摘要：笔者主要阐述如何利用计算机软件技术，使原有数转模前整理工作半自动化，以提高前整理工作的效率与准确性。
关键词：数转模前整理;Office软件
1数转模技术简介
随着数字技术的飞速发展，近几年很多图书馆、档案馆都开展了众多文献数字化工作，面对大量数字资源，如何长期有效地保存这些珍贵的数字资源，成为业界日益关注的重点，而数转模技术的出现恰好使这一问题得到很好的解决。数转模技术COM(ComputerOutputMicrofilm)即计算机输出缩微胶片技术，是利用光学原理将电子计算机输出的数字信息，转换成可供阅读的文字或图形，再转移到缩微胶片上，实现数字资源长期保存的技术。数转模工作流程如下：制定计划、整理电子文献、转换前整理、数据转换、胶片冲洗、胶片拷贝、质量检查、技术管理与设备维修等工作。
2数模转换前整理概述
数模转换前整理工作，是将采集整理好的图像数字信息与文献书目信息相结合，为后续数转模过程制作必要的表单、标板等文件的过程，在整个数转模工作中起着不可替代的作用。前整理工作的最终成果是为每一种文献，打印出一份专属数转模摄制清单，并建立一套PDF格式摄制标板。因此清单与标板的制作，是前整理工作中最为重要的工序。清单与标板的准确性、完整性，直接影响到后续转换工作的进行，关系到数转模工作最终成品的质量。随着数转模技术的日益成熟，各图书馆、档案馆对数转模的产量与质量的要求也逐渐提高，鉴于数据转换、胶片冲洗拷贝等设备工作效率和技术的提升，需要人工干预的转换前整理工作的效率需要进一步提升。依托各类办公软件的附带功能来简化工作流程，降低人工干预，提高工作效率，在前整理工作中体现得尤为重要。
3数转模摄制清单与标板
3.1数转模摄制清单
数转模摄制清单贯穿整个数转模全流程，表单记录了从文献采集到成品缩微胶片入库的全过程。在前整理环节中，将经过文献采集、整理与计算的文献书目信息与整理数据，填写在清单中，便于后续转换工序操作人员使用，亦供后期检查人员核对信息。在前整理环节中，需在清单上填写的字段信息有：计划号、记录标识号、中心编号、片卷代号、文献名称、收藏单位、版本项、编著者、原件索书号、摄制单位、图像格式、图像来源、片卷编辑者、片卷规格、总册数、总拍数、总米数、各片卷摄制细目(卷编号、米数、拍数、包含内容)等[1]，如图1所示。
3.2标板
标板是用以表示缩微摄影系统、被摄原件或缩微品特征和内容的，由印刷在平板上或纸上的一个或多个符号、表格等构成的被摄对象[2]。一般由说明文字、图形符号、测试图等组成，最终摄制在胶片上作为书目管理和提供验证该卷片是否符合拍摄标准的依据[1]。数转模工作的标板参考传统拍摄的相关规定，除正文中使用的各类标识文献原貌问题的图形符号标板外，片头片尾共9块标板，分别为正文前6块标板：卷片开始标板、摄制单位标板、技术标板、(前)著录说明事项标板、片头接续标板;正文后3块标板：(后)著录说明事项标板、片尾接续标板、卷片结束标板。除2块固定的技术标板外，其余片头片尾标板如图2所示。卷片开始标板：由“卷片开始”符号和该盘卷片的盘号组成[3]。摄制单位标板：由摄制单位名称、摄制年代、摄制地点等组成[3]。技术标板：由用于评价成像系统输出质量的测试标板组成[3]。一般包括两块标板，即解像力测试标板和光学密度测试标板。著录、说明事项标板：由本部书的著录以及本部书的说明组成，其中著录主要包括题名项、著者项、版本项、稽核项及附注项;说明应包括原件收藏单位、原件索书号(或排架号)、原件状况、摄制盘数、摄制目录等[3]。片头接续标板：由“本部书开始”或“接前片卷”图形符号和本盘胶片所拍摄的原文献卷次组成。一部书在开始拍摄时用“本部书开始”图形符号;一部书由两盘以上卷片连续拍摄时，第一盘胶片之后的各盘卷片用“接前片卷”图形符号[3]。片尾接续标板：由“续后片卷、本部书未完”或“本部书完”图形符号和本盘胶片所拍摄的原文献卷次组成。一部书由两盘以上卷片连续拍摄时，最后一盘卷片之前的各卷片使用“续后片卷、本部书未完”图形符号[3]。卷片结束标板：由“卷片结束”符号和该盘卷片的盘号组成[3]。
4利用office办公软件进行数转模前整理
4.1导出书目数据
利用丹诚数据库软件中的按检索式文件提取书目数据功能，提取所需书目数据。首先，建立空白的“.ser”索引文件，再将数转模工作所需数据的目录粘贴进索引文件，最后利用丹诚系统的库入文件模块导出所需的书目数据，数据以ISO格式保存。
4.2提取书目数据信息
利用marcpro.exe软件从书目数据中提取所需相应字段，导入到Excel表格中。首先，明确制作摄制清单和标板时，需要从书目数据中提取的字段有：计划号001;记录标识号035$a;中心编号097a;片卷代号097b;题名项：200a、200c、200e;著者项：200f、200g;版本项：210a、210c、210d、210h、210g、205a、205b;稽核项：215a;附注项：304a、327a;原件索书号：905d、905e;收藏单位：905a;各片卷摄制细目：每一卷的906b、906c、906d、906e;拍摄：907b、907d、907e[4]。然后，建立空白Excel文件，将需要提取的字段，顺序录入第一行标题行，一个字段或子字段为一列，如需多个子字段，则每个子字段为单独一列，每列标题可以用字段名或字段号命名。最后，利用DToolkit软件中的marcpro.exe程序将ISO文件中相应字段信息导入建立好的Excel表格中，导入时应注意字段序号及子字段序号的修改。
