水利科技档案的收集工作是水利档案工作的基础和起点，档案收集只有完整、准确、系统，才能全面反映本单位水利工作的历史原貌，为今后水利管理、决策和参考利用提供历史积累资料和现实积累数据。本文从增强归档意识、依托制度、拓宽档案收集渠道、严把归档材料接收关、做好档案信息化建设、提高档案人员综合素质等六个方面，谈谈如何做好水利科技档案的收集工作。
《水利信息化》水利工程师论文发表期刊，经主管单位中华人民共和国水利部和新闻出版总署的批准，自2010年4月起《水利水文自动化》更名为《水利信息化》，指导单位为水利部信息化工作领导小组办公室，主办单位为水利部南京水利水文自动化研究所。
水利科技档案是指在水利科技活动过程中形成的，具有保存价值的各种形式与载体的历史记录，它全面、真实地反映了水利科学技术研究、勘测与规划设计、基础数据观测与分析、项目建设与运行维护、设备仪器制造等水利科技活动的过程与结果，是一项重要的信息资源和知识宝库。要做好水利科技档案工作，收集工作是起点和基础，只有收集完整、准确、系统，才能全面反映本单位水利工作的历史原貌，为今后水利管理、决策和参考利用提供历史积累资料和现实积累数据。本人结合多年的档案工作经验，谈谈如何做好水利科技档案的收集工作。
一、加强宣传，深化认识，增强档案归档意识
水利科技材料的收集工作仅靠档案人员单方面的努力是难以完成的，还需要生产设计人员的理解、支持和配合。长期以来，由于有些生产设计人员对归档工作不够重视，导致档案收集不完整。有的认为技术成果是自己辛勤劳动的果实，形成的技术文件材料属于自己，留在手中理所当然;有的认为将技术材料交到档案部门后，今后查找麻烦，利用很不方便;有的对档案部门的功能和职责不了解，担心将技术材料交给档案部门后，有些关键性的计算数据、技术诀窍、技术秘密一旦泄露出去，将造成很大的经济损失，因而将关键性技术材料留在手中，只交一般性的材料;还有的设计人员在平时的设计工作中，不重视基础材料的积累和保存，使得一些原始的、有价值的材料散失，特别是在工程周期长、涉及专业和人员多、范围广的情况下，这种现象更加严重。为此，档案部门有责任有义务进行档案法规的宣传和对档案知识的培训，增强全体员工的档案意识。按照《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”应该让生产设计人员深刻认识到：归档是每个设计人员应尽的责任和义务，不得将应归档的材料据为己有。同时，档案部门还应把档案宣传工作纳入目标管理，更新观念，强化意识，用现代水利思想、现代管理思想武装水利科技档案工作，大力宣传水利科技档案工作的重要性，形成领导重视、大家关心、人人参与的良好氛围，从而增强全体员工的归档意识。
二、依托制度，使档案收集工作日常化，制度化
再好的措施如果没有配套的制度做保证，也很难取得最佳效果，档案的收集工作也是这样，如果没有一定的行政和经济手段做保证，也难以付诸实践。首先，档案工作要实行与科研、设计、勘察等工作的“四同步”管理，即在下达项目计划或签订项目合同、协议时，应同时明确项目文件材料的收集、整理和归档要求;在检查项目进度时，应同时检查项目相关文件材料的收集、整理情况;在进行项目鉴定(验收)时，应先期或同步检查、验收项目文件材料的整理与归档情况;在科技人员考核与职称评审涉及有关项目时，应有该项目已按要求完成归档工作的证明材料。其次，要把项目文件材料管理纳入项目管理工作程序，列入有关部门及人员的职责范围，要明确从公司分管领导到各职能处室，从项目经理到设计人员，从总监到监理工程师，从专职档案员到兼职档案员等有关人员应负的责任，确保水利科技档案收集工作落到实处。第三，要根据单位实际，制定切实可行的科技档案管理制度及归档范围，确保科技档案收集完整、准确、系统。第四，要完善收集工作的日常积累、检查考核，制订出相应的考核细则，对各部门、各岗位的档案收集情况进行定期检查，并使检查结果直接与经济责任或奖金挂钩。我公司在水利部《水利科学技术档案管理规定》出台后，结合公司实际，重新修订了科技档案管理制度，进一步明确了各部门及各岗位的职责;并在广泛征求顾问总工和设计人员的基础上，重新修订了科技档案归档范围，对工程项目各个设计阶段、各个专业必须归档的文件材料，特别是计算书等重要材料，都做详细罗列。档案人员通过对照这份文件，可以比较准确地判断归档材料的完整情况。此外，我公司还实行归档保证金制度，对不按规定要求归档的部门和个人用经济手段给予惩罚，确保档案收集工作有了制度依托，从而使档案收集工作日常化、制度化。
三、改变观念，拓宽档案收集渠道
