摘要：开发区档案工作真实反映了开发区建设和发展各项活动的历史和原始记录。在开展开发区档案工作过程中，必须坚持从实际出发，以科学发展观为指导，充分认识和了解当前开发区发展趋势，审时度势，正确、全面地审视当前开发区档案管理现状，要进一步加快开发区档案工作的信息化建设。
关键词：存在问题,信息化建设
一、当前开发区档案工作存在的现实问题
十多年来，开发区从无到有，从小到大，在整个国民经济和社会发展中，开发区的作用日益明显，贡献日益突出。开发区建设和发展，带动了开发区档案管理的建设和发展，以邹平经济开发区档案工作情况为例，当前开发区档案管理呈现出以下特点：
1、从开发区档案管理发展的进程来看，经历了以下三个阶段：一是初建阶段，从1999年起，邹平档案局把开发区档案工作摆上议事日程，积极开展调研工作，研究和提出开发区档案工作管理思路，通过调查研究，明确了开发区档案工作建设方向。二是建档阶段，随着各级各类开发区领导层档案工作认识的不断提高，1999年以高新区魏桥创业集团档案成立为标志，宣布了邹平开发区建档工作的开展，随着近十年的发展开发区相应建立起综合档案室(馆)，完成了省级以上开发区的建档工作。三是发展阶段，随着建档工作的完成，以经济开发区2004年顺利实现开发区档案管理省一级标准目标为标志，邹平开发区档案管理走上了协调可持续发展轨道。
2、从开发区档案管理工作法制化、规范化要求来看：一是近十年来，国家档案局等部委出台了《开发区档案管理暂行规定》，滨州市也对开发区档案管理工作作出了相应的规定和要求，从法律法规上规范了开发区档案管理工作;二是省、市档案行政管理部门出台了各级各类开发区档案管理规范化管理标准、办法。
3、从开发区档案管理体系来看，一是建立了一支至上而下的档案管理网络，在各地档案行政管理部门的业务指导下，各级各类开发区都明确有一名开发区管委会领导分管档案工作，管委会办公室主要负责人主管档案工作，配备一名或多名专职档案人员，并确定了各部门的兼职档案人员，形成了一个档案管理网络。二是档案管理机构逐步明朗化，从目前开发区档案管理机构形式来看，我们建立总档案室，以开发区管委会作为一个机关的管理对象来进行管理，大多数都以这种形式出现，管委会办公室下设总档案室或综合档案室。三是档案管理人员逐步专业化、高层次。邹平开发区已有多名档案管理人员是档案专业毕业的，档案人员相对稳定，各类待遇不断提高，具有一支相对稳定、素质高，专业性强的档案管理人员队伍。
4、从开发区档案管理内容的延伸扩大来看：一是突破了狭隘的只是管委会机关文书档案管理内容的模式，从只管理文书档案向各种门类载体档案管理的扩大延伸;二是从注重开发区建设中重点工程项目档案的管理到关注开发区拆迁过程中土地档案、拆迁档案等关系百姓利益的各类档案的管理;三是从注重招商引资项目档案到注重开发区建设和发展过程中诚信档案建立的管理;四是从注重纸质档案到重视电子文件等特殊载体档案的收集管理。
5、从开发区档案管理日益凸现的经济和社会效益来看：一是在反映开发区重大活动和重大庆典中体现出档案的作用;二是在全面展示开发区二十年建设成就的各种展览、展示及影像中离不开档案;三是在构建开发区和谐社会中离不开档案，拆迁、婚姻、工龄、社保等都要依靠档案;四是在开发区规划工作中尤为显现出档案的重要性;五是开发区史、志、鉴的编纂中档案是关键。
二、进一步加快开发区档案工作的信息化建设
2011年，邹平高新经济技术开发区上升为国家级开发区，自身的经济实力大大增强，综合实力大大提高，为此，开发区的档案工作显得越来越重要，但档案工作的信息化建设有待于进一步提高，开发区管委会从实际出发，研究和制定了档案工作信息化建设的一系列措施。
(一)纸质档案的数字化建设
将馆藏档案进行全面数字化处理，现在普遍使用的方法就是将档案馆所有档案信息通过手工著录、扫描等形式，全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中。档案馆馆藏信息向数字化转化是档案馆信息化建设的重要基础工作。
但是进行数字化扫描必须购置相应的扫描设备、计算机等硬件设备。平板扫描仪扫描价格便宜，但速度慢，不适合档案馆短期内完成数字化转化的要求。快速扫描仪适用于档案馆数字化建设，但价格昂贵，同时，相应的支持软件也价格不菲。扫描形成的是图像格式的档案信息，如果要实现此类格式信息的全文检索，满足条件的软件更是天价。对于档案馆来说，购买一套完整的快速扫描设备和软件不是容易的事，并且档案信息数字化过程完成后，花费大笔经费购置的设备有可能闲置或贬值，经济效益和长期效应不很理想。另外，扫描档案信息的工作量大，要短时期完成数字化转换工作，人力需求量很大。人力、财力问题将成为档案馆信息数字化面临的挑战之一。
