人事档案管理思考

　　摘要：当前单位人事档案管理工作中存在收集不完整、管理不规范、整理不科学、信息资源开发不及时等问题，积极利用领导重视，提高人员素质、改进管理手段，使人事档案信息资源得到充分利用。
　　主题词：人事档案;管理;思考
　　
　　人事档案是指国家机构、社会组织在人事活动中开成的，是记述和反映人员经历、德才水平和工作表现的，以个人为单位集中保存供备查的文字、表格及其他各种形式的原始记录。而单位人事档案，则是我们党选人用人和正确使用人的重要依据。它在加强领导班子和干部队伍建设、培养造就大批德才兼备的社会主义现代化人才中起着重要作用。
　　一、当前单位人事档案管理存在问题
　　（一）管理方式和方法落后。单位人事档案管理工作一直沿用手工操作。着重点还仍放在抓收集、整理等基础工作上，对档案管理工作的现代化手段很少涉及。即使档案室配备有计算机，也只是用于目录的存储与检索，做一些简单的利用，信息存储量少，实用性差。
　　（二）人事档案管理工作者专业素质不高。从业人员的文化素质不高和工作能力不强是档案队伍长期存在的弱项，人员调动频繁，兼职人员过多，业务培训工作跟不上。人事档案管理工作者缺乏必要的专业业务知识，使档案队伍目前尚不能适应信息时代的需要。单位人事档案管理应适应现代化、科学化、规范化的要求，应采用新方法、新技术、新设备，对人事档案进行科学管理。同时还应注意人事档案信息资源的开发。
　　（三）档案资料缺失。档案内容陈旧、单一。单位组织上在选人、用人、提拔人时，从干部人事档案中只能得到一些基本信息，如年龄、主要经历、入党入团、学历、工资调整等情况。在动态管理方面，缺少相关信息资料。如干部继续教育、创造性工作取得的业绩、干部个人收入申报、信用档案、社会保障档案、涉及领导干部个人重大经济问题审计等重大事项报告的材料尚显不足。
　　二、人事档案管理问题存在的原因：
　　（一）单位领导重视不够，忙中心工作多，不能很好地听取汇报、研究解决人事档案管理工作的问题和困难。
　　（二）财政紧张，供管理档案的经费不足。由于各基层财政收入紧张，收集、整理、管理干部档案要耗费的大量人力、物力和财力很难得到保障，先进的设施和档案管理实用型人才跟不上发展需要。
　　（三）各项制度落实不到位。一些单位不能及时把档案材料报送主管单位，不服从人事档案管理工作的大局。
　　三、单位人事档案管理必须服务人事管理
　　（一）领导重视并大力支持人事档案管理工作
　　档案部门是社会发展不可或缺的领域，但档案部门仅靠自身力量是很难做好的。档案管理人员要主动向主管领导和组织上汇报工作，说明上级部门对人事档案管理的政策要求，摆出工作中的困难和差距，使此项工作在领导心目中有位置。只有加强领导，使档案机构健全，才能加大人力、财力、物力的投入。各单位要定期召开会议和听取汇报，研究对策，切实加强对档案工作的领导，这是做好档案工作的基本保障。
　　（二）人事档案应完整、真实
　　人事档案是反映一个人的全面情况的资料，也就是一个人物的全貌，这就要求单位人事档案内容要保持完整。一份符合要求的人事档案，应该具备真实性和完整性。它的内容构成可划分为十类：分别为履历类；自传材料类；鉴定、考核、考察材料；学历和评聘专业技术职务材料；政治历史情况的审查材料；参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；奖励材料；处分材料；录用、任免、聘用、转业、工资待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；其他可供组织参考的材料。这些材料都是在单位组织人事工作及平常工作中形成的，记载干部个人有关真实情况，并已处理完毕，手续齐全，符合归档要求，具有保存价值的正式文件材料[1]。
