关于提高工程档案质量的几点建议

　　建设工程档案（简称工程档案）是城建档案的重要组成部分，是城市建设档案馆重要的馆藏。根据国家有关法规要求，所有新建、扩建、改造、维修工程均应编制工程档案，并向有关存档单位移交。建设工程档案是在工程建设活动中直接形成的，具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。技术的综合性、形成领域的广泛性、成果的成套性、内容的专业性、记录形式的多样性、利用的时效性、管理的动态性、建设周期长、文件材料数量多、竣工图编绘量大等10个方面是工程档案的特点。工程档案是工程建设的重要科技成果，它与建设工程实体具有同等的重要性和实用价值。工程档案的重要性是指它的原始性和真实性；工程档案的实用价值表现在工程档案来源于工程建设实际，又直接服务于工程建设实际。在实际应用中，工程档案的作用主要表现在以下三个方面：一，为建设工程的管理、维修、改建、扩建、恢复等工作提供依据；二，为规划审批、工程设计、建设施工、产权纠纷等提供可靠的凭证性材料；三，作为城市建设历史考察、总结经验、技术交流、科学研究的信息资源。
　　工程档案在城市建设中能否充分发挥上述三方面作用，其实隐含着一个大的前提就是工程档案是真实而可靠的。工程档案的真实性应当包含两个层面的意思：一是工程档案形制过程的真实，即工程档案形制过程的原生态（形制的真实）；二是工程档案所载的信息真实地反映了客观历史事实（内容的真实）。事实上，我们并不能保证每份工程档案的真实性，因为在档案形制过程中存在着作假现象，尤其在施工阶段，由于工地现场参建三方档案意识薄弱，只重建设，看轻管理，为应付检查，为了交工，提前做资料的，事后补资料的现象屡屡出现。、工程档案所载内容的作伪现象也不少见。记录文字及数据并非所见所得，而是套用规范条款现编。资料员专业水平高一点的，所做每项资料所载信息数据都在施工验收规范要求内，表面上看没什么问题，但事实上这种非记录的工程档案不是真实可靠的。更有甚着，一些不具备资料员上岗资格的工地人员也作起了资料，由他们形成的资料真是千差万别、漏洞百出，更可气的是这些工地的监理员看都不看提笔就签名。这些工程档案形制过程中普遍存在的问题如果不解决，势必会影响工程档案的质量，质量不高的工程档案能够发挥的作用是可想而知的。针对目前这种现状，建设行政主管部门、各大施工企业技术管理部门、参建各方一定要引起高度的重视并应出台相应制约的制度、措施来确保工程档案的质量。整体提高工程档案形制水平是一个从上至下的从严治理的系统工程，本人建议可从以下几个方面着手：
　　一加强档案意识地培养，提高工程档案形制人员的素质
　　“与其它文献相比较，档案具有或者曾经具有法律效力，在一事有不同记载的情况下，一般以档案的记载为准，它的凭证作用较其他文献更为可靠。”这是人们能够达成共识的档案的基本价值。而档案基本价值得以实现的前提就是档案是真实而可靠的，这也是档案最为珍贵的品格。正是基于这一点，档案才比其它文献更具有历史的权威性，档案工作的基石也才随之更加牢固。档案工作者将形制过程失真的档案称之“赝档”，把内容失实的档案称之为“伪档”，为了捍卫档案的双重真实性（形制和内容），为了稳固档案的历史权威性，在我们工程档案的整个形制过程中，每一个参与者都有责任和义务杜绝“赝档”和“伪档”的产生。这是每一个参与档案形制的工作者必须牢记的原则性概念，我们身上背负着谱写历史记录历史的重责。我们每一位专业工程技术人员、专门业务人员都是缔造城市建设历史的参与者，是不能游离在档案形制原则之外的，而应本着实事求是的态度严肃认真地对待我们的工作。
　　工程档案是科技档案中专业性非常强的一类档案，技术的综合性是工程档案突出的特点，一套完整的工程档案是伴随着工程项目的建设过程遵照基本建设程序形成的，从立项到竣工验收投入使用的整个建设过程，进行的每一项工作都是技术性很强的工作，如工程勘察设计、工程施工、工程监理是技术性很强的工作，工程立项、工程审批、竣工验收也是技术性很强的工作；工程建设中涉及到的专业多，除与工程建设有关的专业外，还涉及到很多专门业务，每一专业的内容都很丰富；同时工程文件认定工作也很复杂。因此工程档案的收集、整理和编制工作也是一项技术性很强的综合性工作，因此也就要求做这项工作的人，应该是熟悉了解各个专业的技术人员。
　　二工程档案形成人员定人定岗
　　工程档案具有形成领域的广泛性，这种广泛性主要指专业的广泛性、建设单位的广泛性和形成文件部门的广泛性。正所谓术业有专攻，工程档案形制的每一个过程专业性都很强，每一项材料所载文字，数据，图样都有其特定历史时期特定的含义。这些特性就决定了工程档案形成者必须是基本建设程序中各个部门，各个专业的经办人或技术负责人。工程档案有建设周期长的特点，建设周期的长短是与建设项目规模的大小、工程性质、建设技术复杂程度、资金到位和具备的建设条件直接有关，因此周期长是建设工程项目普遍存在的现象，这给工程文件收集工作带来了很大的困难。尤其在施工验收阶段，工程实体建设的工程文件要在此阶段产生。此阶段涉及的专业很广泛，如监理、土建施工、水暖施工、电气施工、通风与空调施工、智能建筑施工、电梯安装等专业领域，在各自专业领域内又细化许多专业，而且存在着专业施工单位入场时间不同，施工期间人员有变动的实际情况，具体到某个工程某个阶段某个专业某个过程只有亲历的技术人员才具备施工过程实时记录的条件及资格，也只有实时记录才能称之为工程档案。因此，工程档案中施工技术资料及竣工图必须由在岗的专业施工技术负责人形成，竣工验收评定资料可以由资料员填写各专业技术负责人审核后形成，质保材料由工地现场资料员及时收集，整理而成。
