档案管理是医院管理工作中的一个重要方向，其管理水平的高低直接影响到医院服务水平的高低。在过去，医院主要采用的是传统档案管理手段，将众多的纸质档案放置在专门的储备室里，占用空间大且十分不利于档案的查阅，影响医院运行效率。科技优化生活，在高科技的引领下，医院对于档案管理的方式由传统的纸质档案管理转向了电子档案管理。电子档案管理具有很多传统管理难以比拟的优势，它能够极大简化档案管理的程序，便利档案查询，从而提高医院的办事效率，获得医院档案管理人员的一致好评。但是电子档案管理是新产生的管理工具，它在管理方法上还没有形成体系化管理。基于此，本文主要研究和分析的是5W理论在医院电子档案安全管理中的具体应用，从而促进电子档案管理在医院管理中的运用。
一、建立电子档案管理的优点
(一)工作效率高。电子档案在收集档案资料、整理档案资料以及保存档案资料时手续十分简单。相对于传统档案资料的管理，在资料收取时如果发生错误，可以直接通过互联网平台将错误的资料发给负责人修改并提交，简单易操作且用时少。而档案整理和档案的保存都是利用科技的力量将所有的手续一次性完成。比如传统的档案整理在整理的过程中可能需要五六个工作人员加班加点整理，但是在电子档案管理中，一个人加上一台电脑，几分钟就可以将档案整理好，用时少且节省人力。时间与人力消耗都降低的电子档案管理，提高了电子档案管理的工作效率。
(二)资源共享性强。电子档案管理是依托于互联网和大数据平台而进行的管理。因此，电子档案在管理的过程中资源共享性强。对于一个医院来说，医护人员和病人想要了解自己以往的资料，从而更加精确了解病情的进度，可以在电子档案中随时随地的查阅相关档案，从而提高知情权，增加参与权，促进管理的优化。此外，电子档案对于医生职位升迁也是最好的诠释，在资源共享的平台下，有利于医院的工作人员通过了解升迁人员的档案，从中发现不足，从而有利于员工能力的提升，提高医院工作人员的整体素质。(三)安全系数高。相对于传统的档案管理，电子档案管理在存储的过程中不用担心因为存储工具、环境以及存储空间的影响导致档案受损问题，也不用担心档案存储过程中突发意外从而导致档案遗失的问题。电子档案是依托于互联网，经过数据处理后的档案。它在档案保存的过程中不会受到外界环境的影响，安全系数相对来说要高很多。
二、电子档案管理的不足
(一)认知缺乏。传统档案管理的思想对人们的影响是深刻的。电子档案管理作为一种新型的管理模式，很多人对这种管理方式并不太认可。大多数人看来，纸质档案管理有理有据，是档案管理中的最优选择，至于电子档案管理，在他们看来并不能够称为真正意义上的档案管理。尤其在管理层中老干部人数普遍较多，思维较陈旧的背景下，电子档案管理工作更难以推行。对电子档案管理工作的缺乏正确的认知，减缓了电子档案普及化的速度，但是电子档案管理是社会发展的必然趋势，管理者必须转变以往陈旧的思想，积极学习新的电子档案管理技术，促进档案管理的便捷化和高效化。
(二)保密性低。电子档案存放的地方确实能够节省空间又能节省时间。它是依托于互联网大数据平台进行档案管理。互联网具有资源共享的特点，能够促进资源共享的同时又会造成档案资料被泄密。对于医院来说，医院内部存储的档案仅供内部人员使用的，如果被居心不良的人盗取并使用，不仅仅会对医院造成巨大的影响，甚至会对病患家庭造成不可估量的影响。所以，任何工具有利也有弊，关键在于管理者如何规避不良风险，从而创造更大的价值，对于电子档案管理也是一样的。
三、5W理论在电子档案管理中的应用
(一)电子档案管理主体(Who)。首先，电子档案的使用，要先确定档案的管理者和档案的使用者。电子档案管理不同于传统档案管理，它是依托于高新技术来达到管理的目的。因此，电子档案管理者必须具备专业的知识和技能，能够熟练使用计算机来开展电子档案管理活动，同时在遇到计算机故障时候能够高效排除计算机故障。这需要的是高知识、高技能的管理人员。其次，档案是医院人事材料的保存，它具有机密性，只能提供给内部人员使用，具有排他性，所以档案管理人员要具备崇高的职业素养和职业道德。最后，电子档案管理是新产生的档案管理方式，很多人对这种管理方式并不认可。所以想要推进这种档案管理方式的有效进行，就必须是医院中职位较高、学习能力较强、话语权高的人来负责电子档案管理，推动电子档案管理普及化。
(二)电子档案管理对象(What)。要想促进电子档案在医院安全管理中的应用，就必须明确医院的电子档案管理对象。电子档案管理其本质就是将现代科技与传统档案管理相结合的管理手段，所以电子档案管理的对象与传统档案管理的对象是一致的。医院的电子档案管理对象主要是医护人员的人事档案。电子档案管理的最终目的在于服务档案利用者。因此电子档案管理要将原本零散的、庞杂的资料通过信息技术将医院中的医护人员的资料系统化、规范化、统一化，从而方便档案利用者查询档案资料、了解医院经营状况、策划未来发展。同时，有利于医护人员的绩效考核和晋升。此外，医院是一个独立的机构，医院的相关档案不能够被外界所获取，以避免不法分子利用医院的资料做出一些不利于国家和人民的事情。所以对医院电子档案管理对象的明确，是为了防止危害性质大的事件发生，从而使得电子档案管理对象和使用对象具有排他性。
(三)电子档案管理时间(When)。电子档案的管理时间应当包括材料收集时间、档案更新时间以及档案维护时间。对于一家医院来所，每天都必须接待很多病患，并且医院内部本身就有很多病人，对于病人的相关病情，医生看病的情况都是要记录在案的，所以医院的档案管理活动是一个庞杂的档案管理。因此对于材料的收集，应当从医护人员进入某家医院开始就必须进行，而基于医院人事关系复杂，所以档案应当一个月更新一次。此外，电子档案管理是依托在互联网上的管理方式，医院要经常维护电子档案管理，防止黑客入侵或者硬盘受损，而这样的维护活动做好是在每个季度进行一次，从而促进电子档案管理活动的高效运转。
(四)电子档案管理地点(Where)。电子档案管理不同于传统档案管理，必须要占用固定的地方进行档案的储存，电子档案管理的地点要求并不是特别高，只有专业的技术人员和一台计算机就可以进行，能够移动管理办公。
(五)电子档案管理原因(Why)。使用电子档案管理的原因很多，但是主要在于电子档案管理能够满足档案利用者需要的同时兼具方便快捷、省时省力以及不受时间和空间的限制。它所依托的高新科技是紧跟时代发展的体现，使用电子档案管理是档案管理的必然趋势。
四、结语
电子档案管理对比传统档案管理，是一种具有时代特性的优越管理方式。在医院中运用电子档案管理，能够将复杂的医院人事档案管理变得简单化。但是作为新产生的档案管理方式，电子档案管理还有很多不足，备受争议。归根结底是因为电子档案管理方式不够成熟，我们可以通过5W理论将电子档案管理方式更加系统化、统一化，从而促进电子档案管理的运用。
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《5W理论在医院电子档案安全管理的应用》来源：《办公室业务》，作者：夏歆钰
