协同办公系统是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式[1]。协同办公系统没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域[2]。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制[3]。在提高效率的基础上，增加协同办公能力[4]，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的[5]。
1水利水电行业数字化生产的背景与现状
20世纪后期，随着计算机技术发展，AutoCad等工业制图工具慢慢走入工程师们的视野，从用笔尺手工做图的设计年代，进入到使用电脑制图的计算机时代，完成了一次产业的升级革命。工程师们通过电脑制图，打印出透明图成果，校审核对手工签名并将图纸归档。21世纪初期，随着数据库技术的发展，纸质图纸的归档实现了电子化，工程师们将完成审核签名出图交付后的纸质图纸扫描形成电子化扫描副件，再由档案人员通过录入对应相应的项目信息，将电子件依次归档到电子档案系统中，大大节省了档案物理保存的空间并确保文件更安全完整的保留。而在今天，数字化可以介入到生产的全过程，实现设计成果从生产到归档的全面无纸化:数字化生产、数字化签名、数字化项目信息和数字化归档。
2协同系统的特点与优势
协同系统顾名思义，是协同生产工作系统。以广东省水利电力勘测设计公司的生产过程为例，之前的工作方式是每个人独自在自己的电脑上操作一个设计文件，并且保存在各自的电脑中，完成后通过通信工具或者邮件发送给下一个任务人。最后整理项目成果文档时，需要项目经理从各个工程师的手里收集这些成果资料整理，并交由档案人员归档，档案人员需要为这些文档手动录入图号档号设计校审人员等信息，保存于档案系统对应的位置。这种流程在反复修改和发送的过程中，互相操作的版本容易混乱，数字签名信息容易丢失，项目负责人忙于整理成果文档，档案人员需要手工导入档案系统，容易产生错误点。协同系统可以完美解决这些问题，协同系统的本质是参与项目的所有工程师协同操作存于服务器上的一个文档、文档附加属性和文档流转记录的过程，这样就从根本上解决了互相传输各自操作导致的文档不一致问题。同时协同系统通过组建协同项目成果，实现在生产过程中自然而然生成成果目录，不需要项目负责人额外再去整理，同时形成一套固定的成果标准，统一项目成果的格式。协同系统可以记录每个文档的迁入迁出修改导出记录，也可以对版本进行控制，可以实现流程操作，进行三级校审，并且实现在系统内进行含有ca认证的数字签名。文档的流程过程、传递过程与修改过程均以日志形式记录，并可追溯所有的过程记录。同时，协同系统通过对文档附加属性，实现文档属性信息绑定文档，通过与档案系统接口对接的开发，可以实现根据文档的附件属性自动归档，节省了档案人员的归档工作并完全避免了人工操作产生的错误点。协同系统拥有强大的安全管理机制，通过权限与安全机制，协同系统可以将项目从部门、专业等角度多维度的分解项目，项目负责人、专业负责人与设计人员拥有各自的工作空间，实现权限管理，提高文件管理的安全性。
3协同系统的实现与应用
协同系统的实现需要满足标准性、完整性、一致性与安全性4个特性。
3.1标准性
协同系统可以使生产过程与成果输出实现标准化管理。标准性可以分为2个层次:项目层次和文档层次。项目层次的标准性体现在项目文档管理需要按固定的设计结构展开，包含项目过程的生产资料、会议纪要、设计变更、管理制度和归档成果的阶段分级、成果类型、专业分级等内容。文档层次的标准性体现在每个设计文档需附加固定标准的属性值，包含以固定规则命名的图号、所属工程项目及项目号、阶段、专业、设计校审审查人员、生成日期等核心信息。其中，题目和图号为设计人员赋予，其他属性值由电子签名、文件结构位置等信息自动填充。为实现上述2个标准性，协同系统需要定义项目模板与成果文档模板，如图1—2所示。2个模板在创建项目过程中使用，将管理标准固化为生产工具。项目在协同系统创建时套用项目模板，并根据该项目的生产策划配置成果目录结构。在对应的成果目录结构内创建或者导入的文档，自动套用成果文档模板添加文档属性，并自动捕获文档的相关属性值。
