摘要：电子档案的管理是信息化社会的客观需要和档案专业融入现代社会的必然选择。通过比较，发现，两者在这些方面各有利弊，电子档案并未完全具备传统档案的功能，也不能完全代替传统档案，二者具有共存性。
关键词：电子档案,传统档案管理,比较
近年来，随着电子信息技术发展，办公自动化、标准化、网络化逐渐完善。现代计算机技术和通信技术在办公室日常工作中的广泛应用, 在科学技术发展的今天，目前甚至以后今后相当一段时间内，不可以抛开传统档案而以电子档案取而代之，传统档案在社会上仍将保持其重要地位。针对电子档案不同于纸质档案的特点以及电子档案管理中存在的问题, 档案管理人员除不断提高政治素质、专业素质之外,还应熟练掌握新技术和电子档案管理软件的使用技巧, 树立全面质量管理意识,在档案鉴定、分类整理、归档、保管和利用等方面提高管理水平。
1 电子档案
电子档案是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。
电子档案有别于传统的档案档案，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。与纸质档案比较，电子档案有以下几个特点：
a.电子档案不再是直观的纸质档案，它需要借助现代办公设备才能阅读利用;
b.电子档案可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;
c.电子档案的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响;
d.电子档案的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
2 电子档案与纸质档案共性
电子档案与纸质档案间存在共性。档案信息的记录载体变迁的影响,即第一,电子档案依然是实体档案;第二,电子档案依然具有原生性;第三,电子档案依然具有相同的价值形态及其变化规律;第四,电子档案的信息与载体依然是不可分离的;第五,电子档案已然完全由现行电子文件转化而来;第六,电子档案依然是真实的历史记录。纸质档案与电子档案在管理上有共性,也有差异。有共性是因为电子档案也是档案, 具有档案的一般特性和性能, 有差异是因为电子档案毕竟不是纸质档案,他有自己的特点,电子档案的特性是:数字化的信息形态、对设备的依赖性、载体的非直读性、信息与载体的相分离性、信息的易更改性、信息的共享性等。这些特性决定了电子文件收集、整理、归档、上交档案馆的复杂性,电子档案长期保存的困难性,电子文件、电子档案在管理和开发利用中的严重不安全性, 创建电子文件归档与电子档案管理的理论、方法、技术、标准的复杂性。
3 电子档案与传统档案的区别
3.1 电子档案的归档方式与传统档案不同。电子档案由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别档案原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子档案的原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子档案的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子档案在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证档案在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子档案的原始性、真实性和准确性，保证电子档案的法律凭证地位。
3.2 电子档案的归档时间与传统档案不同。电子档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
3.3 机读档案的管理与传统档案管理方法的不同。从计算机进入办公室以来，机读档案随之大量出现。机读档案与其它传统档案的形成，保管介质不同，带来了管理方式的不同。机读档案按记录的保管介质划分，可分为磁盘，磁带、光盘档案等，按机读档案类型可分为计算机设备管理程序档案;通用系统程序档案;应用系统程序设计成果档案;应用系统数据档案;文本材料档案等。机读档案的介质和种类决定了其管理的特殊性，机读档案的收集为磁盘拷贝，归档整理工作根据机读档案的特点进行。保管工作由于其介质的特殊性，对档案要求条件更高，利用方式有别于传统单一的利用方式。总之，办公自动化给机读档案创造了生成环境和利用条件，但同时，新的载体介质对传统档案在收集、整理、保管、利用等环节的管理方式、传统理论等方面造成了冲击与变革，而这一变革的根源来自于电子信息时代载体介质的变化。
3.4 电子档案在保管方式上和传统档案有差异。电子档案载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子档案的长期可读性。税务档案管理部门可以在接收到电子档案后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和档案形成部门的配合，税务档案管理部门在接收到电子档案后对档案进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子档案档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
目前办公室使用复印机多为静电复印机，是利用光敏性和带静电电荷墨粉来完成复印。复印机字迹的耐久性与许多因素有关，如墨粉的成份、性质，显影方式、定影方式、树脂性能，操作人员水平等。实践证明，复印机显影的方式、墨粉的种类、定影的方式、树脂的成份、操作时的电压、操作间的环境湿度都将影响复印机的复印效果及字迹的耐久性，只有对这部分环节进行最佳选择，才能提高复印件字迹的耐久性。
3.5 电子档案的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子档案的特殊性，可以达到档案一级的管理，所以，档案管理部门在接收到档案同时，可以马上给每份档案编制一个唯一的档案号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关档案号，在归档的同时进行主题词标收、著录。技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出档案分类号或主题词，即可以找出相应的档案和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
3.6 电子档案查询利用方式和传统档案不同，只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子档案中心或电子档案室的工作人员，工作人员就可以通过远程登录等方式，经电子档案中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
4 结论
尽管电子档案在服务手段、服务质量及提供信息的深度等方面比传统档案有着巨大优势，但电子档案并完全具备传统档案的功能，也不能代替传统档案，电子档案与传统档案具有共生性。传统档案与电子档案并存将成为档案发展的方向。只有极尽全力地发挥、伸展二者的优势，扬长避短，相互依存，相互补充，才能更好地发挥档案的文化传播功能，进一步拓展档案的教育功能和服务功能，才能有利于现代技术设备的应用，有利于提高档案工作的质量和效率，有利于节省人力、物力、财力的支出。而现阶段我们的任务，应是致力于电子档案与传统档案的共同发展。