　　人事档案是动态结构，不是一成不变的。如一些大学生在不同的岗位上从事着社会实践，各方面的情况将随时间推移发生变化。工作几年后，将由见习、科员到科级干部或由见习、助理讲师到讲师，其职务、职称在不断变化。档案也必应随着情况的变化而增加新的内容。人事档案的建立，并不意味着内容终止和完结，而是内容不断增长的起点和开端。人事档案随着人生经历增多而逐渐加厚，内容也随着本人的阅历增加而不断丰富。
　　由于人事档案管理中会同时存在不完善、不确定的现象，于是就产生了干部人事档案信息内容更正的可行性。人事档案信息内容的更正应以个人信息为对象，兼顾社会组织或团体对个人的相关评价信息。这些信息都有可能随着时间推移而不断发生变化，对其进行更正不仅符合人事档案现实性、真实性和动态性的特点而且也要保持人事档案作为历史记录的优化状态。个人信息如家庭状况、学历、年龄、参加工作时间、健康状况、婚姻状况等，本人在请求人事或干部管理部门作出变更或补充时，应对更正与更新的信息内容的真实性进行认证。对有关个人的评价信息，有关主体（组织部、纪检、监察部门）也负有对所提供的评价材料进行认证。只有经过主管部门的认定，才能保证个人档案材料的真实可靠。
　　单位人事档案信息内容的准确性、真实性、材料收集的齐备完整等需要本人积极配合，任何人均有义务为干部档案的科学管理提供真实的依据。
　　（三）认真做好人事档案材料的收集管理
　　为保证人事档案部门能及时地源源不断地从形成单位获取人事档案材料，必须从移交、联系、索要、检查核对、登记这几个工作环节入手，把收集和管理工作做扎实。
　　移交工作：把反映个人主要经历、政治思想、品德作风、业务能力与实绩贡献等结论性的材料，作为收集归档的范围。各单位、部门形成的人事材料一般应在处理完毕后移交档案部门归档，任何组织与个人不得以任何理由积压，滞留应归档的材料。例如：通过组织、人事部门，收集到的人员的录用、聘用、任免、鉴定、考察、考核、工资待遇等方面的材料，以及通过院、校教育培训部门收集到的培训材料，都应主动移交干部所在单位人事部门管理。
　　联系和索要工作：档案员要经常与组织、干部、人事部门保持工作联系，确保信息反馈及时与准确。还要注意人员在跨时空、跨单位之间活动所形成的档案材料的收集。对于未能及时递交到档案部门的档案材料，要及时发函或登门索要。
　　检查核对工作：档案员对所管人事档案材料做到心中有数，应确定半年或一年对所管人事档案检查核对一次，发现由于同名同姓或张冠李戴而错装错收的材料要及时纠正，因人员工作调动，应转出的档案要派专人完整齐全的送往新单位。不属于人事档案的材料，要退回原单位。发现短缺的材料，要及时到有关部门收集。近年来，一些投机钻营者，为转干、调资、提拔、就业提供假文凭、假证明等虚假材料，档案员要及时与有关部门和主管领导反映，对不准确的材料不接收，要严把档案材料的真实关。
　　登记工作：为了掌握收集工作的情况，避免档案材料遗失、散落，应做好登记工作。1、收文登记，将收集到的人事档案材料逐份进行登记。2、送交单位填写移交清单，作为转出或接收的底帐，以便检查核对。3、对借用人事档案的人员，要进行借阅登记利用，以免丢失，做到人事档案出入有登记。
　　（四）用制度规范干部档案管理工作
　　人事档案管理要按照中央组织部重新修订的《干部档案工作条例》和《干部管理工作细则》的要求，认真贯彻执行。在具体操作中还要制定有收集归档、材料鉴别和整理、保管和安全保密、利用、转送、检查核对等制度，并将之扎扎实实地落实到管理工作中。用制度来归范人事档案管理工作，使人事档案管理中的每个环节都要标准统一、行为规范、方法科学。