3.2完整性
协同系统可以保证成果的完整性，包括成果的结构完整性与文档完整性。成果结构的完整性体现于通过标准结构的建立，在项目建立阶段对涉及的各个项目阶段、报告类型、专业层级进行策划，最终形成的成果文档需要满足策划的每个成果目录所包含的内容完整，如图3所示。文档完整性体现在每一个归档的成果文件必须满足三级校审的数字签名等内容完整。具体的实施行为为在协同系统内上传档案系统的过程中对成果进行数字签名、必要文档属性的完整性检测，对不符合完整性要求的文档进行提示，阻止上传入预归档库。
3.3一致性
协同系统通过实现异地数据同步，通过迁入迁出的概念，保证同一时间、同一文件只有一个用户操作文档，并实时显示出文档的设计状态。这样在提供远程异地协作处理设计功能的前提下，确保了数据的一致性。通过协同操作同一套文档的方式，可以有效地解决工程师们在独立环境中设计生产所产生的信息孤岛问题，将分散的设计生产工作，改变为在同一个数据中台协同办公的模式。协同系统提供每份文档从创建到归档全过程的处理日志、流程日志，文档的唯一性与有效性可追溯。
3.4安全性
协同系统具有完善的安全机制，不仅能对单个文档、用户的访问进行授权，还可以对相关文件夹的各类权限进行管理，对流程管控、数字签名权限与归档入库的权限均可进行配置。项目目录建成后，项目负责人通过协同系统的权限配置功能，对项目组人员进行权限配置，如图4所示。项目层级包括公司领导、总工的总览权限，档案人员的介入权限，成果层级包括具体配置每个阶段、图纸类型的专业文件夹的专业负责人，专业负责人再为三级专业的每个成果文件夹配置设计人员，具体到每一位设计人员的新建、查看、修改、删除、导入导出等具体权限。通过权限的配置，从职能维度和专业维度将项目隔离，项目负责人和公司领导可以对项目进行整体控制，档案人员可以提前介入项目归档过程，而各个专业的专业负责人和设计人员只能对本专业的文件夹进行权限内的操作，确保了文件管理的安全性。
3.5协同系统的其它特性
协同系统整合了生产过程的流程与工具，将审批流程、三级校审流程、会议纪要与收发落实等流程，及公司认证的数字签名系统整合进协同系统中，同时系统还具有消息系统与邮件系统，实现生产全流程在协同系统中的闭环。系统提供个人的自定义工作台，每个用户可根据个人的工作习惯与重点处理项目，将常用的项目、项目目录整合进个人工作台中，提高生产效率。系统具备全文检索功能。该功能不仅仅是搜索项目和文件题名，而是将项目与文档附加属性甚至doc、pdf、dwg与dng等指定格式的文件内容加以识别实现全文检索，提高了文档的可查性、可用性。系统提供知识管理模块，将项目经验总结成为组织过程资产。协同系统整合归档插件，项目负责人和专业负责人可直接在协同系统上进行归档，插件提供检查与核验功能，确保归档文件的完整性。
4结语
协同系统是一个工程设计项目全阶段的生产工具，整合了立项、生产、记录、签名、整合、归档的全部生产步骤，可以确保分散的工作资料集中管理，设计人员协同生产，保证了标准性、完整性、一致性与安全性，可以大幅提高生产效率，减少错误点的发生，控制成果质量，完善管理模式。目前我公司全面推行协同系统在工程中的应用，提高了企业的核心竞争力，为企业带来更大的效益。
参考文献
[1]庞哲.企业IT系统协同集成技术探究[J].合作经济与科技，2010(21).
[2]王青海.协同电子商务系统整合企业信息化孤岛[J].太原理工大学学报，2010(6).
[3]张铁男，张亚娟，韩兵.基于系统科学的企业战略协同机制研究[J].科学学与科学技术管理，2009(12).
[4]陈氢，汪洋，郑婷婷.企业应用系统的协同关系及集成探讨[J].信息系统工程，2009(5).
[5]吴士亮，仲琴.面向企业级管理信息系统构建的协同开发平台研究[J].中国制造业信息化，2008(15).
《协同系统在水利水电工程设计中的应用》来源：《水利规划与设计》，作者:薛玮翔
