栋建筑面积的量，并公示在公告栏上。如此作的最大好处是使劳务队内部能及时进行成本考核，不等结算发现亏损时在工程量上与合同预算部争执，同时也有利于预算部阶段性成本分析和产值计算。
　　第三、合同预算部门员工参与图纸交底、及时编制洽商变更增减预算。
　　2．材料方面
　　材料费占工程造价的60%以上，控制材料价和量是整个企业成本控制的重点工作。
　　1）材料价的控制：就是控制材料采购价和周转材料的租赁价格，该项工作主要由集团采购中心组织确定。预算部需要做两项工作，第一，参与考查新材料厂家；第二，收集采购材料的供销合同，以便对材料规格尺寸、性能的了解，了解材料价动态变化以便成本预算更加准确；第三，周转材料的租赁款及时统计，以便成本分析。
　　2）材料量的控制：一是使用量的控制，二是进场数量的控制。
　　①使用量的控制基础数据是由预算部出具，如何使数据准确、合理、及时呢？需要预算部充分发挥管理作用，对材料种类及计划的时间的监控，损耗量等具体规定在部门工作手册中有详细说明。
　　第一、组织措施
　　采取编审分离的组织措施。关于编审分离的作用和方法，前面已谈到，此处不赘述。根据实际经验，编审分离的组织措施的关键是：要求审核的预算员切实检查初算量的预算员有计算底稿，不按经验量估算最终计划用量。
　　第二、事前控制
　　预算员依据图纸计算工程量，结合实际，计算出合理的用量。预算员按图纸算量作材料的监控计划，达到企业成本控制中对材料量的控制。对于预算员来说，按图算量不是难事，难点是“结合实际”四个字。例如瓷砖的用量控制，按已注明的瓷砖规格尺寸的图纸（可要求设计做到）计算排版块数，另按经验增加二次搬运及切割等损耗，便可得到合理的用量，并且要求预算员尽量一次提够计划，可减少供应商的运输成本，还可减少材料色差，这有利于供应部门压价，从而降低成本。
　　第三、事中控制
　　预算员在工程施工过程中及时与项目部沟通，动态了解情况，修正材料用量。要求预算员按变更洽商及时修正材料用量。
　　第四、集思广益
　　为减少材料损耗，多渠道想办法。要求合同预算部全体同事，开动脑筋，集思广益。
　　例1：变材料合同计量方式。如商砼的结算量控制，减少项目部现场控制商砼亏方难度，与供应厂家在合同中约定，商砼按施工图纸的净数量进行结算，改变以往按车次小票计商砼量的方式，如此一来，商砼量不再监控。
　　例2：变材料规格尺寸方式，如某项目两栋住宅楼C3及C10的壁纸损耗量控制，按图计算量并另计15.8%的损耗率（北京01预算定额相应子目的损耗率为15.8%）后，先完工的C3楼栋用量突破计划量。预算部采取的处理方式为：先借用C10楼栋的壁纸计划量满足C3使用，同时找原因。经过测算C3用量，并找出“已完工且能满足15.8%损耗率栋号”的测算文件，最终找到超计划原因。测算数据列于表A、表B（为减少相应图纸资料，仅从墙面高度方面定性说明）。通过表A数据，说明使用国标尺寸的壁纸，层高不同损耗率差别很大，定性数据相差28％（28％＝28.6％-0.6％）。通过表B数据，说明层高不同，采取改变壁纸国标每卷尺寸530mm*10050mm为530mm*10500mm，则损耗率差别不大，定性数据相差0.5％（0.5％＝0.6％-0.1％）。最终合同预算部会同供应部共同与厂家协商，厂家能够达到变规格的要求，并同意按原每卷国标规格尺寸平米价折算变规格尺寸的每卷价格，国标规格尺寸每卷38元，变规格尺寸后每卷39.9元，即每卷仅增加造价1.9元，增加5%费用，但由此壁纸的整体成本节省约28%。
　　
　　表A
　　序号 不同层高的栋号 楼板厚度
　　mm 踢脚高度mm 地面垫层找平及面层厚度mm 石膏角线占墙面尺寸mm 壁纸压边长度经验值mm 壁纸高度计算公式mm 壁纸国标每卷尺寸530mm*10050mm时，定性分析损耗率
　　1 层高3000mm栋号测算，例C3 120 120 100 80 30 含壁纸压边的高度3000-120-120-100-80+30=2610；不含压边的高度
