档案管理现如今越来越趋向信息化管理了，对于城建档案来说，信息量很大，涉及的内容很丰富，其对于城市规划和建设都非常重要，所以，档案管理工作也必须谨慎认真。由于档案的数据量很大，所以 现在一般都采用信息化管理的方式。本文是一篇《素质教育》投稿的论文范文，下面是文章正文：
摘 要：一直以来，城建档案管理由于信息量大、涵盖面广、涉及领域多等特点，相关工作人员一直肩负着很大的工作压力和负担。本文结合笔者在实际工作中对城建档案管理信息化系统的研究、设计和使用，通过对比和分析，总结出了一些经验和注意事项，希望能为相关领域的工作人员提供有价值的参考。
关键词：城建档案,管理,信息化
近些年，随着我国城镇化进程的加快，城建档案管理的工作量也迅速的增加，重要性日益凸显。这项工作涉及到大量的具体数字和精确资料，稍有不慎便会为今后工作造成难以估量的困难和损失，对严谨性和细致度要求很高。为了进一步提高工作的质量和效率，适应新常态对档案管理工作的新要求，我们就如果更好地利用先进信息技术服务城建档案管理工作做了一些探索性的思考和研究，力争通过对信息技术的使用，使我部门档案管理工作再上新台阶，更好地为我市的全面振兴服务。
1 城建档案管理现状
城建档案对于新城区的开发建设非常重要，管理工作又是档案工作的重要部分，具体工作内容就是把相关信息和数据汇集起来，进行集中主要整理和留存，并对部分主要数据进行统计，同时，提供信息的检索、查阅、利用等相关服务。这部分档案的内容非常复杂，不只是本单位的业务档案，同时涵盖很多相关部门与地区的档案，比如工程承建单位的相关资料、文件等。因此，在档案归档管理时，分类和统筹便显得非常重要，要统一成相同的制式进行管理，以统一的格式进行编排。
目前，本单位、本地区，以致周边地区的城建档案管理仍然主要以纸质载体为主。纸质载体的优点是建档起步容易、使用方便，但是，也存在着不易保存、容易损坏等问题，尤其是随着时间和数据量得累积，档案的规模会越来越大，要占用大量空间，整理、查阅等都需要耗费大量的人力、物力和精力。同时，因为档案管理量较大，一些工作经验较少，或者业务能力有限的工作人员，容易在操作中造成失误，对档案管理的质量和准确度会产生影响，有时甚至会造成难以估量的损失。
2 对城建档案管理信息化系统的理解与尝试
推进档案管理的信息化，其实就是用计算机等数字媒介和技术完成档案的储存、查询等管理工作。在这些数字化手段的基础上，形成一套信息化管理系统，对档案进行数字化统一管理。结合实际工作，我们认为，判断一个新的信息化档案管理系统是否切实可用，至少应该参照以下四点依据：一是存储档案的有效性，二是管理的便捷性，三是与传统媒介管理的档案之间是否能够转换，四是数据共享范围是否广泛。起初，我们对于这套信息系统的要求比较简单，主要是用于基本的数据录入和查询，这也是一般信息化档案管理系统的基础功能。随着不断的探索和尝试，以及对信息技术手段的进一步掌握，我们对这套系统又有了更高的要求，逐渐发展成为可将文字、数据和图像数据统一进行数字化录入，并能够实现自动匹配，形成图文一体化档案储存的管理模式，从而达到档案管理的全面数字化。下一步，我们要对系统进行进一步的升级，借助网络手段，实现内部和外部管理设备的联网，提升系统的便捷程度和档案的管理质量。
这种信息化城建档案管理系统的优点主要是，可以更好地保证数据的安全性和长久性，只要定期对数据进行备份，即使数据突然丢失，还可以通过数据还原将数据全部恢复。此外，数字化管理还可以帮助工作人员快速地从大量的信息中找到所需的部分，减少了人力和物力的消耗，更主要的是可以节省时间，大大提高工作效率。数字化信息管理简单易学，容易被人掌握，相关工作人员只要经过简单的培训就可进行操作。
3 总结与体会
尝试设计和使用这套信息化档案管理系统，最终目的还是为了更好更有效地对我地区城建档案进行管理，进而形成一个使用快捷、管理方便的数字化档案库，并将这套系统的应用逐渐扩展到整个地区和相关部门。在具体操作中，我们遇到了很多问题和障碍，也收获了很多经验，认为设计这样一个系统，应该重点关注以下四方面要点。
一是要重视统一标准模板的建立。不同的项目档案之间都是存在着一定关联性的，并对互相的运行产生影响。每一个工程所涉及的信息格式，并不仅仅适应于这一项工程，也适用于类似或者相关工程的数据组成。所以，为了保证项目之间的完整关联和数据的顺利衔接，系统需要提取一些共性的特质，并制定一个通用的标准，用于数据的统一采集和查询，我们称之为“模板”。要善于找到最合适的兼容模式，妥善的分成几类，注意不能不细致，又不能太繁琐。模板的设计，这是整个系统非常关键的环节，直接关系到系统的便捷性和有效性，是数据管理的基础，对系统日后的使用、升级会产生非常大的影响。
二是注意平台操作界面和方法的简便易用性。评价一个信息采集、查询系统的好坏，用户的操作体验尤为重要，简单、易用、易懂的操作方式是关键。数据本身是枯燥繁杂的，如果录入和查询等操作也过于复杂，就抬高了系统使用者的门槛，会在使用推广和普遍性方面造成障碍。“简洁明了、方便易用”是这项工作的基本标准，这就要求平台的界面要突出体现出数据的基本使用方法，对于常用的功能要放在界面的显著位置，采取较为通用和习惯性的操作方式，通过简单的操作既能实现常用的查询、录入功能。对于较为专业的管理和业务操作，则可以在专门的维护平台上得以实现。
三是注意参数设计的统一和齐全。城建工程档案中，往往包含很多的数据和参数，每项都有各自的单位、计量方法和标准，每个案卷也都具有各自的格式。因此，在设置数据参数时，一定要更注意参照相关文件，聘请专业人员把关，按照统一的标准执行，绝不可根据自己的主观理解或者为了方便系统设计而擅自更改。同时，还要注意保障各项信息的要点完备、内容齐全，避免实际操作中发生相关参数找不到合适位置录入、主要指标没有途径查询等严重失误。尤其要注意计量单位的规范性，可以参照国际上通用的系统，并且做到各模块间计量单位和制式的严格统一。
四是建立统一的数据沟通机制。我们采取信息化的档案管理模式，主要目的之一就是为信息的录入和查询提供便捷。因此，数据间交流的标准和机制便尤为重要，这样才能保证文字、图片、参数等数据通过网络进行传输和识别。同时，为了实现联网共享，我们需要建立一个稳定的网络服务和操作平台，这里要注意的是一定要重点保障服务器的稳定性，应使用更稳定的主机、交换机等网络服务设备，确保全天候不间断的网络运行服务，减少由于网络不稳定造成数据传输错误的可能性。
城市建设是城市发展的重要环节，更是新城区建设的重中之重，城建档案管理工作做得是否到位，一定程度上决定了城市发展的质量和效率。因此，在当前信息化的大潮中，利用信息技术对城建档案进行全面和系统的管理已经是大势所趋，也是时代交给我们的重任。作为城建档案管理工作者，更要脚踏实地，以敢于争先、敢于创新、敢于实践的精神和勇气，为新常态下加快推进我国信息化、城镇化建设做出新的更大的贡献。
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