招标工作是固定资产投资项目实施过程中重要的组成部分，招标过程中产生的文件材料必须准确、完整、真实。本文结合工作实际，对招标工作中应该形成的文件材料和文件材料收集中应注意的问题进行了探讨。
《经济管理》是中国社会科学院的一份以管理学为主要研究对象的学术月刊。内容涵盖经济学、管理学两大学科门类，致力在工商管理一级学科及其紧密相关的应用经济学若干专业体现中国水平。
招标工作是固定资产投资项目实施过程中重要的组成部分，也是固定资产投资项目财务审计、档案验收、竣工验收重点检查的内容之一。招标工作是一项技术性很强的经济活动。在招标过程中产生的大量文件材料是全面反映整个招标活动的第一手资料，具有考证和查询的作用，是解决因产品质量、技术参数、逾期交货以及中止合同等问题引起的经济纠纷、法律诉讼的原始佐证，是项目建设的永久性技术文件，必须准确、完整、真实。因此，做好项目招标文件材料的管理工作，不仅是项目管理的一项重要内容，也是项目档案管理中一项非常重要的工作。做为档案管理人员，在保证招标文件材料及时归档保存的前提下，应该对招标的概念、招标文件材料形成等招标管理过程有所了解，以保证招标文件材料的准确、完整、系统，更好地为项目管理服务。
一、招投标的概念、形式和范围
《中华人民共和国招标投标法》、《国防科技工业固定资产投资项目招标投标管理暂行办法》等文件规定，招标的方式有公开招标和邀请招标两种。在通过评审的项目可行性研究报告或者初步设计中都会有明确规定，哪些项目(或设备)是公开招标，哪些项目是邀请招标。招标的组织形式有自行招标和委托招标两种。因此，在项目档案文件材料收集过程中，档案人员应该及时掌握可行性研究报告、初步设计或调整报告中涉及招投标的项目，才能在整理立卷时不会遗漏。
二、招标过程中形成的文件材料
招标过程中，招标代理、发标、投标、开标、评标、定标等具体活动，都要按照国家相关法律、法规执行，一般来说，招标代理机构都会按照要求把相关文件装订成册移交给委托人，但由于有些招标代理机构良莠不齐，或者工作一时大意，会出现文件材料不齐的现象，因此档案人员在接收招标文件材料时应注意检查文件材料的完整性，为后面的单项、专项验收奠定基础。招标过程中形成的文件材料主要见下表：由上表可以看出，公开招标与邀请招标是两种不同的招标方式，形成的文件材料不尽相同，在收集整理过程中应注意甄别。
三、招投标文件材料收集中应注意的问题
招投标文件材料是围绕着招标项目的准备、开标、评标和中标等一系列业务活动形成的各种有保存价值的文件材料构成的有机体系，它是每个招标项目活动完整、系统的历史记录，是整个招标活动的真实写照。在招投标过程中，一个招标项目在不同阶段形成的各种文件材料尽管有所区别，但它们是具有内在联系，前后一致和相互配套的，任何时候都不可分割，是个密不可分的有机整体，有着完整的系统性。正因为招投标工作的重要性，无论是财务审计、档案验收还是最后的竣工验收，对招投标文件材料的查验都是重中之重，不仅要查验文件材料的齐套性，更要对其系统性、完整性、准确性进行检查。因此，在招投标文件材料收集整理过程中，要对招标、投标文件材料进行认真核对，一定要收集到位，不得缺失，更要注意其完整性、准确性，比如委托代理合同(协议)、评标报告、中标通知书、合同等。
1.委托代理合同(协议)
《中华人民共和国招标投标法实施条例》第十四条规定，招标人应当与被委托的招标代理机构签订书面委托合同。国家住建部、工商总局制定有专门的招标代理合同示范文本，各招标代理机构也有自己相应的代理合同文本。档案人员在跟踪收集的同时，要注意查看招标代理机构是否有代理资质(如项目涉密还应有相应的保密资质)，项目名称是否与招标文件名称一致，工程概况、代理范围是否与实施内容相符，合同签订时间与招标文件的时间是否有矛盾，双方签字盖章的手续是否完备等等。
2.评标报告
评标报告是开标、评标过程中形成的文件，由评标方法、开标记录、评标过程表格、评分汇总等文件材料组成。档案人员在检查评标报告所属附件是否齐全的同时，应注意投标单位不足三家开标的，是否有上级批准文件，评委签到表不能用会议签到表代替，评委意见及打分表是否齐全等。
3.中标通知书和合同
《中华人民共和国招标投标法实施条例》第四十五条、第四十六条规定，中标人确定后，招标人应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。档案人员在接收此类文件时，一定要注意检查中标单位与签订合同单位是否一致，中标价与合同价是否有差异，合同内容与招标文件是否一致，同一事项是否重复签订，合同签订时间是否在规定的时间内进行，签署人是否有法人代表授权等。
4.二次招标文件和未中标投标文件
因种种原因，有些项目第一次招标失败，会启动第二次招投标，对于重新组织招标或评标的项目，还应注意收集重新组织招标或评标的文件材料，以及情况说明、相关管理机关做出重新组织招标或评标的决定书及采取的相应措施等。未中标的投标文件材料也要注意收集归档，保存期在5年以上。招标文件材料详细准确地记录了建设项目招投标活动的每一个环节和程序，这就要求项目管理人员要做好原始文件材料的形成、积累工作，档案管理人员应该学习招投标管理的相关知识，提高自身业务素质和实际操作技能，变被动为主动，使项目档案更加完整、准确、系统，使项目档案管理更好地服务于项目建设，服务于单位的能力建设。