传统意义上的档案收集，具有临时性和相对滞后的特点，生产部门和档案部门各自为政，档案部门被动等待，生产部门敷衍交差，造成档案资料积累残缺不全，这样既给档案的整理归档带来困难，也使形成的档案利用价值不高。水利工程周期长，从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广，内容繁杂，涉及专业和人员多，稍有疏忽，就可能遗漏。而有些小型水利工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。这就要求档案部门要改变观念，变被动收集为主动收集，并根据水利工程和档案材料的特点，拓宽档案收集渠道。1、对于工程周期短或一些零星项目，可采取集中收集，档案部门平时要加强指导和督促这些技术部门有针对性地收集档案资料，待工程完工后，一并归档到档案部门;2、对于周期长的工程，可采取分阶段收集，档案部门要加强与项目管理部门和设总的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失;3、对于一些临时机构，如公司派出的设代处和监理处等，可采取追踪收集，档案部门定期派出档案人员到建设工地，指导设计代表或监理代表积累、整理在现场形成的文件材料，将有保存价值的文件材料及时收集归档;4、对于上级机关对水利水电建设有关的决议、决定、规定、批示、指示和颁发的条例、法规、规程、规范文件，工程技术文件的审查意见和重大技术问题的请示、批复等来往文件，档案部门要定期督促文书部门和项目经理归档。
四、严把归档材料的接收关，确保科技档案的质量
水利科技档案收集工作的要求是：归档材料要真实、完整、准确、系统、及时，载体质地优良，字迹图像清晰。但是，当前科技档案收集工作离上述要求还相差较远，主要表现在以下几个方面：1、一般性材料多，关键性材料少。有的设计人员出于保守，不愿将诸如计算数据、技术诀窍、技术秘密等关键性材料归档，只交一般性的材料，致使档案“含金量”不高。2、重成果性材料，轻过程性材料，原始性材料归档较少。在科技档案材料归档过程中，成果性、总结性、鉴定性材料较多，而在生产过程中形成的各种载体的原始记录、计算数据、设计文件等重要的原始性材料较少。3、纸质材料多，其它载体的材料少。4、归档材料不规范，出现签发不齐全、漏页及装订不合格等质量问题。为此，档案人员要加强对归档材料的把关，针对上述收集工作中出现的几个问题，重点审核，发现问题及时与设计人员沟通，要求补齐或整改。同时，档案人员要掌握工程每一阶段会形成哪些档案资料，做到心中有数。对于水利工程设计单位来说，计算书的完整归档很重要，因为它翔实地记录了工程的全部生产经营情况,不仅是检查、评价、分析工程质量的“第一手”资料，也是落实工程质责任终身制的重要依据。档案人员要加强这些关键性材料的收集。在收集计算书时,除了收集纸质及光盘等其他不同载体,还要针对通用软件产生的电子文件,同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。确保归档材料的完整、准确、系统，从而提高科技档案的质量。
五、做好档案信息化建设，促进生产设计人员的归档热情
水利工程档案的形成是生产技术人员的劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案工作者提供给水利工作者利用。档案部门如果能将档案资料信息及时提供给生产设计人员，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更加积极主动地配合档案部门做好归档工作。我公司自2007年引进档案管理软件，在档案人员的努力下，如今档案数据库建设已初具规模。所有库存档案的目录均已录入数据库;新归档报告文稿在出版后整理挂接上系统，设置阅览权限;对设有条形码的归档图纸，通过图档管理软件挂接上系统;对于原来没有电子档案的资料，遴选一些重点项目，经评估后，认为有必要的，进行了电子化转化工作;档案部门收集的《期刊资料》、《技术标准全文》和《常用工具书》等电子资料也挂接上系统，实现了全文浏览和下载。如今，公司员工只要登陆OA，即可以通过查询系统，对公司各类档案、报告、图纸、参考资料等信息的条目数据进行查询，需要浏览全文的，填写《档案电子版本使用申请表》，经公司领导批准后，开放浏览权限。信息化的建设，让公司员工实现了资源共享，让他们体验到档案信息的方便快捷，从而也促进了档案的收集工作。
六、提高档案人员综合素质，进一步做好档案收集工作
水利科技档案具有“一次性”和不可回复性的特点，客观上对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事水利工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案，懂与水利工程相关的一些专业类别档案，懂不同类别的档案的分类整理。档案人员要加强水利相关专业的学习，对工程项目各个设计阶段、各个专业必须归档的文件材料，要做到心中有数。同时，档案人员还需加强计算机方面的学习，运用现代化的管理手段，及时、准确、高效地开发档案信息资源。从而进一步做好水利科技档案的收集工作。
七、结语
水利科技档案的收集是一个系统工程，无论哪个环节出现了疏忽，都会给今后档案保管、鉴定、统计、利用和编研等各项工作造成困难。档案部门和生产设计人员要充分发挥主观能动性，用科学的发展观和创新精神，及时灵活地收集水利设计过程中所产生的文件材料，方能获得水利科技档案收集的最佳途径，使水利科技档案得到完整、准确、系统地归档，更好地为企业经营生产服务。