　　三工程档案的质量受限于工程档案形制人员的工作态度及综合能力
　　一套工程档案质量的高低直接影响着工程档案的实用价值。建（构）筑物是供人们生产、生活使用的实体，工程档案是保证建（构）筑物正常运转的技术保障。从城市建设来说，工程档案是城市建设活动的记载，同样服务于城市规划、建设、管理。工程档案从它形成之日起就服务于城市建设、城市发展和工程管理，这是其实用价值的重要体现。而其实用价值得以实现的基础就是工程档案所载信息是及时、全面、精准的记录。及时取决于工程档案形制人员的工作态度，全面、精准取决于工程档案形制人员的综合能力。例如，工作态度严谨的监理会把要签认工程文件从头到尾仔细看一遍，直到确认内容准确与工程实际相符才会签认，而不负责任的监理是看也不看拿来就签，这资料员素质高一点的还好，这要是碰到素质不高的，这工程档案的质量如何保证。在本人的审核接收工作中就遇到过几起监理签认过的排水管强度严密性试验记录。工程档案形制人员的综合能力也是影响工程档案质量的关键因素，综合能力包括对专门业务的熟知、对专业技术知识的掌握、对新标准新规范的应用、对工程材料、构(配件)材质证明真实有效性的识别、对各个归档部门编制要求的熟悉等等，尤其是对资料员的综合能力要求非常高，资料员的工作是贯穿工程档案形成始终的，对于不同阶段形成的工程文件都要有一定深度的认知，才可能做到对工程文件的认定，当工程文件形成稍有误差时，才能够及时地做出修正。由此可见，工程档案形制人员严谨的工作态度和全面精准表现工程建设过程的综合能力是决定工程档案质量的关键。
　　四工程档案形制人员定期安排《规范》宣贯培训
　　随着建筑市场的日益规范，加强工程建设标准化工作，强化建筑工程管理和技术人员的标准化意识，不光要贯彻在工程建设实体上，还要反映在技术成果（工程档案）上，因此对工程档案形制人员做定期脱产继续教育是非常必要的。建设部每年都有新出台的规范以及相关行业法律法规和政策。为了确保工程档案形制人员对这些规范、法律法规和政策的准确理解、掌握并贯彻实施，地方建设行政主管部门应针对所有工程档案形制上岗人员做《规范》及相关行业法律法规和政策的宣贯培训，并将熟悉掌握程度作为下一个年度上岗的必要条件。
　　在单位工程质量验收合格应符合的五项规定中，除第五项观感质量验收是工地现场通过观察、触摸或简单量测的方式进行外，其它四项都要通过工程资料反映过程及工程质量。工程档案是否齐全、准确、完整是决定工程能否通过验收的重要因素。于是乎工程资料形制人员的重要性就凸显出来了，但是为了交工如在验收阶段去补做施工阶段的资料，这是违背工程档案形成原则的，形成的工程档案价值也是大打折扣的，所以提高工程档案形制人员的技术素质，凡事做到事前控制，是确保工程档案质量的唯一途径。例如，建设部在2007-01-16发布2007-10-01实施的《建筑节能工程施工质量验收规范》，许多工程资料形制人员就不知道该如何执行，对此建设部专门下发了一个通知（关于加强《建筑节能工程施工质量验收规范》宣贯、实施及监督工作的通知），通知规定：《规范》实施后开工建设的民用建筑工程，以及已开工建设但建筑节能分部工程尚未开始施工的，应当严格按照《规范》的要求或相应的地方标准进行施工质量验收，不符合强制性条文规定或验收不合格的民用建筑工程，不得予以备案或交付使用。对《规范》实施前已开工建设且节能分部工程已开始施工的民用建筑工程，具备条件的，可以按照《规范》进行施工质量验收。此通知明确了交工验收时节能分部工程需要提供资料。可有的工地就会因为对《规范》理解不准确，未及时接到通知等原因在交工时缺东少西，致使工程无法及时验收及备案。
　　近年来，随着我国城市建设的速度加快、规模加大和全社会档案意识的加强，工程档案的利用率越来越高，工程档案工作也得到了重视和加强。工程档案的管理，以及工程文件的形成、整理、归档、工程档案的编制和报送等工作都有国家和地方法规予以规范，构成了工程档案管理法规体系。这为工程档案的按时归档提供了强有力的保障。工程档案是参建各方智慧的结晶，是科技成果实践应用的信息资源。城建档案事业的发展前景也逐步由被动提供利用向主动提供利用转化，重视和提高工程档案的质量已是一个迫在眉睫的问题。因此立足根本抓一线，工程档案形制者踏实认真、一丝不苟的工作态度和不断进取的业务能力是工程档案作用得以充分体现的保障，是工程档案得以开发利用的保证，是城建档案工作得以发展之根本。