　　（五）加快人事档案管理工作信息化建设
　　建立一个丰富强大的人事档案信息通用数据库。随着人事制度改革的不断深入和人事代理制的实行，人员逐步由“单位人”向“社会人”转变，建立全国通用的、标准的、先进的、适用的、可靠的人事信息库，为今后实现信息资源数字化、网络化、信息载体多样化、管理流程自动化、信息共享整体化打下坚实基础[2]。
　　建立人事档案数据库是人事档案信息管理的基础工作。它的前提就是对人事档案十大类中的内容进行整合，所以人事档案管理人员，要对每个人形成的材料及时进行收集、鉴别、审核，利用计算机技术对一个单位人员进行系统统计和定量分析，为信息数据库提供所需的人员基本情况。确保信息数据库内的数据完整、全面、系统、准确、具有参考价值，保证干部档案信息的真实性和完整性。
　　数据库的建立要做到硬件配置统一，软件兼容。同时在数据库建设的基础上，实施人事档案的分级管理，逐级建立人事档案局域网，通过局域网之间的相互联结，建成技术先进、功能完善的人事档案信息服务网络，努力做到全国人事档案信息资源的共享，从而实现人事档案的信息化和现代化管理。
　　四、提高干部人事档案工作者素质
　　（一）优良的政治素质坚定的政治理想和信念是人事档案工作者要坚持的正确的政治观点和政治方向，坚定的原则性是人事档案管理工作必须具备的品格，无论是干部调配、职称评聘、考核、奖惩工作多涉及到每个人的切身利益。没有较强的原则性，就无法做好这些工作，甚至给工作造成失误，给国家和人民造成损失。
　　（二）优良的专业素质人事档案管理是一门科学，对待它要有科学的态度。一要学习和掌握人才管理学、人际关系学及人事工作的政策和法规。随着人才强国战略的实施，公务员制度的推行，人事代理制度的发展，档案管理工作者要把握人事档案工作的特点和规律、实事求是地解决工作中不断出现的新情况、新问题，不断提高工作能力和政策理论水平。二要加强档案专业理论学习。系统地学习档案学概论、档案管理学、文书学等档案专业理论知识，学习统计学、信息科学的有关基本理论知识和技能，掌握计算机的操作、网络的查询技术；积极参加一些学术研究、技术交流、专家讲座等活动，以丰富管理经验，再加上岗位培训、继续教育的方式切实提高管理技能，最大限度地利用信息资源为人事管理工作服务。三要注重提高档案管理者的文字能力。要具备较强的口头语言和书面语言的表达能力，并能正确地解答有关政策和规定，还能及时准确规范一些动态的档案信息资料收集归档。四要了解历史，掌握历史。人事档案是人生经历的载体，与社会历史有一定的联系。只有具备相关的历史知识，才能了解人事档案产生的条件和作用，便于正确理解档案内容，鉴别真伪，准确判断档案的价值。
　　（三）高尚的职业道德廉洁自律，敬业奉献精神，人事档案管理工作是一项带有“铺路架桥”性的服务工作，在单位组织、人事工作中处于“辅助”和“服务”地位，是为党的人事管理工作默默服务的。很难做出惊人的成绩和轰动的效应，工作成绩与清苦少为人知，有时得不到领导和同志们的理解。因此，档案管理工者必须要有正确的世界观、人生观、价值观，全心全意地为广大干部服务。要守得住清贫，耐得住寂寞。
　　人事档案管理工作是人事工作的重要组成部分，人事档案管理部门要充分认识和发挥人事档案管理工作的重要作用，为客观地评价人才、公正地使用人才、合理地挖掘人才提供第一手资料，使人事档案资源得到充分的利用。
　　
　　参考文献
　　[1]《关于干部人事档案管理的思考》2007杨春
　　[2]2005.06中国档案《人事档案的管理及启示》山东临泝师范学院郑美虹