4.3整理书目数据
参考GB/T518-2005“缩微摄影技术在35mm卷片上拍摄古籍的规定”与GB/T3792.7-2008“古籍著录规则”，对上一步导出的书目数据进行整理，使其格式符合标板与摄制清单填写要求。整理时，可以综合运用Excel合并公式CONCATENATE;条件公式IF;查找公式FIND;截取公式LEFT、RIGHT、MIN等函数进行批量操作。整理后如图3所示，现举例如下。题名项：=IF(200e2<>"",CONCATENATE("[",200e,"]",200a,200e2),CONCATENATE(200a,200e)),如果“其他题名信息”中既有卷数信息又有年代信息，则按照格式依次合并“年代”“正题名”与“卷数”，否则合并“正题名”与“卷数”。著者项：=IF(200g<>"",CONCATENATE(200f,";",200g),200f),如果存在“其他责任说明”，则依次合并“第一责任说明”及“其他责任说明”，中间用“;”隔开。标板格式的210d：=LEFT(210d,FIND("[",210d)-1),如果出版发行时间既有朝代纪年法又有公元纪年法，则截取朝代纪年法，字节从左至右截取到“[”的前一位。标板格式的出版发行项：=CONCATENATE(标板的210d,210c,210a,205b，205a)，依次合并标板格式的出版发行时间、出版发行者、出版发行地、附加版本说明、版本说明。摄制清单的出版发行项：=CONCATENATE(210d,210c,210a,205b，205a)，依次合并出版发行时间、出版发行者、出版发行地、附加版本说明、版本说明。
4.4建立标板与摄制清单模板
参照标准规范建立好摄制清单与标板的空白模板，填写好固定信息如图像格式等内容，利用Word软件的邮件合并批量打印信函功能，链接上整理好的书目数据，作为每种文献的动态变量信息填入模板，最后调整好位置，设置好字体颜色字号等。如图1、图2、图4、图5所示。Word邮件合并功能是用于创建一个要多次打印或通过电子邮件发送，并且每份要发送给不同收件人的套用信函的工具。通过在模板中插入域(如“姓名”等)，Word可以使用数据库或联系人列表中的信息，自动替换每份套用信函的相关域。可以利用这一自动填装功能自动生成每种文献的标板与摄制清单。具体操作方法如下：(1)参照标准规范建立好摄制清单与标板的空白模板，并填写好固定信息如图像格式、摄制单位等内容。(2)在模板文档中，单击“开始邮件合并”选项卡中的“选择收件人”，选择“使用现有列表”，将模板链接到之前整理好的Excel书目数据源上。(3)参照标准规范在需要填写书目信息的地方，单击“插入合并域”，选择相应书目信息填写到正确位置，每一个合并域映射到书目数据源中的某一列，设置好字体样式。(4)通过单击“预览结果”，Word会将插入的合并域，由域名自动替换为Excel书目数据源中相应字段的实际信息，以此来查看该种文献标板或摄制清单的最终呈现样貌，并随时调整插入域位置。调整合适后，单击“完成并合并”下“编辑单个文档”，为当前该种文献单独创建并保存最终标板及摄制清单。通过点击预览收件人列表的上下记录条数翻取前后不同种文献。(5)利用Word宏功能，录制“打印宏”动作，录制全部动作后创建打印标板按钮，放置于Word快速访问工具栏中，点击该按钮即可快速打印出一套七张pdf格式标板。
5结语
与传统前整理工序手动复制书目数据制作表单相比，新的前整理工序，先从书目数据半自动转成Excel表格，再利用Excel公式下拉复制功能批量填写整理信息，最后利用Word工具批量填写并打印标板与摄制清单，运用软件工具有着较为明显的优势，既减少人工干预，降低出错几率，又节约大量时间人力成本，大幅度提高工作效率。但同时，这种前整理工序依旧存在着不足之处，如在遇到多个题名及多个责任说明等复杂情况时，该方法依旧不够智能，不能自动分辨出责任者与题名的对应归属关系;遇到文献包含多个缩微胶卷时，提取每一卷的摄制细目的操作也会较为麻烦。针对该情况，目前，国家图书馆缩微文献部已经研发出了一套更为智能的数转模系统，并已应用到日常古籍数转模工作中，使得前整理工序操作更加简洁方便，准确度、工作效率也有了进一步提升。
参考文献：
[1]全国图书馆文献缩微复制中心.缩微品制作标准汇编[M],1992
[2]《缩微摄影技术等级标准培训教材》编委会著.缩微摄影技术等级标准培训教材[M].北京图书馆出版社,1997
[3]全国文献影像技术标准化技术委员会.中国标准出版社编.文献影像技术国家标准汇编[M].中国标准出版社,2007
[4]国家图书馆编.新版中国机读目录格式使用手册[M].国家图书馆出版社,2004.
《计算机软件技术在古籍文献数转模前整理工作中的应用》来源：《数字与缩微影像》，作者：吴小溪