　　3000-120-120-100-80=2580 (10050-2610*3)/(2580*3)=28.68%
　　2 层高2900mm栋号测算，例已完工且能满足15.8%损耗率栋号 120 120 100 80 30 含壁纸压边的高度2900-120-120-100-80+30=2510；不含压边的高度
　　2900-120-120-100-80=2480 (10050-2510*4)/(2480*4)=0.1%
　　
　　表B
　　序号 不同层高的栋号 楼板厚度
　　mm 踢脚高度mm 地面垫层找平及面层厚度mm 石膏角线占墙面尺寸mm 壁纸压边长度经验值mm 壁纸高度计算公式mm 定性分析损耗率
　　1 层高3000mm栋号测算例C3栋号数据，壁纸采用国标尺寸 120 120 100 80 30 含壁纸压边的高度3000-120-120-100-80+30=2610;不含压边的高度
　　3000-120-120-100-80=2580 (10500-2610*4)/(2580*4)=0.6%
　　2 层高2900mm栋号测算，例已完工且能满足15.8%损耗率栋号数据，壁纸采用改变国标尺寸 120 120 100 80 30 含壁纸压边的高度2900-120-120-100-80+30=2510;不含压边的高度
　　2900-120-120-100-80=2480 (10050-2510*4)/(2480*4)=0.1%
　　
　　例3变发包方式，如粉刷石膏分项，石膏量不易计算，并且墙面基层差别更加使计划量不好算准，让劳务分包队承包石膏材料，并给予一定管理费及利润。经验数据表明，粉刷石膏分项包工包料价少于以往人工与材料分别控制的方式。
　　可见在成本意识的指导下，多动脑筋集思广益、深入研究、挖掘潜力就会有收获。
　　第五、事后控制
　　当施工现场的实际材料用量超过合理计算用量，则需追究项目部或劳务分包队责任，尽量减少公司损失，并且为今后工作的事前控制提供经验指导。
　　②进场数量的控制，主要是施工现场材料员与仓库把住材料进场关，出现问题时，需项目部及时反馈预算部。
　　3．机械费方面
　　3．1价的控制
　　在参考人工费价格控制方式的基础上，另外需关注的是，机械费单价受市场燃油价格的影响，预算部的控制方法是：确定每种机械费单价组价分析表，其中燃油价变化超过8%时，按实际价调入组价中得到新的机械费单价，组价中其他分项不变；当燃油价变化在8%以内时，组价中各项内容不变，即机械费不调整。
　　3．2量的控制
　　量有两种情况：一种情况为机械开挖基坑土方按图算量（相应价格），另一种情况为零星机械费按台班计算工程量。针对第一种，量的控制方式同人工费量的控制。针对第二种，主要是施工现场控制，预算员作符合性审核。
　　4．非实体性费用方面
　　所谓非实体性费用是除了构成项目工程实体的内容之外的，但是在施工中又必须发生的费用。非实体性费用在整个的工程有较大的比重，包括周转材料、大型机械费用、临时设施费等。预算部的成本控制方式同以上内容。
　　三、合同预算部门与其他部门的沟通管理
　　部门经理主要负责部门间的沟通、协调的管理工作。合同预算部门与其他部门的沟通管理要作到及时、高效、不积压问题，是成本控制工作流程顺利进行的保证。部门沟通的原则如下：
　　1．明确预算部在劳务或专业分包队伍的考查、招标、任务分配方面与生产管理部门和项目部及时沟通，保生产按计划进行，杜绝出现分包队伍先进场后再定价的现象。
　　2．明确预算部与技术部在施工方案的经济合理性方面的及时沟通。
　　3．明确预算部与财务部进行材料成本的及时沟通，以便分析成本。
　　4．主动联络质量部门及项目部，了解定的分包价是否物有所值。
　　总之，在沟通管理方面，预算部每位同事都需牢记企业沟通篇的格言：多沟通、少埋怨；多自省，少斥人；严律己，宽待人；多绿灯、少红灯。
　　结论
　　如何加强合同预算部门内部管理，提高企业经济效益是值得我们管理人员认真研究的课题。我们要不断总结适合于本公司合同预算部门的成本控制方法，为本企业成本控制管理的发展贡献一份微薄之力。