(二)构建网络实体，配备管理软件
将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络。构建档案馆内部局域网，并接入外部网或者互联网，是信息化建设得以进行的必要基础。只要有足够的资金，购买充足的设备，很容易按照自身要求构建起网络实体，但又涉及到经费来源问题。
有了网络，没有相应的档案管理软件，硬件就会像一盘散沙，无法运作。现在市场上专业的档案管理软件种类很多，但是从经济实用角度出发，适合档案部门的不多。如果采取自己开发研制的方法，在时间和人才方面又会出现困难。信息化建设时不我待，研制一个系统的专业的档案管理软件短期内无法完成。档案部门既懂网络、计算机技术，又懂档案知识的专业人才非常缺乏，这就给独立开发工作带来很大困难。一些单位采取与公司合作开发的办法，但也会存在经费、时间和保密安全等问题。具体采用什么方式，各单位应根据自己的实际情况，按照经济适用、功能齐全、安全保密、操作方便等原则来决定。
(三)改变工作方式，健全工作规范
信息化建设的第一个成果就是馆藏档案的数字化，馆藏档案大部分以数字形态存在，以往适用于传统纸质载体档案的管理方式已经不适用于管理数字化档案了，必须改变工作方式，建设工作规范。
以往传统的档案利用流程，是利用者确认身份后，提交利用目的，然后由档案工作者查阅档案目录，再进入库房提取档案原件，交于利用者阅览。随着信息化进程，这一过程将发生改变。信息化建设的成果使得利用者不必到馆，在网上就可以直接查阅档案目录信息和部分档案全文信息，或者到馆经授权后，自己在计算机上查阅相关档案信息，以往繁琐的工作步骤消失。
工作效率的提高和利用方式的便捷是令人欣喜的，但这种改变和以后可能会遇到的困难都是档案工作者从来没有经历过的。例如，档案征集在网上完成，或者以电子文件形式将档案移交到档案馆。但是档案信息格式、结构的不一致、不兼容、无法转换，给档案工作带来麻烦。诸如此类，在实际工作中经常会出现的问题，要求必须尽快制定新时期工作规范和标准，这些规范和标准不但要制约档案馆，而且还要对档案形成阶段的文件发生作用。未来的信息化社会是规范化、标准化的世界，不符合规范和标准寸步难行，档案工作也是一样。
(四)提高人员素质。调整人员结构
档案馆信息化建设就是运用计算机和网络技术来为社会和公众服务。作为信息化社会的档案工作者具备一定的计算机和电子文件管理知识是必不可少的。档案馆的信息化建设要求不断更新观念，学习新知识，掌握新技能，树立为社会和公众服务的意识。提高人员素质，强化服务意识，达到社会效益和经济效益双赢的目的。
信息化进程导致工作方式的变化，同时人员结构必然随之发生改变。利用服务人员、网络和数据库维护人员、专业计算机硬件人员等将是档案馆工作人员的中坚力量，以往传统档案馆中的档案整理人员、档案调阅人员等将逐渐减少。如何调整人员，合理安排工作岗位，达到最大工作效率，档案馆必须慎重决策。
随着计算机网络的进一步发展，信息高速公路进一步拓展，数字化数据、信息将渗透到我们生活的各个领域，任何人和机构只要通过计算机网络，均可拥有和使用数字档案信息。在这个信息化建设的进程中，档案工作会遇到各种各样的困难和挑战，档案工作者需要不断摸索，研究新方法，解决新问题。
同时，电子商务、电子政务的兴起和繁荣、政府上网、全社会信息化的浪潮以及人们日益增长的信息意识，将会在资金、技术、人员、观念等方面给档案馆带来巨大的机遇，为档案馆迎接挑战和克服困难创造优越的外部条件。可以说，信息化建设向档案馆提出挑战，也为档案馆建设带来前所未有的机遇和发展空间。
本文选自国家级期刊《中国信息界》.《中国信息界》杂志由国家发展和改革委员会主管，国家信息化专家咨询委员会指导，国家信息中心支持，中国信息协会主办。《中国信息界》杂志(学术版)是以“宣传信息化、推进信息化”为宗旨;以“学术、理论、深度、全面”为鲜明特征;以反映信息化与工业化融合的大背景下我国信息化各领域的学术研究成果为主要内容;以国内外关注中国信息化学术研究进程和从事信息化的教育、科研、管理等各方面工作的人士为核心读者的国家级权威学术期刊。
